PAGE規(guī)范會務(wù)檔案管理制度一、總則（一）制定目的為加強公司會務(wù)檔案管理，確保會務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮會務(wù)檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議、活動所形成檔案的管理，包括但不限于董事會會議、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會、培訓(xùn)會議、商務(wù)洽談會等以及與之相關(guān)的籌備、組織、服務(wù)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案材料。會務(wù)檔案定義會務(wù)檔案是指公司在會議及相關(guān)活動過程中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是公司工作的重要組成部分，反映了公司決策過程、業(yè)務(wù)開展情況以及團隊協(xié)作等方面的信息。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則會務(wù)檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性與完整性原則檔案內(nèi)容必須真實反映會議及活動的實際情況，全面收集會議各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等敏感信息的會務(wù)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、會務(wù)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善會務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好會議文件資料的收集、整理工作，確保檔案的及時、完整歸檔。3.對收集到的會務(wù)檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.負責(zé)會務(wù)檔案的存儲保管，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案損壞、丟失。5.按照規(guī)定提供會務(wù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理，確保檔案的合理使用和及時歸還。6.定期對會務(wù)檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。7.積極推進會務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）會議組織部門職責(zé)1.負責(zé)本部門組織召開會議及活動相關(guān)文件資料的收集、整理，并在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)會議文件資料的收集工作，確保文件資料的齊全、完整，對重要文件進行備份，防止丟失。3.在會議籌備過程中，按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和流轉(zhuǎn)，對不符合檔案管理規(guī)定的文件及時進行整改。4.協(xié)助檔案管理部門做好會務(wù)檔案的整理、編目等工作，提供必要的文件背景信息和說明。（三）參會人員職責(zé)1.參會人員應(yīng)妥善保管會議期間發(fā)放的各類文件資料，會議結(jié)束后及時整理，交本部門負責(zé)會議文件收集的人員。2.對于會議形成的重要決議、紀(jì)要等文件，應(yīng)按照要求認真執(zhí)行，并將執(zhí)行情況及時反饋給相關(guān)部門。3.不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借會議文件資料，不得泄露會議涉及的機密信息。三、會務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會議通知、議程安排、會議日程、參會人員名單等會議籌備階段的文件。2.會議主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、匯報材料、交流發(fā)言材料等會議過程中形成的文件。3.會議記錄（包括手寫記錄、電子記錄等）、會議紀(jì)要、決議等會議成果文件。4.會議期間產(chǎn)生的各類圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像等資料。5.會議簽到表、表決票、反饋意見表等會議相關(guān)表單。6.會議服務(wù)過程中產(chǎn)生的文件，如場地布置方案、餐飲安排記錄、車輛調(diào)度記錄等。7.會議后續(xù)工作的文件，如會議決議執(zhí)行情況報告、跟蹤反饋記錄等。（二）收集要求1.及時性會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時收集相關(guān)文件資料，避免文件遺漏或丟失。對于緊急會議或重要活動，應(yīng)在會議結(jié)束后[X]小時內(nèi)完成初步收集工作。2.完整性收集的文件資料應(yīng)全面、完整，涵蓋會議各個環(huán)節(jié)和方面，不得遺漏重要信息。對于同一事項的不同版本或補充文件，應(yīng)一并收集。3.準(zhǔn)確性確保收集的文件資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，如有疑問應(yīng)及時與相關(guān)人員核實。對于重要文件，應(yīng)進行多次核對，防止出現(xiàn)錯誤或偏差。（三）整理方法1.分類會務(wù)檔案按照會議類型、時間順序、重要程度等進行分類。具體分類如下：董事會會議檔案：包括董事會會議通知、議程、會議記錄及決議等相關(guān)文件?？偨?jīng)理辦公會檔案：涵蓋總經(jīng)理辦公會的各類文件資料，如會議紀(jì)要、決策事項執(zhí)行情況跟蹤等。部門例會檔案：按部門分別整理部門例會的相關(guān)材料，包括會議記錄、工作匯報等。專題研討會檔案：根據(jù)研討會主題進行分類，收集會議研討材料、專家意見等。培訓(xùn)會議檔案：包括培訓(xùn)通知、課程資料、學(xué)員簽到表、培訓(xùn)效果評估等文件。商務(wù)洽談會檔案：涉及洽談會的洽談方案、會議記錄、合作協(xié)議等文件。其他會議檔案：針對不屬于上述類型的其他會議，單獨設(shè)立類別進行整理。2.編號對每一份會務(wù)檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[年份][會議類型代碼][順序號]，例如：2023B001，表示2023年董事會會議的第1份檔案。會議類型代碼可根據(jù)上述分類自行設(shè)定，如B代表董事會會議，Z代表總經(jīng)理辦公會等。3.編目編制會務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期填寫文件形成日期，責(zé)任者注明文件的產(chǎn)生部門或個人。保管期限按照檔案鑒定結(jié)果填寫，分為永久、長期、短期三種。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件的左上角整齊。對于頁數(shù)較多的文件，可采用三孔一線裝訂法，防止文件散落。四、會務(wù)檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對紙質(zhì)會務(wù)檔案進行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.電子檔案保管采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)對電子會務(wù)檔案進行備份存儲，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進行分類存儲，同時建立索引目錄，便于查詢和檢索。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（二）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計等具有長遠歷史價值和重要憑證作用的會務(wù)檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管對于公司一般性會議記錄與決議、年度工作總結(jié)與計劃、重要業(yè)務(wù)活動資料等，保管期限為[X]年。3.短期保管如臨時性會議的相關(guān)文件、一般性工作安排記錄等，保管期限為[X]年。（三）檔案安全管理措施1.檔案庫房安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲。2.建立檔案出入庫登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的出入庫時間、數(shù)量、借閱人等信息，做到賬目清晰。3.定期對檔案進行盤點清查，核對檔案數(shù)量與目錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并采取措施解決。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。五、會務(wù)檔案的利用（一）查閱服務(wù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會務(wù)檔案，應(yīng)填寫《會務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點進行查閱，并遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤后，方可交給查閱人員。（二）借閱服務(wù)1.因特殊原因需要借閱會務(wù)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《會務(wù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。對于涉及公司機密的檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用限制與保密規(guī)定1.涉及公司機密、商業(yè)秘密、敏感信息的會務(wù)檔案，嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，