PAGE印刷業(yè)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)印刷業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在印刷業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在印刷生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督公司檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為公司檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案的安全保管。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱服務(wù)，并做好檔案利用登記工作。8.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作考核。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。同時(shí)，配合綜合管理部門做好檔案的移交、查閱等相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)、決定、決議等文件材料。2.業(yè)務(wù)管理檔案：涵蓋印刷業(yè)務(wù)合同、訂單、客戶資料、排版文件、印刷工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、原材料采購(gòu)合同及相關(guān)憑證等。3.財(cái)務(wù)管理檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來(lái)記錄等。4.人力資源管理檔案：涉及員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等相關(guān)文件及個(gè)人檔案。5.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶反饋信息等。6.技術(shù)研發(fā)檔案：如印刷新技術(shù)、新工藝、新材料的研究與應(yīng)用資料，技術(shù)創(chuàng)新成果報(bào)告，專利申請(qǐng)文件等。7.其他檔案：各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外合作協(xié)議、重要活動(dòng)記錄等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，保證檔案質(zhì)量。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.同一類檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度等，便于查找和管理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、技術(shù)研發(fā)等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目，如行政管理類可分為公司文件、會(huì)議文件、人事文件等。2.編號(hào)：為便于檔案的識(shí)別和管理，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“年度類別流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制，如“2023行政管理001”表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速查找和統(tǒng)計(jì)檔案信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。3.建立庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.采用檔案密集架存放檔案，提高庫(kù)房空間利用率。檔案應(yīng)整齊排列在密集架上，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和取用。3.對(duì)于特殊載體的檔案，如電子檔案、聲像檔案等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和保管，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施，防止信息丟失或損壞。（三）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告，重大項(xiàng)目合同等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、重要業(yè)務(wù)合同、設(shè)備檔案等。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表等文件材料。（四）檔案定期檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.根據(jù)檢查結(jié)果，對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過(guò)程中的信息安全。2.本著方便利用、服務(wù)公司的原則，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：對(duì)于因工作需要不能提供原件的檔案，可根據(jù)情況提供復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記工作。復(fù)印件應(yīng)加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱期限、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格履行鑒定審批手續(xù)，防止隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行直接審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將擬銷毀檔案與同類型、同年度、同保管期限的其他檔案進(jìn)行分析比較，確定其價(jià)值大小。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等工作的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估其是否具有繼續(xù)保存的必要。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱及數(shù)量、銷毀原因、鑒定意見(jiàn)等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作，銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀申請(qǐng)表》《檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)材料歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案定義電子檔案是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤以及其他電子存儲(chǔ)設(shè)備上，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）電子檔案收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的電子文件，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取。2.對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.電子檔案的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案整理原則，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（三）電子檔案存儲(chǔ)與保管1.設(shè)立電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。3.建立電子檔案保管制度，明確保管人員職責(zé)，定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.對(duì)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，保持適宜的溫度、濕度等條件，防止電子檔案因環(huán)境因素受損。（四）電子檔案利用1.公司內(nèi)部員工可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱電子檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守公司電子檔案管理規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。2.如需下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和用途進(jìn)行使用。下載后的電子檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要電子檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，采取加密、訪問(wèn)控制等安全措施，防止電子檔案信息泄露。（五）電子檔案鑒定與銷毀1.電子檔案的鑒定與銷毀工作參照紙質(zhì)檔案執(zhí)行，鑒定小組應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行逐份審查，確定其保存價(jià)值。2.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀電子檔案時(shí)，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.電子檔案銷毀后，應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的刪除操作，并做好記錄。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案定義聲像檔案是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，以聲音、圖像等形式記錄的具有保存價(jià)值的歷史資料，包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。（二）聲像檔案收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的聲像資料，如重要會(huì)議、活動(dòng)的照片、錄像，產(chǎn)品宣傳資料的錄音、錄像等，并移交綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.對(duì)聲像資料進(jìn)行整理，按照形成時(shí)間、內(nèi)容、主題等進(jìn)行分類，編制聲像檔案目錄。3.在整理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)聲像資料進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明等處理，確保聲像檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）聲像檔案存儲(chǔ)與保管1.聲像檔案應(yīng)采用專用的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如照片檔案可存儲(chǔ)在光盤或硬盤中，錄音帶、錄像帶應(yīng)存放在防潮、防蟲的檔案盒內(nèi)。2.存儲(chǔ)聲像檔案的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞。3.聲像檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和光照條件，防止聲像檔案因環(huán)境因素褪色、變形、損壞等。（四）聲像檔案利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)填寫《聲像檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱聲像檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、傳播聲像檔案內(nèi)