PAGE政府公文檔案管理制度一、總則（一）目的為加強政府公文檔案管理，確保公文檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高公文處理效率和檔案利用價值，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門、各直屬機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的公文檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府公文檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責。2.真實性原則：公文檔案應(yīng)如實反映政府工作活動和歷史面貌，確保內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理政府工作中形成的各類公文檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：公文處理和檔案管理應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保工作規(guī)范有序。5.保密性原則：嚴格遵守國家保密規(guī)定，對涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的公文檔案進行妥善保管，防止泄密。二、公文管理（一）公文種類政府公文主要包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀要等。（二）公文起草1.起草要求公文內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，觀點明確，條理清晰，文字簡潔，格式規(guī)范。起草公文應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛征求意見，確保公文的科學(xué)性、可行性和可操作性。2.審核把關(guān)公文起草完成后，應(yīng)經(jīng)起草部門負責人審核，重點審核公文內(nèi)容、格式、文字表述等是否符合要求。涉及重要事項、重大決策的公文，應(yīng)提交本部門領(lǐng)導(dǎo)班子集體審議。（三）公文簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限政府公文實行分級簽發(fā)制度，根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)確定簽發(fā)人。一般公文由部門負責人簽發(fā)；重要公文由部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及多個部門的聯(lián)合發(fā)文，由各部門負責人會簽后，報牽頭部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)流程公文起草人將審核后的公文送簽發(fā)人審批，簽發(fā)人應(yīng)認真審閱公文內(nèi)容，簽署意見并注明日期。經(jīng)簽發(fā)后的公文，方可進入印發(fā)環(huán)節(jié)。（四）公文印發(fā)1.印發(fā)格式公文印發(fā)應(yīng)嚴格按照國家規(guī)定的格式進行排版，確保公文的規(guī)范性和嚴肅性。公文格式包括版頭、主體、版記三部分，具體要求按照《黨政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。2.印發(fā)份數(shù)根據(jù)公文的發(fā)送范圍和實際需要，確定公文的印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)準確無誤，避免浪費和重復(fù)印發(fā)。（五）公文登記1.登記內(nèi)容建立公文登記臺賬，對公文的收文、發(fā)文進行詳細登記，登記內(nèi)容包括公文標題、文號、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、承辦部門等。對重要公文應(yīng)進行單獨登記，注明辦理情況和處理結(jié)果。2.登記方式公文登記可采用紙質(zhì)登記或電子登記方式，確保登記信息的準確、完整和可追溯。（六）公文傳閱1.傳閱范圍根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免公文在不必要的人員中傳閱。2.傳閱順序按照公文的緊急程度和重要程度，確定傳閱順序。一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)傳閱，再送相關(guān)部門負責人傳閱。3.傳閱要求公文傳閱應(yīng)嚴格按照傳閱順序進行，不得擅自擴大傳閱范圍或改變傳閱順序。傳閱人應(yīng)在公文傳閱單上簽字，注明傳閱日期和意見，確保公文傳閱的時效性和準確性。（七）公文辦理1.承辦部門公文送達承辦部門后，承辦部門應(yīng)及時安排專人負責辦理。承辦人應(yīng)認真閱讀公文內(nèi)容，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，按照規(guī)定的辦理程序和時限要求，及時辦理公文。2.辦理時限一般公文應(yīng)在收到后[X]個工作日內(nèi)辦理完畢；緊急公文應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)迅速辦理。對需要協(xié)調(diào)多個部門辦理的公文，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進公文辦理工作。3.辦理結(jié)果反饋承辦部門辦理完畢后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文機關(guān)或交辦部門。辦理結(jié)果反饋應(yīng)采用書面形式，內(nèi)容包括公文辦理情況、處理結(jié)果及相關(guān)依據(jù)等。（八）公文歸檔1.歸檔范圍政府工作中形成的具有保存價值的公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、調(diào)研材料等，均應(yīng)歸檔保存。對涉及重要工作、重大決策、突發(fā)事件等方面的公文，應(yīng)作為重點歸檔內(nèi)容。2.歸檔時間公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將公文整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度公文的歸檔工作。對緊急公文和重要公文，應(yīng)隨時辦理隨時歸檔。3.歸檔要求歸檔公文應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。歸檔公文應(yīng)按照分類方案進行整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。（九）公文銷毀1.銷毀范圍對已失去保存價值的公文，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀范圍包括過期公文、已辦結(jié)且無保存必要的公文、重復(fù)文件等。2.銷毀程序公文銷毀前，應(yīng)由檔案管理部門提出銷毀意見，報本部門領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準后，檔案管理部門應(yīng)會同保密部門等相關(guān)人員，對擬銷毀公文進行清點、登記，確保銷毀公文的準確性和完整性。銷毀公文應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保公文信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄建立公文銷毀記錄臺賬，記錄銷毀公文的名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。公文銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。三、檔案管理（一）檔案收集1.收集范圍政府工作中形成的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等，均應(yīng)納入收集范圍。加強對重大活動、重點項目、突發(fā)事件等形成檔案的收集工作，確保檔案的全面性和完整性。2.收集渠道通過公文歸檔、部門移交、專人收集等方式，及時收集各類檔案。鼓勵各部門和工作人員主動向檔案管理部門移交檔案，確保檔案收集工作的順利開展。3.收集要求檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準確的原則，確保檔案的真實性和原始性。對收集到的檔案應(yīng)進行認真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門或人員溝通解決。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。按照分類標準對檔案進行科學(xué)分類，確保檔案分類的合理性和系統(tǒng)性。2.分類方法文書檔案可采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類；科技檔案可按照項目、專業(yè)等進行分類；人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行分類。根據(jù)檔案分類結(jié)果，編制檔案分類目錄，便于檔案的查找和管理。3.整理要求對檔案進行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。對破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。（三）檔案保管1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。對涉及國家機密、重要歷史資料等檔案，應(yīng)永久保存；對一般工作檔案，可根據(jù)實際情況確定保管期限。3.保管要求對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。（四）檔案利用1.利用范圍政府工作人員因工作需要，可查閱、借閱檔案；其他單位和個人因特殊原因需要查閱、利用政府檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.利用方式檔案利用可采用查閱、借閱、復(fù)制等方式進行。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱期限和歸還日期；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定進行登記。3.利用審批政府工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。其他單位和個人查閱、利用政府檔案，應(yīng)提交查閱申請函，說明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案管理部門審核同意，并報本部門領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理利用手續(xù)。（五）檔案鑒定1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面進行綜合分析，準確判斷檔案的保存價值。檔案鑒定工作應(yīng)定期進行，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。檔案鑒定小組應(yīng)制定檔案鑒定標準和工作程序，確保檔案鑒定工作的規(guī)范有序。3.鑒定結(jié)果處理檔案鑒定小組對檔案進行鑒定后，應(yīng)形成鑒定意見，對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。（六）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出數(shù)量、整理情況、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計。定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.統(tǒng)計方法檔案統(tǒng)計可采用手工統(tǒng)計和電子統(tǒng)計相結(jié)合的方式進行，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)進行審核和匯總，形成檔案統(tǒng)計報表。四、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體政府檔案管理部門負責對各部門、各直屬機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的公文檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.公文檔案管理制度的執(zhí)行情況；2.公文處理程序的規(guī)范性；3.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量和效率；4.檔案安全保密措施的落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的公文檔案管理工作檢查，對各部門的公文檔案管理情況進行實地檢查和評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的公文檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對公文檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，推動工作改進。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)