PAGE醫(yī)院檔案信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案信息的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案信息實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案信息管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案信息應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案信息管理流程，提高檔案信息的檢索和利用效率，為醫(yī)院工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案信息管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案信息管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案信息的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案信息的檢索和利用效率。4.開展檔案信息編研工作，為醫(yī)院提供有價值的檔案信息參考資料。5.對醫(yī)院各科室、部門的檔案信息管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案信息的收集、整理和初步歸檔工作，并按照醫(yī)院檔案管理部門的要求及時移交。2.明確一名兼職檔案信息管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案信息管理的日常工作，確保檔案信息的完整和安全。3.配合醫(yī)院檔案管理部門做好檔案信息的查閱、利用等工作，積極提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案信息管理工作，遵守檔案工作紀(jì)律和職業(yè)道德，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好檔案信息的收集、整理、歸檔、保管等工作。3.積極參與檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，提高檔案信息管理的信息化水平。4.不斷學(xué)習(xí)和研究檔案工作的新方法、新技術(shù)，提高檔案信息管理工作的質(zhì)量和效率。三、檔案信息的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、診斷報告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績等。3.科研檔案：科研項(xiàng)目申報書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果等。4.行政管理檔案：醫(yī)院文件、會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表等。5.人事檔案：員工履歷、考核記錄、獎懲情況、職稱評定等。6.財務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報表、審計(jì)報告等。7.設(shè)備檔案：設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄、報廢處置等。8.基建檔案：工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收報告等。9.其他檔案：醫(yī)院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈資料、宣傳資料等。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案信息，確保檔案的完整性。2.檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改或隱匿檔案資料。3.對重要的檔案信息應(yīng)進(jìn)行備份，防止因意外事件導(dǎo)致檔案丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案可分為臨床檔案、醫(yī)技檔案等；行政管理檔案可分為綜合管理、黨團(tuán)工作、人事管理等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案信息的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各科室、部門兼職檔案信息管理員對收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照醫(yī)院檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將審核后的檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門。3.醫(yī)院檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行再次審核和整理，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。（二）保管期限1.醫(yī)院檔案信息的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括醫(yī)院的重要?dú)v史資料、重大事件記錄、具有長期保存價值的科研成果等。3.長期保管的檔案期限一般為15年至50年，如醫(yī)療業(yè)務(wù)中的部分病歷、重要的行政管理文件等。4.短期保管的檔案期限一般為5年至15年，如一般性的統(tǒng)計(jì)報表、臨時性的工作文件等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。同時，應(yīng)建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行整理和存儲，確保檔案信息的安全和有效。五、檔案信息的檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引、電子檔案數(shù)據(jù)庫等檢索工具，方便檔案信息的查找。2.在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置多種檢索途徑，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。（二）利用流程1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案信息時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到醫(yī)院檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請內(nèi)容，在確保檔案安全和保密的前提下，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘錄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于其他用途。4.醫(yī)院外部單位或個人因特殊原因需要查閱醫(yī)院檔案信息時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（三）利用權(quán)限1.醫(yī)院員工在其工作職責(zé)范圍內(nèi)有權(quán)查閱相關(guān)檔案信息。2.涉及醫(yī)院機(jī)密、隱私等重要檔案信息的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照醫(yī)院保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案信息不被泄露。六、檔案信息的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案信息的留存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立由醫(yī)院檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)科室專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案信息的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和醫(yī)院的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出擬銷毀檔案的清單，報醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱和數(shù)量等。3.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息的安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。同時，對電子檔案進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案信息在緊急情況下能夠得到妥善保護(hù)。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案