PAGE上海工傷檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工傷檔案管理，規(guī)范工傷事故處理流程，保障員工合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在確保工傷檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為工傷認(rèn)定、理賠、預(yù)防等工作提供有力支持，促進公司安全生產(chǎn)管理水平的提升。（二）適用范圍本制度適用于公司在上海地區(qū)內(nèi)發(fā)生的所有工傷事故及相關(guān)檔案管理工作。涵蓋公司全體員工，包括正式員工、臨時工、勞務(wù)派遣人員等在工作過程中因工作原因受到事故傷害或患職業(yè)病的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家及上海市有關(guān)工傷認(rèn)定、勞動保障等法律法規(guī)，確保工傷檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案記錄應(yīng)如實反映工傷事故發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、原因、傷害程度等詳細信息，保證資料的真實性和準(zhǔn)確性。3.及時歸檔原則：工傷事故發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)及時收集、整理相關(guān)資料，并按照規(guī)定及時歸檔，不得拖延或遺漏。4.保密原則：對工傷員工的個人信息、工傷情況等予以保密，保護員工隱私，防止信息泄露。二、工傷事故報告與調(diào)查（一）事故報告1.工傷事故發(fā)生后，現(xiàn)場人員應(yīng)立即報告部門負(fù)責(zé)人或安全管理人員。報告內(nèi)容包括事故發(fā)生的時間、地點、簡要經(jīng)過、受傷人員情況等。2.部門負(fù)責(zé)人或安全管理人員接到報告后，應(yīng)在[X]小時內(nèi)以書面形式報告公司安全管理部門，并抄送人力資源部門。報告應(yīng)詳細說明事故經(jīng)過、初步判斷的原因、已采取的急救措施等。3.安全管理部門在接到報告后，應(yīng)及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)事故嚴(yán)重程度決定是否啟動應(yīng)急預(yù)案。（二）事故調(diào)查1.成立事故調(diào)查組，成員包括安全管理部門、人力資源部門、工會代表、相關(guān)技術(shù)專家等。必要時可邀請外部專業(yè)機構(gòu)參與調(diào)查。2.事故調(diào)查組應(yīng)在事故發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)開展調(diào)查工作，全面了解事故情況，收集相關(guān)證據(jù)。調(diào)查內(nèi)容包括事故現(xiàn)場勘查、當(dāng)事人詢問、證人證言、相關(guān)文件資料查閱等。3.事故調(diào)查組應(yīng)分析事故原因，確定事故責(zé)任，提出處理意見和防范措施建議。事故調(diào)查報告應(yīng)在調(diào)查結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)提交公司管理層審批。三、工傷認(rèn)定與鑒定（一）工傷認(rèn)定申請1.人力資源部門負(fù)責(zé)在事故發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)，按照上海市工傷認(rèn)定相關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)備齊全工傷認(rèn)定所需材料，向上海市人力資源和社會保障局提出工傷認(rèn)定申請。申請材料包括工傷認(rèn)定申請表、勞動合同、醫(yī)療診斷證明、事故調(diào)查報告等。2.在工傷認(rèn)定過程中，人力資源部門應(yīng)積極配合社保部門的調(diào)查核實工作，及時提供所需補充材料。（二）工傷鑒定申請1.如員工被認(rèn)定為工傷，人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工的傷情，在傷情相對穩(wěn)定后，及時向上海市勞動能力鑒定委員會提出勞動能力鑒定申請。申請材料包括勞動能力鑒定申請表、工傷認(rèn)定決定書、醫(yī)療診斷證明等。2.協(xié)助員工做好鑒定準(zhǔn)備工作，通知員工按時參加鑒定，并提供必要的幫助和支持。（三）跟蹤與溝通1.人力資源部門應(yīng)定期跟蹤工傷認(rèn)定和鑒定的進展情況，與社保部門、勞動能力鑒定委員會保持溝通，及時了解審批結(jié)果。2.對于工傷認(rèn)定或鑒定結(jié)果有異議的，應(yīng)按照規(guī)定程序申請行政復(fù)議或再次鑒定，維護公司和員工的合法權(quán)益。四、工傷檔案內(nèi)容（一）工傷事故報告1.事故現(xiàn)場人員的初始報告記錄，包括事故發(fā)生的具體時間、地點、簡要經(jīng)過、受傷人員情況等。2.部門負(fù)責(zé)人或安全管理人員向上級部門提交的書面報告，詳細說明事故經(jīng)過、初步判斷的原因、已采取的急救措施等。（二）事故調(diào)查資料1.事故調(diào)查組的組成人員名單及分工。2.事故現(xiàn)場勘查記錄，包括現(xiàn)場照片、示意圖、視頻資料等，直觀反映事故現(xiàn)場情況。3.當(dāng)事人詢問筆錄，記錄當(dāng)事人對事故發(fā)生經(jīng)過的描述、個人操作情況、是否存在違規(guī)行為等。4.證人證言，包括同事、現(xiàn)場目擊者等對事故情況的描述和證明。5.相關(guān)文件資料查閱記錄，如設(shè)備操作規(guī)程、安全管理制度、培訓(xùn)記錄等，用于分析事故原因。6.事故原因分析報告，明確事故發(fā)生的直接原因和間接原因，確定事故責(zé)任。7.事故處理意見和防范措施建議，包括對事故責(zé)任人員的處理建議、為防止類似事故再次發(fā)生而提出的具體防范措施。（三）工傷認(rèn)定材料1.工傷認(rèn)定申請表，詳細填寫員工基本信息、事故經(jīng)過、申請工傷認(rèn)定的理由等。2.勞動合同復(fù)印件，證明員工與公司存在勞動關(guān)系。3.醫(yī)療診斷證明，包括醫(yī)院出具的診斷證明書、病歷、檢查報告等，明確員工的受傷情況和診斷結(jié)論。4.事故調(diào)查報告，作為工傷認(rèn)定的參考依據(jù)。5.其他相關(guān)證明材料，如事故現(xiàn)場的監(jiān)控視頻、證人證言的書面材料等。（四）工傷鑒定材料1.勞動能力鑒定申請表，準(zhǔn)確填寫員工基本信息、工傷認(rèn)定情況、申請鑒定的項目等。2.工傷認(rèn)定決定書復(fù)印件，證明員工的工傷認(rèn)定結(jié)果。3.完整的醫(yī)療診斷證明及病歷資料，包括受傷后的治療過程、康復(fù)情況等，為鑒定勞動能力提供依據(jù)。4.其他相關(guān)材料，如職業(yè)病診斷證明書（適用于職業(yè)病鑒定）、工傷康復(fù)機構(gòu)出具的康復(fù)評估報告等。（五）工傷理賠資料1.工傷理賠申請表，詳細列出理賠項目、金額及計算依據(jù)。2.工傷認(rèn)定決定書、勞動能力鑒定結(jié)論書復(fù)印件。3.醫(yī)療費用發(fā)票、清單、病歷等，用于核算工傷醫(yī)療費用理賠金額。4.員工本人身份證復(fù)印件、銀行卡復(fù)印件，便于支付理賠款項。5.其他相關(guān)證明材料，如傷殘津貼計算所需的工資證明、護理依賴鑒定所需的相關(guān)資料等。（六）工傷員工信息及后續(xù)跟蹤記錄1.工傷員工個人基本信息，包括姓名、性別、年齡、部門、崗位等。2.工傷員工的工傷情況記錄，如受傷部位、傷害程度、工傷認(rèn)定及鑒定結(jié)果等。3.工傷員工的治療過程記錄，包括住院時間、手術(shù)情況、康復(fù)治療情況等。4.工傷員工的理賠情況記錄，如理賠金額到賬時間、支付方式等。5.對工傷員工的后續(xù)跟蹤記錄，包括定期回訪了解員工康復(fù)情況、工作安排調(diào)整情況等。五、工傷檔案管理職責(zé)分工（一）安全管理部門1.負(fù)責(zé)組織工傷事故調(diào)查，撰寫事故調(diào)查報告，分析事故原因，提出處理意見和防范措施建議。2.協(xié)助人力資源部門收集工傷事故相關(guān)資料，提供與安全管理相關(guān)的文件資料和技術(shù)支持。3.跟蹤工傷事故的整改落實情況，確保防范措施有效執(zhí)行，防止類似事故再次發(fā)生。（二）人力資源部門1.主導(dǎo)工傷檔案的建立、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.負(fù)責(zé)工傷認(rèn)定、鑒定申請的辦理，與社保部門、勞動能力鑒定委員會等相關(guān)機構(gòu)保持溝通協(xié)調(diào)。3.核算工傷理賠費用，辦理工傷理賠手續(xù)，及時將理賠款項支付給工傷員工。4.負(fù)責(zé)工傷員工信息的收集、整理和更新，建立工傷員工信息數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)管理提供便利。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核工傷理賠費用，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.按照規(guī)定及時支付工傷理賠款項，做好財務(wù)記錄和賬務(wù)處理。（四）工會組織1.參與工傷事故調(diào)查，維護員工合法權(quán)益，監(jiān)督事故處理過程的公正性。2.協(xié)助做好工傷員工的安撫和慰問工作，關(guān)心員工的康復(fù)和生活情況。六、工傷檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.對工傷檔案資料進行分類整理，按照工傷事故報告、事故調(diào)查資料、工傷認(rèn)定材料、工傷鑒定材料、工傷理賠資料、工傷員工信息及后續(xù)跟蹤記錄等類別分別存放。2.每份資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、清晰，如有缺失或模糊不清的部分，應(yīng)及時補充或核實。3.對資料進行編號標(biāo)識，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照工傷事故發(fā)生時間順序、資料類別等進行編排。（二）歸檔流程1.工傷事故處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的檔案資料移交至人力資源部門。2.人力資源部門檔案管理人員對接收的資料進行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)部門進行補充或修正。3.審核通過后，檔案管理人員按照檔案管理要求進行裝訂、編目，將檔案資料存入專用檔案柜，并建立電子檔案目錄，便于查詢和檢索。七、工傷檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工傷檔案的，需填寫《工傷檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.涉及工傷員工個人隱私的資料，如醫(yī)療診斷證明、個人信息等，嚴(yán)格限制查閱范圍和權(quán)限，未經(jīng)工傷員工本人書面同意，不得向無關(guān)人員透露。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱工傷檔案的，需填寫《工傷檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進行任何標(biāo)記、涂改或損壞。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究借閱人員的責(zé)任。八、工傷檔案的保管與保密（一）保管期限工傷檔案的保管期限按照國家及上海市相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，工傷認(rèn)定、鑒定、理賠等相關(guān)檔案資料應(yīng)永久保存；工傷事故調(diào)查資料、工傷員工信息及后續(xù)跟蹤記錄等檔案資料應(yīng)保存[X]年。（二）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案柜應(yīng)堅固耐用，分類存放檔案資料，便于查找和管理。（三）保密措施1.對工傷檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格限制檔案管理人員以外的人員接觸工傷檔案，確需查閱或借閱的，必須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.在檔案管理過程中，采取加密存儲、設(shè)置訪問權(quán)限等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全性。4.對涉及工傷員工個人隱私的信息進行嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。如因工作需要必須提供相關(guān)信息的，應(yīng)事先征得工傷員工本人同意，并按照規(guī)定進行脫敏處理。九、工傷檔案的銷毀（一）銷毀條件工傷檔案達到保管期限后，由人力資源部門提出銷毀申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.人力資源部門檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.填寫《工傷檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3