PAGE檔案室管理制度文件一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為公司各項工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔、適宜，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。8.參與公司重大活動、重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，對檔案管理過程中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息嚴(yán)格保密。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理活動中形成的文件材料，如公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.黨群工作類：包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涵蓋公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)管理等經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)改造、質(zhì)量管理、設(shè)備管理等生產(chǎn)技術(shù)活動形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括公司新建、改建、擴(kuò)建等基本建設(shè)項目從項目立項到竣工驗收全過程中形成的文件材料，如項目可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等。6.科研項目類：針對公司科研項目實施過程中產(chǎn)生的各類文件，如項目申報書、研究方案、實驗記錄、科研成果報告等。7.產(chǎn)品類：有關(guān)公司產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的文件材料，如產(chǎn)品說明書、質(zhì)量認(rèn)證文件、用戶反饋等。8.會計檔案類：按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定，對公司會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料進(jìn)行分類管理。9.聲像檔案類：包括公司各類活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案類：存儲在電子介質(zhì)上的公司各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子文件。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)形式。2.全宗號：暫定為公司名稱首字母縮寫，如[公司名稱縮寫]。3.分類號：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表黨群工作類等。4.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。5.保管期限：分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。6.件號：按照檔案整理順序依次編寫，用三位數(shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)“0”。例如：一份行政管理類檔案，形成于2023年，保管期限為長期，其編號為：[公司名稱縮寫]A2023C001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書、委托書等文件。3.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、獲獎證書等。4.公司參加各類會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動帶回的文件材料。5.公司在基本建設(shè)、科研項目、產(chǎn)品開發(fā)等活動中產(chǎn)生的各類文件。6.公司聲像檔案和電子檔案的原始素材及相關(guān)元數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的檔案材料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無用的文件，保證檔案質(zhì)量。3.對于重要活動、重大項目形成的檔案，應(yīng)實行全過程跟蹤收集，確保檔案材料的齊全、完整。4.公司員工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在工作完成后及時移交所在部門，由部門統(tǒng)一整理歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容和排列順序。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時間順序進(jìn)行排列，編制文號索引，將文件逐件編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊，裝入檔案盒。2.黨群工作類檔案：參照行政管理類檔案整理方法進(jìn)行整理，突出黨建工作特色。3.經(jīng)營管理類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和流程，按照合同、報表、文件等類別分別整理，建立相應(yīng)的索引和目錄。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：按照項目、專業(yè)、時間等順序進(jìn)行整理，確保技術(shù)文件的系統(tǒng)性和完整性。5.基本建設(shè)類檔案：按照項目建設(shè)階段，分別對項目立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)形成的文件進(jìn)行整理，編制項目檔案總目錄和分冊目錄。6.科研項目類檔案：按照科研項目研究進(jìn)程，對項目申報、研究、成果鑒定等階段的文件進(jìn)行整理，建立科研項目檔案數(shù)據(jù)庫。其他各類檔案的整理方法可參照上述各類檔案的整理原則和方法進(jìn)行。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向檔案室移交。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)歸檔，并及時移交檔案室。3.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔，保管一年期滿后移交檔案室。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂規(guī)范。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內(nèi)容，交接雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（三）移交手續(xù)1.各部門向檔案室移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交清冊一式兩份，雙方各執(zhí)一份。2.檔案移交清冊應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案室接收檔案后，應(yīng)在檔案移交清冊上加蓋檔案室印章，并注明接收日期。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案袋進(jìn)行裝訂和包裝，標(biāo)識清晰，防止破損和散失。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。4.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別整理存放，同時做好文字說明和編目工作，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、合并、分立、終止等重大事項形成的文件材料，以及具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等方面形成的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性活動形成的檔案等。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告應(yīng)包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和改進(jìn)措施等內(nèi)容。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人到檔案室查閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，經(jīng)檔案室工作人員核對身份后，提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人應(yīng)在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位借閱公司檔案，應(yīng)參照外部單位查閱檔案的程序辦理審批手續(xù)，借閱期限一般不超過[具體期限]天。（四）借閱程序1.借閱人到檔案室辦理借閱手續(xù)時，應(yīng)出示有效證件，經(jīng)檔案室工作人員核對身份后，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案室工作人員根據(jù)審批意見，向借閱人提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合考慮，判斷其保存價值。3.對于反映公司重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、核心技術(shù)等具有重要價值的檔案，應(yīng)予以永久保存；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)確定相應(yīng)的保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案室定期對庫存檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組根據(jù)檔案清單，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。3.對鑒定為需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行