PAGE勞動用工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司勞動用工檔案管理，規(guī)范檔案建立、保管、使用等工作流程，確保勞動用工信息的真實(shí)、完整、安全，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的勞動用工檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家勞動法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映員工勞動用工情況，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止信息泄露，維護(hù)員工隱私。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，保證檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息檔案1.個人簡歷：包括員工的教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.身份證明：身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等。3.學(xué)歷證明：最高學(xué)歷畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。4.職業(yè)資格證書：與崗位相關(guān)職業(yè)資格證書復(fù)印件。5.入職登記表：記錄員工入職時填寫的基本信息，如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、入職時間、崗位等。（二）勞動合同檔案1.勞動合同文本：包括固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同、以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同等。2.勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止記錄：詳細(xì)記錄勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止的時間、原因等情況。（三）工資福利檔案1.工資表：每月員工工資發(fā)放明細(xì)，包括基本工資、績效工資、獎金、補(bǔ)貼等項(xiàng)目。2.福利發(fā)放記錄：如社保、公積金繳納記錄，節(jié)日福利、生日福利等發(fā)放記錄。（四）考勤檔案1.考勤記錄：包括員工日常出勤、請假、曠工、加班等情況的記錄。2.考勤報(bào)表：每月考勤匯總報(bào)表，反映員工當(dāng)月考勤情況。（五）培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃：公司制定的年度、月度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)記錄：員工參加各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、考核成績等。3.培訓(xùn)證書：員工獲得的培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、資格證書等復(fù)印件。（六）績效考核檔案1.績效考核制度：公司制定的績效考核辦法、標(biāo)準(zhǔn)等文件。2.績效考核記錄：員工各考核周期的考核指標(biāo)完成情況、考核評分、考核結(jié)果等記錄。3.績效反饋與改進(jìn)記錄：上級與員工進(jìn)行績效反饋溝通的記錄，以及員工針對績效問題制定的改進(jìn)計(jì)劃和實(shí)施情況記錄。（七）獎懲檔案1.獎勵記錄：公司對員工的表彰、獎勵情況記錄，包括獎勵名稱、獎勵時間、獎勵原因等。2.懲罰記錄：公司對員工的違紀(jì)、違規(guī)行為進(jìn)行處罰的記錄，包括處罰名稱、處罰時間、處罰原因等。（八）職業(yè)健康檔案1.員工入職體檢報(bào)告：記錄員工入職時的身體檢查情況。2.定期健康檢查報(bào)告：員工定期進(jìn)行職業(yè)健康檢查的報(bào)告，以及針對職業(yè)危害因素的專項(xiàng)檢查報(bào)告。3.職業(yè)病診斷與治療記錄：員工被診斷為職業(yè)病后的診斷證明、治療過程記錄等。（九）離職檔案1.離職申請表：員工離職時填寫的離職申請表格，包括離職原因、離職時間等信息。2.離職交接記錄：記錄員工離職時與其他部門或人員進(jìn)行工作交接的情況，包括交接事項(xiàng)、交接時間、交接雙方簽字等。3.離職證明：公司為離職員工開具的離職證明文件。三、檔案建立（一）檔案材料收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)在員工入職、在職、離職等各個階段及時收集相關(guān)檔案材料。2.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門，按照要求提供員工的各類信息和材料，確保檔案材料的完整性。（二）檔案整理與歸檔1.人力資源部門對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、整理，確保材料齊全、順序規(guī)范。2.按照檔案內(nèi)容的類別，將整理好的材料歸入相應(yīng)的檔案盒或文件夾，并建立檔案目錄，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)建立電子文件夾，按照檔案類別進(jìn)行分類存儲，并命名規(guī)范，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）檔案編號與標(biāo)識1.為每一份檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息，便于識別和管理。2.在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案編號、檔案名稱、保管期限等信息，確保檔案標(biāo)識清晰。四、檔案保管（一）保管部門與人員1.公司設(shè)立專門的檔案保管室，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作。2.檔案保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，確保檔案安全。（二）保管環(huán)境與設(shè)施1.檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案存放環(huán)境安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥品等。（三）檔案保管期限1.勞動用工檔案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和法律法規(guī)要求確定，一般分為短期、中期、長期和永久保管。2.具體保管期限如下：短期保管檔案（15年）：如員工考勤記錄、工資表等。中期保管檔案（510年）：如勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止記錄等。長期保管檔案（1030年）：如員工培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。永久保管檔案：如員工入職登記表、離職證明等重要文件。（四）檔案定期檢查與維護(hù)1.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。2.檢查內(nèi)容包括檔案材料是否齊全、有無損壞、霉變、蟲蛀等情況，檔案標(biāo)識是否清晰，檔案存放是否規(guī)范等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案材料損壞或缺失，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施。五、檔案使用（一）使用權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞動用工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案保管室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。3.涉及員工個人隱私的檔案信息，未經(jīng)員工本人書面同意，不得對外提供或泄露。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等，借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案。（三）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.人力資源部門定期對勞動用工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、崗位分布、勞動合同簽訂情況等。2.通過檔案統(tǒng)計(jì)與分析，為公司人力資源管理決策提供數(shù)據(jù)支持，如人員招聘、培訓(xùn)計(jì)劃制定、績效考核改進(jìn)等。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.公司建立檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等信息嚴(yán)格保密。2.檔案保管人員和查閱、借閱檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾不泄露檔案內(nèi)容。3.加強(qiáng)對檔案保管室的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案存放區(qū)域的安全。（二）安全防范措施1.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案保管室進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，防止檔案被盜、被篡改等情況發(fā)生。2.定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，如檔案柜的鎖具、防火防盜設(shè)施等。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件時，應(yīng)及時采取措施保護(hù)檔案安全，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。七、檔案銷毀（一）銷毀條件與范圍1.檔案保管期限屆滿或因其他原因失去保存價值的檔案，經(jīng)人力資源部門審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.銷毀范圍包括已到保管期限的各類檔案，以及因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等原因不再需要保存的檔案。（二）銷毀程序1.人力資源部門負(fù)責(zé)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、名稱、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案保管人員按照清單進(jìn)行檔案銷毀操作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?/p>