PAGE抗疫職工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司抗疫期間職工檔案管理，確保職工檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司抗疫工作提供有力的人員信息支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職職工在抗疫期間的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：職工檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映職工在抗疫期間的工作表現(xiàn)、貢獻(xiàn)等實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理職工抗疫相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)職工檔案信息安全，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)職工抗疫工作的進(jìn)展及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.職工個(gè)人基本情況，包括姓名、性別、年齡、部門、崗位等。2.聯(lián)系方式，確保在抗疫期間能夠及時(shí)聯(lián)系到職工。（二）抗疫工作記錄1.參與抗疫工作的項(xiàng)目、任務(wù)詳情，如支援抗疫一線的時(shí)間、地點(diǎn)、具體工作內(nèi)容等。2.在抗疫工作中的出勤記錄，包括加班、輪休等情況。3.抗疫工作中的工作成果，如協(xié)助完成的檢測(cè)數(shù)量、物資調(diào)配數(shù)量、服務(wù)的群眾人數(shù)等具體數(shù)據(jù)。（三）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)1.參加抗疫相關(guān)培訓(xùn)課程的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、課程名稱、培訓(xùn)單位等。2.自主學(xué)習(xí)抗疫知識(shí)的情況，如閱讀的相關(guān)書籍、文章，參加的線上學(xué)習(xí)活動(dòng)等。（四）表彰與獎(jiǎng)勵(lì)1.獲得的抗疫相關(guān)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)文件及證書，如抗疫先進(jìn)個(gè)人、優(yōu)秀志愿者等榮譽(yù)。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門對(duì)職工抗疫工作的表揚(yáng)、肯定記錄。（五）健康與安全1.職工在抗疫期間的健康狀況記錄，如體溫檢測(cè)記錄、核酸檢測(cè)結(jié)果等。2.參與抗疫工作期間的安全防護(hù)措施落實(shí)情況，包括防護(hù)用品的使用記錄等。（六）其他相關(guān)資料1.職工在抗疫工作中的照片、視頻等影像資料。2.職工撰寫的抗疫工作心得體會(huì)、總結(jié)報(bào)告等文字資料。三、檔案收集（一）收集責(zé)任主體1.職工所在部門負(fù)責(zé)收集本部門職工的抗疫檔案資料，并指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門收集的檔案資料進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保資料的完整性和規(guī)范性。（二）收集時(shí)間要求1.職工參與抗疫工作期間，相關(guān)資料應(yīng)及時(shí)收集整理，原則上每周進(jìn)行一次小整理，每月進(jìn)行一次全面整理。2.抗疫工作結(jié)束后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成全部檔案資料的收集和初步整理。（三）收集方式1.直接收集：職工將自己在抗疫工作中產(chǎn)生的原始資料，如工作記錄、證書等直接提交給所在部門的檔案收集負(fù)責(zé)人。2.部門匯總：各部門檔案收集負(fù)責(zé)人對(duì)本部門職工提交的資料進(jìn)行匯總、分類。3.線上收集：對(duì)于一些電子資料，如照片、視頻、線上學(xué)習(xí)記錄等，可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、電子郵箱等方式進(jìn)行收集。四、檔案整理（一）分類整理1.按照檔案內(nèi)容的類別，將收集到的資料分為基本信息、抗疫工作記錄、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)、表彰與獎(jiǎng)勵(lì)、健康與安全、其他相關(guān)資料等六大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如抗疫工作記錄可細(xì)分為項(xiàng)目任務(wù)記錄、出勤記錄、工作成果記錄等。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)1.為每一份檔案資料賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息，便于查找和管理。2.在檔案資料上或其外包裝上粘貼編號(hào)標(biāo)識(shí)，確保編號(hào)清晰可見。（三）裝訂成冊(cè)1.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或裝訂線，避免使用金屬裝訂物以免損壞資料。（四）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類一致。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案保管（一）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門的抗疫職工檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）保管期限1.抗疫期間形成的職工檔案，永久保存。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的資料，如抗疫期間的臨時(shí)工作安排記錄等，可根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，但至少保存[X]年。（三）檔案盤點(diǎn)1.每年定期對(duì)抗疫職工檔案進(jìn)行全面盤點(diǎn)，檢查檔案數(shù)量、完整性等情況。2.盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.職工本人有權(quán)查閱自己的抗疫檔案。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱職工抗疫檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。3.外部單位（如政府部門、合作單位等）因特殊原因需要查閱職工抗疫檔案的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、檔案歸還時(shí)間等信息。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱抗疫職工檔案。如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前向檔案管理部門申請(qǐng)并說明理由。（四）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間等信息，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并做好借閱登記。借閱登記內(nèi)容與查閱記錄內(nèi)容一致。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案的完整性和完好性。七、檔案保密（一）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)職工抗疫檔案信息予以保密。2.所有接觸職工抗疫檔案的人員均有保密義務(wù)，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案保管室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員在整理、查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在相對(duì)獨(dú)立、封閉的空間內(nèi)進(jìn)行，防止信息泄露。3.對(duì)于涉及職工個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，如健康狀況等，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因違反保密制度給公司或職工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、檔案信息化建設(shè)（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.開發(fā)或引入專門的抗疫職工檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的查閱、借閱權(quán)限設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將整理好的紙質(zhì)檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、備份等操作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。（三）系統(tǒng)應(yīng)用與推廣1.鼓勵(lì)職工通過檔案管理系統(tǒng)自助查詢自己的抗疫檔案信息，提高檔案利用效率。2.利用檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，為公司抗疫工作決策提供數(shù)據(jù)支持，如分析職工抗疫工作表現(xiàn)、統(tǒng)計(jì)各類抗疫數(shù)據(jù)等。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)抗疫職工檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)抗疫職工檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)檔案資料進(jìn)行逐份審查，根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組形成檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、銷毀理由等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用