PAGE廉租房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廉租房檔案管理，確保廉租房檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在廉租房管理工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)的廉租房項(xiàng)目檔案管理工作，包括廉租房申請、審核、配租、使用、退出等全過程產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映廉租房管理工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：全面收集、整理廉租房管理過程中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等符合規(guī)范要求。4.保密性原則：對涉及申請人隱私、廉租房管理工作機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善廉租房檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好廉租房檔案的收集、整理、歸檔工作。集中管理廉租房檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。定期對廉租房檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在廉租房管理工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，確保檔案的合理利用。對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.申請檔案：申請人提交的廉租房申請表、身份證明、收入證明、住房狀況證明等相關(guān)材料。2.審核檔案：審核過程中形成的調(diào)查記錄、審核意見、公示情況等材料。3.配租檔案：配租方案、抽簽記錄、租賃合同、入住通知書等。4.使用檔案：租金收繳記錄、房屋維修記錄、住戶違規(guī)處理記錄等。5.退出檔案：退房申請、退房驗(yàn)收記錄、租金結(jié)算記錄等。6.其他檔案：與廉租房管理相關(guān)的政策文件、會議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、易于讀取，并做好備份存儲。（三）整理原則1.分類整理：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于查找和管理。2.編號標(biāo)識：對每類檔案進(jìn)行編號，建立唯一標(biāo)識，便于索引。3.裝訂規(guī)范：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案牢固、美觀。4.編目清晰：編制檔案目錄，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。（四）整理方法1.申請檔案：按申請人姓名、申請時間順序排列，將申請表及相關(guān)證明材料依次裝訂。2.審核檔案：按審核流程順序整理，將調(diào)查記錄、審核意見、公示材料等依次排列。3.配租檔案：按配租批次整理，將配租方案、抽簽記錄、租賃合同等相關(guān)材料集中存放。4.使用檔案：按時間順序整理租金收繳、房屋維修等記錄。5.退出檔案：按退房時間整理退房申請、驗(yàn)收記錄、租金結(jié)算等材料。6.其他檔案：按文件類型、時間順序分類整理。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各業(yè)務(wù)部門整理好的檔案，定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔后的檔案按照分類要求上架存放，并更新檔案目錄。（二）保管期限1.永久保管：涉及廉租房政策法規(guī)、重大決策、重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案。2.長期保管：一般為1050年，如廉租房申請審核的主要材料、租賃合同等。3.短期保管：一般為110年，如租金收繳的臨時記錄等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。保持適宜的溫度、濕度，溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。2.存儲設(shè)備紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，排列整齊，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.安全管理建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查維護(hù)。對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識。四、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查詢服務(wù)：為公司內(nèi)部管理、相關(guān)部門工作需要及符合規(guī)定的外部單位或個人提供檔案查詢服務(wù)。2.統(tǒng)計(jì)分析：利用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行廉租房管理工作的統(tǒng)計(jì)分析，為決策提供依據(jù)。3.編研開發(fā)：對廉租房檔案進(jìn)行研究整理，編寫相關(guān)資料，如案例分析、工作年報(bào)等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《廉租房檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注。5.歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對廉租房檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家組成，對擬鑒定的檔案進(jìn)行審查。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對已鑒定為無保存價值的檔案，編制《廉租房檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)建立完善的廉租房檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案及電子文件進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、申請人姓名、時間等快速查找檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，如廉租房申請情況統(tǒng)計(jì)、租金收繳情況統(tǒng)計(jì)等。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.及時更新檔案數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。3.對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔的及時性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.對檔案庫房的保管條件、安全措施等進(jìn)行檢查，確保檔案安全。3.對檔案利用與借閱情況進(jìn)行監(jiān)督，防止違規(guī)操作。（二）考核機(jī)制1.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情