PAGE理發(fā)店檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)理發(fā)店檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營(yíng)管理、服務(wù)客戶等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于理發(fā)店全體員工及與理發(fā)店業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：理發(fā)店檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映理發(fā)店的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)往來(lái)等實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于員工和相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善理發(fā)店檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理理發(fā)店各類檔案，包括但不限于顧客檔案、員工檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、營(yíng)銷活動(dòng)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案存儲(chǔ)設(shè)施及環(huán)境，保證檔案的安全存放，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和跟蹤管理，確保檔案的合理使用和及時(shí)歸還。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與記錄一致，對(duì)破損、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。7.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的電子存儲(chǔ)和管理，提高檔案管理效率和利用水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的借閱、查詢等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）員工職責(zé)1.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將個(gè)人工作中形成的各類文件、資料整理歸檔，移交至本部門負(fù)責(zé)人。2.在工作中妥善保管涉及的檔案資料，不得丟失、損壞或泄露，如有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。3.如需查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，并保證檔案的完整性和保密性。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.顧客檔案：包括顧客基本信息（姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式等）、消費(fèi)記錄（理發(fā)、染發(fā)、燙發(fā)等項(xiàng)目及時(shí)間、金額）、服務(wù)評(píng)價(jià)、特殊需求記錄等。2.員工檔案：涵蓋員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪資福利記錄、獎(jiǎng)懲情況等。3.業(yè)務(wù)合同檔案：各類理發(fā)服務(wù)合同、產(chǎn)品采購(gòu)合同、合作協(xié)議、租賃合同等。4.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票存根、稅務(wù)資料、成本核算資料等。5.營(yíng)銷活動(dòng)檔案：活動(dòng)策劃方案、宣傳資料、活動(dòng)照片、客戶反饋、活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告等。6.其他檔案：如理發(fā)店?duì)I業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、消防許可證等相關(guān)證照資料，以及理發(fā)店獲得的榮譽(yù)證書、行業(yè)交流資料等。（二）檔案編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)每一類檔案進(jìn)行單獨(dú)編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母代表檔案類別，數(shù)字為順序號(hào)。例如：顧客檔案編號(hào)為“C001”，員工檔案編號(hào)為“E001”等。2.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。不同年份的檔案在編號(hào)上應(yīng)有所區(qū)分，可在編號(hào)中加入年份信息，如“C2023001”表示2023年的第1份顧客檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.日常收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門在日常工作中形成的各類檔案資料，確保資料的及時(shí)、完整收集。員工應(yīng)主動(dòng)將工作中產(chǎn)生的文件、記錄等交給部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。2.定期收集檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案按時(shí)移交。每季度末，各部門應(yīng)將本季度的檔案資料整理匯總后移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.文件排序：對(duì)每一類檔案中的文件按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排序，確保文件排列有序。3.編號(hào)標(biāo)注：在每份檔案文件上標(biāo)注相應(yīng)的編號(hào)，以便于識(shí)別和查找。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，不得隨意裁剪或損壞文件。5.編目登記：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并建立檔案登記臺(tái)賬，對(duì)檔案的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，確保檔案存放有序，便于查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)配備專用的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，進(jìn)行安全存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久保管：涉及理發(fā)店重大權(quán)益、重要?dú)v史資料、具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要性和使用頻率確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值方可銷毀。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持庫(kù)房環(huán)境適宜，防止檔案因環(huán)境因素受損。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)安全。六、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要機(jī)密的檔案，如財(cái)務(wù)檔案、商業(yè)秘密相關(guān)檔案等，需經(jīng)理發(fā)店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)理發(fā)店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，不得將檔案帶離指定場(chǎng)所。（二）借閱手續(xù)1.借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案登記臺(tái)賬上記錄借閱信息，并將檔案交予借閱人。2.借閱人需在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為員工提供檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)，滿足員工在工作中的信息需求。2.根據(jù)理發(fā)店經(jīng)營(yíng)管理需要，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。例如，通過(guò)分析顧客消費(fèi)記錄，了解顧客需求和消費(fèi)趨勢(shì)，為制定營(yíng)銷策略提供參考。3.利用檔案開展員工培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流等活動(dòng)，促進(jìn)理發(fā)店整體業(yè)務(wù)水平提升。例如，組織員工學(xué)習(xí)優(yōu)秀的服務(wù)案例檔案，提高服務(wù)質(zhì)量。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合鑒定，確定檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀；對(duì)于雖過(guò)保管期限但仍有一定參考價(jià)值或涉及法律糾紛等情況的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)理發(fā)店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，作為檔案管理工作的重要資料保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)管理，提高檔案管理效率，方便檔案的查閱、利用和共享，降低檔案管理成本。（二）電子檔案收集與整理1.各部門在日常工作中應(yīng)同步收集電子文件，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。電子文件應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)。2.檔案管理部門對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，便于查詢和管理。（三）電子檔案存儲(chǔ)與安全1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同人員的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或泄露。安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描。（四）電子檔案利用與共享1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，提供便捷的檢索和查