PAGE檔案館庫房管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案館庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化管理。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)。二、庫房管理職責(zé)（一）庫房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)庫房的日常管理工作，包括檔案的出入庫登記、整理上架、盤點(diǎn)清查等。2.嚴(yán)格遵守庫房管理制度，確保庫房安全，防止檔案丟失、損壞、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。3.熟悉檔案存放位置，能夠快速準(zhǔn)確地為利用者提供檔案查閱服務(wù)。4.定期對庫房進(jìn)行清潔、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)等維護(hù)工作，保持庫房環(huán)境良好。5.協(xié)助檔案業(yè)務(wù)部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。（二）庫房管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)庫房管理工作，制定庫房管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.監(jiān)督檢查庫房管理人員的工作，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。3.協(xié)調(diào)解決庫房管理工作中出現(xiàn)的問題，保障庫房管理工作的順利開展。4.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)庫房管理工作情況，提出改進(jìn)工作的建議和措施。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案館庫房，并確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.利用部門在利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守庫房管理制度，辦理相關(guān)手續(xù)，愛護(hù)檔案。3.后勤保障部門負(fù)責(zé)提供庫房管理所需的設(shè)施設(shè)備、物資材料等，并保障庫房的水電、消防等設(shè)施正常運(yùn)行。三、庫房環(huán)境管理（一）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測庫房溫濕度情況，并做好記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。夏季高溫時(shí)，可采用空調(diào)制冷、通風(fēng)換氣等方式降溫；冬季寒冷時(shí)，可采用暖氣、空調(diào)制熱等方式升溫；濕度偏高時(shí)，可使用除濕機(jī)除濕；濕度偏低時(shí)，可通過放置水盆、加濕器等方式加濕。（二）清潔衛(wèi)生1.定期對庫房進(jìn)行全面清潔，包括地面、貨架、檔案箱等，保持庫房整潔干凈。2.清潔時(shí)應(yīng)使用專用清潔工具，避免對檔案造成損壞。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、進(jìn)食、飲水，防止灰塵、污漬等污染檔案。（三）通風(fēng)換氣1.庫房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，保持空氣流通。2.每天定時(shí)通風(fēng)，通風(fēng)時(shí)間不少于2小時(shí)。3.在通風(fēng)時(shí)，應(yīng)注意防止灰塵、害蟲等進(jìn)入庫房。（四）防火防盜1.庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.制定消防安全制度，明確消防責(zé)任，定期組織消防演練，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。3.庫房門窗應(yīng)堅(jiān)固防盜，安裝防盜報(bào)警裝置，并與保衛(wèi)部門聯(lián)網(wǎng)。4.嚴(yán)格庫房出入登記制度，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（五）防蟲防鼠1.定期對庫房進(jìn)行防蟲防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。2.在庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止害蟲滋生。3.封堵庫房內(nèi)的孔洞、縫隙，防止老鼠進(jìn)入庫房。4.對檔案進(jìn)行防蟲防鼠處理，如采用防蟲包裝材料、放置滅鼠誘餌等。四、檔案入庫管理（一）檔案接收1.檔案形成部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由移交部門負(fù)責(zé)人和移交人簽字確認(rèn)。3.檔案館庫房管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行整改。（二）檔案整理上架1.庫房管理人員按照檔案分類方案，對接收的檔案進(jìn)行分類整理。2.根據(jù)檔案的保管期限、年度等因素，將檔案排列上架，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.建立檔案存放位置索引，方便快速查找檔案。檔案存放位置索引應(yīng)包括檔案類別、檔案編號、存放架號、層號等內(nèi)容。（三）檔案入庫登記1.庫房管理人員對整理上架后的檔案進(jìn)行入庫登記，填寫檔案入庫登記表。2.檔案入庫登記表應(yīng)包括檔案名稱、檔案編號、年度、保管期限、數(shù)量、存放位置、入庫日期等內(nèi)容。3.檔案入庫登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保檔案信息可查可追溯。五、檔案保管管理（一）檔案存放方式1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架、檔案箱內(nèi)，不得隨意堆放。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，檔案箱應(yīng)符合檔案保管要求，具有防蟲、防潮、防火等功能。3.不同類別、不同年度、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。（二）檔案標(biāo)識1.在檔案架、檔案箱上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和查找。2.檔案盒應(yīng)粘貼檔案標(biāo)簽，標(biāo)明檔案盒內(nèi)檔案的名稱、年度、保管期限等內(nèi)容。3.檔案標(biāo)簽應(yīng)字跡清晰、規(guī)范，粘貼牢固。（三）檔案清點(diǎn)與核對1.定期對庫房檔案進(jìn)行清點(diǎn)與核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。2.清點(diǎn)核對工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，可采用逐卷清點(diǎn)、抽樣清點(diǎn)等方式。3.對清點(diǎn)核對中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。如檔案丟失、損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施；檔案存放位置錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（四）檔案保管期限調(diào)整1.根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和法律法規(guī)要求，對檔案保管期限進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。2.檔案保管期限調(diào)整應(yīng)填寫檔案保管期限調(diào)整申請表，經(jīng)檔案鑒定小組審核、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案保管期限調(diào)整后，應(yīng)及時(shí)對檔案的存放位置、標(biāo)識等進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并做好記錄。六、檔案利用管理（一）利用申請1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、年度、保管期限等內(nèi)容。2.檔案利用申請表應(yīng)由利用部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要利用本公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信、身份證明等相關(guān)材料，并填寫檔案利用申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理利用手續(xù)。（二）利用審批1.庫房管理人員收到檔案利用申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，檢查利用申請是否符合規(guī)定，手續(xù)是否齊全。2.對符合要求的利用申請，應(yīng)及時(shí)安排檔案查閱，并告知利用者查閱時(shí)間、地點(diǎn)和注意事項(xiàng)。3.對涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織保密部門審批。（三）檔案查閱1.利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.庫房管理人員應(yīng)協(xié)助利用者查找檔案，并提供必要的服務(wù)。3.利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)庫房管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記1.庫房管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫檔案利用登記表。2.檔案利用登記表應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用日期、檔案名稱、檔案編號、利用目的、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容。3.檔案利用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保檔案利用信息可查可追溯。（五）檔案歸還1.利用者查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還庫房管理人員，并辦理歸還手續(xù)。2.庫房管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還的檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求利用者承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對歸還的檔案，庫房管理人員應(yīng)及時(shí)歸位上架，并更新檔案利用登記表。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.按照檔案數(shù)字化工作規(guī)范，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范。3.數(shù)字化后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、存儲、檢索、利用等管理。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方案進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。3.對電子檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，確保電子檔案信息安全。4.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）檔案信息化安全1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，制定安全管理制度和操作規(guī)程。2.采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等安全防護(hù)措施，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改、泄露。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.對檔案信息化工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。八、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定1.定期對庫房檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管價(jià)值是否發(fā)生變化，是否需要調(diào)整保管期限或進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施，檔案鑒定小組應(yīng)由檔案業(yè)務(wù)部門、庫房管理部門、保密部門等相關(guān)人員組成。3.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、檔案保管期限表等規(guī)定進(jìn)行，對檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、歷史價(jià)值等進(jìn)行綜合分析和評估。（二）銷毀審批1.對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀申請表應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.對涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案銷毀申請，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織保密部門審批。（三）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程的相關(guān)情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)和檔案目錄中刪除相關(guān)信息，并更新檔案庫存記錄。九、庫房設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備配備1.根據(jù)庫房管理需要，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案箱、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、計(jì)算機(jī)及存儲設(shè)備等。2.設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范要求，具備良好的性能和可靠性。（二）設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理制度，定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)。2.設(shè)施設(shè)備維護(hù)工作應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)實(shí)施，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對設(shè)施設(shè)備的維護(hù)情況應(yīng)進(jìn)行