PAGE檔案電子數(shù)據(jù)化管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案電子數(shù)據(jù)化管理，確保檔案電子數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案電子數(shù)據(jù)化管理過程中的相關(guān)活動，包括檔案的收集、整理、存儲、利用、安全管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案電子數(shù)據(jù)化管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保電子數(shù)據(jù)的合法合規(guī)。2.真實性原則：保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.完整性原則：涵蓋公司各類檔案的電子數(shù)據(jù)化管理，確保檔案信息的全面性和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案電子數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。5.便利性原則：提高檔案電子數(shù)據(jù)的利用效率，方便公司內(nèi)部各部門及人員查詢、使用檔案信息。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案電子數(shù)據(jù)化管理制度、流程和標準。2.組織開展檔案電子數(shù)據(jù)化工作，包括檔案的收集、整理、掃描、存儲等。3.對檔案電子數(shù)據(jù)進行質(zhì)量審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.建立和維護檔案電子數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)的安全存儲和有效利用。5.負責檔案電子數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)管理，定期進行數(shù)據(jù)備份檢查。6.對公司各部門檔案電子數(shù)據(jù)化管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案電子數(shù)據(jù)化管理要求，配合檔案管理部門完成本部門檔案的電子數(shù)據(jù)化工作。3.在檔案電子數(shù)據(jù)化過程中，對涉及本部門的檔案信息進行審核和確認。4.負責本部門檔案電子數(shù)據(jù)的日常使用和維護，合理利用檔案信息為業(yè)務(wù)工作服務(wù)。5.遵守檔案電子數(shù)據(jù)化管理的各項規(guī)定，不得擅自更改、刪除或泄露檔案電子數(shù)據(jù)。（三）信息技術(shù)部門職責1.提供檔案電子數(shù)據(jù)化管理所需的技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.協(xié)助檔案管理部門進行檔案電子數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的建設(shè)和維護，保障數(shù)據(jù)安全。3.負責對檔案電子數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)進行技術(shù)升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)性能和功能。4.制定檔案電子數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)的安全策略和應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的技術(shù)風險。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準確的原則，確保檔案資料不遺漏。對于重要的檔案資料，應(yīng)指定專人負責收集和保管。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案資料的原始性和真實性進行審核，防止虛假或不完整的資料進入檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)組織對收集到的檔案資料進行整理，按照檔案分類標準進行分類、編號和編目。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行規(guī)范化整理，包括去除金屬物、裝訂、編頁等，確保檔案的整齊和牢固。3.電子檔案應(yīng)按照文件格式、日期、來源等進行分類整理，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。4.對于聲像檔案，應(yīng)進行文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行分類存儲。四、檔案電子數(shù)據(jù)化（一）掃描要求1.檔案掃描應(yīng)采用專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件進行，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。2.掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和利用需求確定，一般不低于200dpi，對于文字較小或圖像復(fù)雜的檔案，可適當提高分辨率。3.掃描圖像應(yīng)按照檔案整理順序進行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，便于識別和查找。4.在掃描過程中，應(yīng)注意對掃描圖像進行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對于掃描后的檔案圖像，應(yīng)進行數(shù)據(jù)錄入，包括文件編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容，確保錄入信息的準確性。3.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)錄入軟件的操作，嚴格遵守數(shù)據(jù)錄入規(guī)范。（三）數(shù)據(jù)審核1.檔案管理部門應(yīng)組織對檔案電子數(shù)據(jù)進行審核，審核內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)錄入準確性、檔案整理規(guī)范性等。2.審核人員應(yīng)認真細致地對檔案電子數(shù)據(jù)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關(guān)部門進行整改。3.審核通過后的檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案存儲與管理（一）存儲系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立專門的檔案電子數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，采用先進的存儲技術(shù)和設(shè)備，確保數(shù)據(jù)的安全存儲和有效利用。2.存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、存儲擴展等功能，滿足公司檔案電子數(shù)據(jù)不斷增長的需求。3.存儲系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置合理的用戶權(quán)限，對不同人員的訪問權(quán)限進行嚴格控制，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）數(shù)據(jù)存儲1.檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)按照分類存儲的原則，分別存儲在不同的文件夾或數(shù)據(jù)庫中，便于查找和管理。2.存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。對于重要的數(shù)據(jù)，應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進行備份，并存放在不同的地點。3.在數(shù)據(jù)存儲過程中，應(yīng)建立數(shù)據(jù)索引和檢索機制，提高數(shù)據(jù)查詢的效率。（三）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案電子數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)清理、更新、修復(fù)等工作。2.對于過期或無用的檔案電子數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進行清理和銷毀，確保存儲系統(tǒng)的空間合理利用。3.在數(shù)據(jù)維護過程中，應(yīng)做好記錄工作，并對維護結(jié)果進行檢查和驗證。六、檔案利用與共享（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案電子數(shù)據(jù)的，應(yīng)按照規(guī)定申請相應(yīng)的利用權(quán)限。2.利用權(quán)限分為不同級別，如查閱、下載、打印、修改等，根據(jù)人員的工作職責和業(yè)務(wù)需求進行合理設(shè)置。3.檔案管理部門應(yīng)嚴格審核利用權(quán)限申請，確保權(quán)限授予的合理性和安全性。（二）利用流程1.用戶申請檔案電子數(shù)據(jù)利用權(quán)限時，應(yīng)填寫申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交給檔案管理部門審批。3.檔案管理部門審批通過后，為用戶開通相應(yīng)的利用權(quán)限，并告知用戶利用注意事項。4.用戶在利用檔案電子數(shù)據(jù)過程中，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除或泄露檔案信息。（三）共享管理1.對于需要在公司內(nèi)部共享的檔案電子數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進行共享設(shè)置和管理。2.共享權(quán)限分為不同級別，如部門內(nèi)共享、跨部門共享等，根據(jù)數(shù)據(jù)的敏感程度和共享范圍進行合理設(shè)置。3.在共享檔案電子數(shù)據(jù)時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。七、檔案安全管理（一）安全制度1.公司應(yīng)建立健全檔案電子數(shù)據(jù)安全管理制度，明確安全管理職責和工作流程。2.安全管理制度應(yīng)包括數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、安全審計等方面的內(nèi)容。3.定期對安全管理制度進行評估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，保障檔案電子數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的安全。2.對檔案電子數(shù)據(jù)進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.建立安全審計機制，對檔案電子數(shù)據(jù)的訪問和操作進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。（三）安全應(yīng)急管理1.制定檔案電子數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。2.定期組織安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對安全突發(fā)事件的能力。3.在發(fā)生安全事故時，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，最大限度地減少損失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司應(yīng)建立檔案電子數(shù)據(jù)化管理監(jiān)督機制，定期對各部門檔案電子數(shù)據(jù)化管理工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、電子數(shù)據(jù)化、存儲、利用、安全管理等方面的工作情況。3.檔案管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案電子數(shù)據(jù)化管理工作進展情況和存在的問題。（二）檢查方式1.采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對各部門檔案電子數(shù)據(jù)化管理工作進行監(jiān)督檢查。2.定期檢查每年至少進行一次，全面檢查各部門檔案電子數(shù)據(jù)化管理工作的整體情況。3.不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進行，重點檢查檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在問題較多的部門。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改部門應(yīng)認真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并按時提交整改報告。3.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案電子數(shù)據(jù)化管理培訓(xùn)計劃，定期組織公司內(nèi)部人員進行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案電子數(shù)據(jù)化操作技能、安全管理知識等方面。3.根據(jù)不同人員的工作職責和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)課程，提高培訓(xùn)的針對性和實效性。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種方式進行培訓(xùn)，滿足不同人員的學(xué)習(xí)需求。2.集中培訓(xùn)定期組織，邀請專業(yè)講師進行授課，系統(tǒng)講解檔案電子數(shù)據(jù)化管理的相關(guān)知識和技能。3.在線培訓(xùn)利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供豐富的培訓(xùn)資料和視頻課程，方便員工自主學(xué)習(xí)。4.現(xiàn)場指導(dǎo)針對具體工作中的問題，由檔案管理部門工作人員進行現(xiàn)場解答和指導(dǎo)。（三）宣傳工作