PAGE檔案館工作制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強本檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體工作人員及涉及檔案管理、利用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：對本單位各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作和社會利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案。2.上級機關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等材料。3.本單位與外單位簽訂的合同、協(xié)議、來往信函等文件材料。4.本單位重要會議、重大活動形成的文件材料。5.本單位機構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等過程中形成的文件材料。6.本單位人員任免、獎懲、考核等方面的文件材料。7.本單位科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中形成的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清晰，載體完好。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。4.各部門在工作中形成的檔案材料，應(yīng)在次年上半年整理歸檔后移交檔案館。（三）收集程序1.各部門兼職檔案員定期對本部門的檔案材料進(jìn)行清理、核對，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案材料連同檔案移交清單一并移交至檔案館。3.檔案館接收人員對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對、清點，辦理交接手續(xù)。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：根據(jù)項目、專業(yè)等進(jìn)行分類。3.會計檔案：按照會計檔案管理辦法規(guī)定的類別進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案：對每份文件進(jìn)行編號、編目，并填寫卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成卷。2.科技檔案：對項目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制項目文件目錄、檔案索引等。3.會計檔案：按照會計憑證、賬簿、報表等類別分別整理，裝訂成冊。4.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類編號，注明拍攝（錄制）時間、地點、內(nèi)容等信息，并制作相應(yīng)的文字說明。（四）整理要求1.整理檔案時應(yīng)保持文件的原有順序，不得隨意拆卷、合并或涂改。2.對破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.整理后的檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的檢索工具，便于查找和利用。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于移動和排列，能夠有效保護(hù)檔案。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進(jìn)行有序排列存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全。（四）安全管理1.建立健全檔案庫房安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等。2.加強對庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.嚴(yán)格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。五、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，確定檔案的保管期限。2.對失去保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定并予以銷毀。（三）鑒定程序1.定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，由檔案鑒定工作小組逐卷（件）進(jìn)行審查。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。（四）鑒定記錄對檔案鑒定過程中的相關(guān)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括鑒定時間、鑒定人員、鑒定意見等，并存檔備查。六、檔案檢索制度（一）檢索工具編制1.編制檔案目錄、全宗指南、專題索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。2.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并配備檢索軟件，提高檢索效率。（二）檢索方法1.提供多種檢索途徑，如分類檢索、主題檢索、文號檢索等。2.利用計算機檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的檔案信息查詢。（三）檢索服務(wù)1.檔案館工作人員應(yīng)熟悉檢索工具的使用方法，為利用者提供熱情、周到的檢索服務(wù)。2.根據(jù)利用者的需求，及時提供準(zhǔn)確的檔案信息，并做好記錄。七、檔案利用制度（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門等依法查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核后查閱。（三）利用方式1.檔案一般不外借，因特殊情況需要外借時，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。2.查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費用。（四）利用登記對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等，并存檔備查。八、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案數(shù)量、種類、載體形式等的變化情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計匯總。2.利用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動生成和分析。（三）統(tǒng)計報表1.按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.定期對本單位檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，推動檔案管理工作的信息化進(jìn)程。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全檔案信息化系統(tǒng)安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）人員培訓(xùn)加強對檔案工作人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和應(yīng)用能力，適應(yīng)檔案信息化管理的需要。十、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）館長崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作，確保檔案工作的正常開展。3.負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.協(xié)調(diào)與本單位各部門及上級主管部門的關(guān)系，爭取對檔案工作的支持。5.定期向上級主管部門匯報檔案工作情況，完成上級交辦的其他工作任務(wù)。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.編制檔案檢索工具，為檔案利用提供服務(wù)。3.辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，做好利用登記工作。4.對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行操作和維護(hù)，保障系統(tǒng)的正常運行。5.參與檔案鑒定工作，協(xié)助做好檔