PAGE張灣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強張灣檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于張灣內各部門、各項目及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：張灣檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映張灣各項工作的實際情況，確保檔案內容完整、準確，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則：根據檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則：加強檔案安全防護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立專門的檔案管理中心，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：負責制定和完善張灣檔案管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理：負責接收、收集各部門和項目移交的檔案，按照規(guī)定進行整理、分類、編目等工作。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案的安全保管。對檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現問題及時處理。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經批準后對失去保存價值的檔案進行銷毀。5.檔案利用服務：負責檔案的查閱、借閱、復印等利用服務工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，確保檔案利用的規(guī)范、有序。6.檔案統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據。7.檔案信息化建設：推進檔案信息化管理，建立檔案信息數據庫，實現檔案信息的數字化存儲、檢索和利用。8.業(yè)務指導與培訓：對各部門和項目的檔案管理工作進行業(yè)務指導，組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類：包括張灣的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務工作類：各部門和項目在業(yè)務開展過程中形成的文件、合同、協議、報表、技術資料、項目文檔等。3.基本建設類：張灣基本建設項目的立項、可行性研究、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件、圖紙、資料等。4.設備儀器類：設備儀器的購置、安裝、調試、使用、維護、報廢等過程中形成的文件、資料、說明書等。5.聲像電子類：張灣工作中形成的照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整：各部門和項目應確保移交的文件材料齊全、完整，能夠準確反映工作的全過程。2.整理規(guī)范：按照檔案分類方案進行整理，文件材料應分類清晰、排列有序、編目準確。3.及時歸檔：各部門和項目應在工作結束后[X]個工作日內，將應歸檔的文件材料移交檔案管理部門。（三）收集與歸檔程序1.部門整理：各部門和項目負責對本部門形成的文件材料進行初步整理，按照歸檔要求進行分類、編目，填寫檔案移交清單。2.移交審核：檔案管理部門對各部門移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、規(guī)范性等，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。3.正式歸檔：審核通過后，檔案管理部門將檔案進行正式歸檔，建立檔案目錄數據庫，將檔案信息錄入系統(tǒng)。四、檔案的整理與分類（一）整理要求1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內容等進行系統(tǒng)整理，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值：根據文件的重要程度、保存價值等進行區(qū)分整理，便于保管和利用。3.保持整潔美觀：整理后的檔案應做到外觀整潔、裝訂牢固、編目清晰。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度進行分類，同一年度的檔案集中在一起。2.機構分類法：結合張灣的組織架構，按部門或項目進行分類，每個部門或項目的檔案單獨存放。3.問題分類法：根據檔案的內容性質，分為行政管理、業(yè)務工作、基本建設、設備儀器、聲像電子等類別。具體分類如下：1.行政管理類綜合：包括張灣綜合性文件、領導講話、工作計劃與總結等。組織人事：干部任免、人員調動、工資福利、教育培訓等檔案。財務審計：財務報表、賬目、審計報告等檔案。行政事務：會議記錄、規(guī)章制度、公文處理、印章管理等檔案。2.業(yè)務工作類[業(yè)務部門1]：該部門業(yè)務工作形成的各類文件、合同、報表等檔案。[業(yè)務部門2]：……3.基本建設類項目前期：項目立項、可行性研究、環(huán)境影響評價等文件。設計階段：設計圖紙、設計變更等資料。施工階段：施工組織設計、工程進度報告、質量檢驗記錄等文件?？⒐を炇针A段：竣工驗收報告、竣工決算等資料。4.設備儀器類設備購置：設備采購合同、發(fā)票、技術協議等文件。設備安裝調試：安裝調試記錄、驗收報告等資料。設備運行維護：運行記錄、維護保養(yǎng)計劃、維修記錄等檔案。設備報廢：報廢申請、審批文件、報廢清單等資料。5.聲像電子類照片：反映張灣工作、活動、建設等方面的照片。錄音錄像：重要會議、活動、項目建設等的錄音錄像資料。電子文件：各類電子文檔、數據庫等。（三）編號與編目1.編號規(guī)則：按照分類方案為每類檔案編制唯一的編號，編號應簡潔明了、便于記憶和查詢。例如，行政管理類綜合檔案編號為XZ001，其中XZ代表行政管理類綜合，001為該類檔案的順序號。2.編目內容：對整理好的檔案進行編目，編目內容包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等。編目應準確、規(guī)范，便于檔案的檢索和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防盜報警設備等。2.庫房布局：庫房應根據檔案類別、保管期限等進行合理布局，設置不同的存放區(qū)域，便于檔案的存放和查找。（二）保管設備1.檔案裝具：配備標準的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放整齊、有序。裝具應符合檔案保管要求，具有防火、防潮、防蟲等功能。2.溫濕度控制設備：安裝溫濕度傳感器和調節(jié)設備，將庫房溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.消防設備：配備火災自動報警系統(tǒng)、滅火器、消火栓等消防設備，并定期進行檢查和維護，確保消防設備完好有效。4.防盜設備：安裝防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等防盜設備，加強庫房的安全防范。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映張灣主要職能活動和歷史面貌的，對張灣工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：重要的、有一定歷史時期查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管：在較短時間內有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。2.保管期限確定：檔案管理部門應根據檔案的內容、性質、重要程度等，按照相關規(guī)定確定檔案的保管期限。（四）檔案保管措施1.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。發(fā)現問題及時處理，并做好檢查記錄。2.維護保養(yǎng)：對檔案裝具、庫房設施等進行定期維護保養(yǎng)，確保其正常運行。對破損、褪色的檔案進行修復和復制。3.安全管理：加強庫房的安全管理，嚴格限制無關人員進入庫房。檔案管理人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案專家等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據檔案保管期限：根據檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.考慮檔案現實利用價值：對雖未到保管期限，但已失去現實利用價值的檔案進行鑒定。3.審查檔案內容完整性：對內容不完整、無法反映工作全貌的檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門按照鑒定標準，對到期檔案進行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.小組鑒定：鑒定工作小組對擬鑒定檔案進行逐一審查，根據鑒定標準提出存毀意見。3.審批確定：檔案鑒定意見報張灣主管領導審批，經批準后確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：對批準銷毀的檔案，編制銷毀清單，清單應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.實施銷毀：銷毀檔案應在指定的場所進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應有專人負責監(jiān)督，并做好銷毀記錄。3.監(jiān)銷簽字：銷毀工作結束后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.內部查閱：張灣內部員工因工作需要，可查閱本部門及相關部門的檔案。2.外部查閱：因工作需要，經張灣主管領導批準，外部單位可查閱張灣相關檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件，檔案管理人員應提供必要的協助。2.借閱：對確需借出使用的檔案，檔案利用者應填寫借閱申請表，經批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復?。簷n案利用者可根據需要復印檔案資料，檔案管理人員應按照規(guī)定辦理復印手續(xù)，并對復印內容進行審核。（三）利用手續(xù)1.內部利用手續(xù)：員工查閱檔案時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。檔案管理人員根據查閱登記表提供檔案，并做好查閱記錄。2.外部利用手續(xù)：外部單位查閱檔案時，應提交查閱申請函，注明查閱單位、查閱目的、查閱檔案范圍等內容。經張灣主管領導批準后，檔案管理部門與查閱單位簽訂查閱協議，明確查閱要求和雙方責任。查閱單位應按照協議要求查閱檔案，并在查閱結束后歸還檔案。（四）利用限制1.保密限制：對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。2.特殊檔案利用限制：對珍貴檔案、重要檔案等，應根據檔案的特殊價值和保管要求，限制利用方式和利用次數。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立張灣檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化掃描對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用要求。掃描后的電子文件應進行格式轉換、圖像處理等處理，確保電子文件的質量。（三）數據錄入與掛接將掃描后的電子文件按照檔案分類方案進行分類，錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并與相應的紙質檔案進行掛接，建立電子檔案與紙質檔案的對應關系。（四）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于檔案信息的錄入、修改、刪除等操作。2.檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案利用模塊：辦理檔案查閱、借閱、復印等利用手續(xù)，記錄利用情況。4.檔案統(tǒng)計模塊：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成統(tǒng)計報表。5.系統(tǒng)管理模塊