PAGE電梯運(yùn)行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯運(yùn)行檔案管理，確保電梯運(yùn)行安全、可靠，保障人員生命和財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有電梯的運(yùn)行檔案管理工作。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)電梯安全管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋電梯從采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、檢修到報(bào)廢等全過(guò)程的相關(guān)資料。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映電梯的實(shí)際運(yùn)行狀況。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、更新電梯運(yùn)行檔案信息，保證檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及電梯運(yùn)行安全關(guān)鍵信息及商業(yè)機(jī)密的檔案資料進(jìn)行保密管理。二、檔案內(nèi)容（一）電梯基本信息檔案1.電梯設(shè)備檔案電梯型號(hào)、規(guī)格、編號(hào)、制造廠家、出廠日期等詳細(xì)信息。電梯的技術(shù)參數(shù)，如額定載重量、額定速度、提升高度等。電梯安裝位置、樓層服務(wù)范圍等。2.安裝與調(diào)試檔案電梯安裝合同、安裝單位資質(zhì)證書(shū)。安裝工程施工記錄，包括基礎(chǔ)施工、導(dǎo)軌安裝、轎廂組裝等各環(huán)節(jié)的施工情況。電梯調(diào)試報(bào)告，記錄調(diào)試過(guò)程中各項(xiàng)性能指標(biāo)的測(cè)試結(jié)果及調(diào)試結(jié)論。（二）運(yùn)行維護(hù)檔案1.日常運(yùn)行記錄電梯每日運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行次數(shù)、載客人數(shù)等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。運(yùn)行過(guò)程中的故障記錄，包括故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、處理情況等。2.維護(hù)保養(yǎng)檔案維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確維護(hù)保養(yǎng)周期、內(nèi)容及責(zé)任人。每次維護(hù)保養(yǎng)記錄，包括保養(yǎng)項(xiàng)目完成情況、更換的零部件清單等。維護(hù)保養(yǎng)人員資質(zhì)證書(shū)及培訓(xùn)記錄。3.安全檢查檔案定期安全檢查記錄，檢查時(shí)間、檢查人員、檢查項(xiàng)目及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和整改情況。專(zhuān)項(xiàng)安全檢查記錄，如針對(duì)特殊情況或特定部件的檢查記錄。（三）維修與改造檔案1.維修檔案電梯維修記錄，包括維修原因、維修內(nèi)容、維修時(shí)間、維修費(fèi)用等。維修更換的主要零部件清單及質(zhì)量證明文件。維修人員資質(zhì)證書(shū)及維修過(guò)程中的技術(shù)資料。2.改造檔案電梯改造項(xiàng)目立項(xiàng)文件及審批手續(xù)。改造設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、改造合同及改造單位資質(zhì)證書(shū)。改造過(guò)程中的施工記錄、調(diào)試報(bào)告及驗(yàn)收文件。（四）應(yīng)急管理檔案1.應(yīng)急預(yù)案電梯事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急救援措施等。應(yīng)急預(yù)案的演練計(jì)劃及演練記錄。2.應(yīng)急救援記錄電梯發(fā)生故障或事故時(shí)的應(yīng)急救援記錄，包括救援時(shí)間、救援過(guò)程、被困人員情況等。與相關(guān)救援部門(mén)（如消防、急救等）的聯(lián)絡(luò)記錄。（五）人員檔案1.電梯操作人員檔案操作人員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式等。操作人員的資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄及考核情況。操作人員的日常工作表現(xiàn)記錄。2.電梯安全管理人員檔案安全管理人員的基本信息及任職資格證書(shū)。安全管理人員的培訓(xùn)記錄、安全管理工作業(yè)績(jī)等。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電梯運(yùn)行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理電梯運(yùn)行檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔、分類(lèi)和編號(hào)，建立電子和紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等服務(wù)工作，并做好登記記錄。5.監(jiān)督、檢查各部門(mén)對(duì)電梯運(yùn)行檔案的管理情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正。（二）電梯使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)電梯運(yùn)行檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好電梯運(yùn)行檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理制度的要求，正確使用和保管電梯運(yùn)行檔案，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或丟失檔案資料。（三）電梯維護(hù)保養(yǎng)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立電梯維護(hù)保養(yǎng)檔案，并按照規(guī)定記錄維護(hù)保養(yǎng)工作情況。收集、整理和保管與維護(hù)保養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)資料和文件。2.在維護(hù)保養(yǎng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況及時(shí)反饋給電梯使用部門(mén)，并協(xié)助其做好相關(guān)記錄。3.定期向電梯使用部門(mén)和檔案管理部門(mén)提交維護(hù)保養(yǎng)檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。（四）電梯安全管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)督電梯運(yùn)行檔案的建立和管理工作，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映電梯運(yùn)行狀況。2.對(duì)電梯運(yùn)行檔案進(jìn)行定期審查和分析，并根據(jù)檔案信息提出改進(jìn)電梯安全管理的建議和措施。3.在電梯發(fā)生故障或事故時(shí)，及時(shí)組織收集相關(guān)檔案資料，為事故調(diào)查和處理提供依據(jù)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時(shí)收集本部門(mén)負(fù)責(zé)的電梯運(yùn)行檔案資料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可靠性，并定期進(jìn)行備份。（二）整理方法1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類(lèi)別進(jìn)行劃分。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，詳細(xì)列出每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，以便快速檢索。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊和牢固，便于長(zhǎng)期保存。五、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔原則1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將整理好的檔案資料及時(shí)歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.歸檔的檔案資料應(yīng)與檔案目錄一一對(duì)應(yīng)，便于查找和核對(duì)。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)歸檔，并標(biāo)注特殊標(biāo)識(shí)。（二）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱電梯運(yùn)行檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核批準(zhǔn)后，指定專(zhuān)人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱電梯運(yùn)行檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并由檔案管理部門(mén)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的保密與銷(xiāo)毀（一）保密措施1.對(duì)涉及電梯運(yùn)行安全關(guān)鍵信息及商業(yè)機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制檔案資料的查閱和使用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，非相關(guān)人員不得接觸和獲取保密檔案。3.在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所設(shè)置保密標(biāo)識(shí)，對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。（二）銷(xiāo)毀程序1.電梯運(yùn)行檔案資料超過(guò)保管期限或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.由檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案資料出售或贈(zèng)送他人，確保檔案信息的安全。八、檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立電梯運(yùn)行電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理和信息化查詢。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、備份等功能。2.在電子檔案系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理模塊，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的檔案查閱和操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)將新產(chǎn)生的電梯運(yùn)行檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，并對(duì)已有的檔案信息進(jìn)行審核和修正。3.對(duì)電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)異常情況，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的電梯運(yùn)行檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立電梯運(yùn)行檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管