PAGE小學(xué)檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案庫房的管理工作，包括各類文件、資料、記錄等檔案的存儲(chǔ)、保管和查閱。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)全校各部門形成的檔案進(jìn)行集中收集、整理、分類、編目和存儲(chǔ)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、溫濕度控制等。5.為學(xué)校各部門及教職工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、下架等具體工作，確保檔案存放有序。3.做好檔案庫房的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案丟失或損壞。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化工作，錄入和更新檔案信息。6.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定時(shí)間移交學(xué)校檔案管理部門。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)與學(xué)校檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，督促本部門檔案的及時(shí)歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的文件、教案、試卷、科研成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.本校教職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.本?；窘ㄔO(shè)、設(shè)備購置、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面形成的文件、合同、報(bào)表等。6.本校對(duì)外交流、合作活動(dòng)中形成的文件、協(xié)議、紀(jì)要等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫材料。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.教學(xué)檔案：按照學(xué)科、年級(jí)、學(xué)期等進(jìn)行分類，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。3.學(xué)生檔案：按照年級(jí)、班級(jí)進(jìn)行分類，建立學(xué)生檔案信息系統(tǒng)。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立人事檔案庫。5.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類，裝訂成冊，建立財(cái)務(wù)檔案專柜。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房面積應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃合理確定，滿足檔案存儲(chǔ)的需要。3.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門、窗戶防護(hù)網(wǎng)、除濕機(jī)、防蟲藥、鼠夾、窗簾、空調(diào)等。（二）檔案上架1.按照檔案分類方案，將整理好的檔案依次上架存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找。2.檔案架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列，不得隨意堆放。3.上架的檔案應(yīng)保持整齊有序，不得倒置、斜放，確保檔案的安全和完整。（三）保管期限劃分1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本校制定的重要規(guī)章制度、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、人事任免、歷史照片、重要的合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括本校一般性的文件材料、教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括本校臨時(shí)性的文件材料、一般性的事務(wù)性文件等。（四）定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。（五）溫濕度控制1.檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度情況，并做好記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，如使用除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，確保檔案庫房的溫濕度符合要求。（六）安全保衛(wèi)1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。2.檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，并嚴(yán)格登記備案，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入庫房的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房周邊環(huán)境的巡查，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫房區(qū)域。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本校教職工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱本校檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.本校教職工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，不得將檔案帶出學(xué)?；蛐孤稒n案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱、借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、期限等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。（三）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。2.參考檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作