PAGE校園圖書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強校園圖書檔案管理，提高圖書檔案的利用效率，保障圖書檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校圖書館、各院系資料室以及其他涉及圖書檔案管理的部門和場所。（三）基本原則1.真實性原則：圖書檔案的收集、整理、保管和利用應確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面涵蓋各類圖書資料和檔案信息，避免遺漏。3.規(guī)范性原則：遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范管理流程。4.保密性原則：對涉及學校機密和個人隱私的圖書檔案嚴格保密。5.服務性原則：以服務教學、科研和師生為宗旨，提高圖書檔案的利用價值。二、圖書管理（一）圖書采購1.需求調(diào)研每年定期開展師生圖書需求調(diào)研，通過問卷調(diào)查、座談會等形式，了解不同學科、專業(yè)的圖書需求情況。關(guān)注學科發(fā)展動態(tài)和學術(shù)前沿，及時調(diào)整圖書采購方向。2.采購計劃制定根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合學校教學、科研規(guī)劃，制定年度圖書采購計劃。采購計劃應明確采購數(shù)量、預算分配、重點采購方向等內(nèi)容。3.供應商選擇建立合格供應商名錄，對供應商的信譽、資質(zhì)、服務質(zhì)量等進行評估。通過招標、詢價、競爭性談判等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應商，確保圖書質(zhì)量和價格合理。4.采購流程采購人員根據(jù)采購計劃向供應商發(fā)出采購訂單，明確圖書品種、數(shù)量、價格、交貨時間等要求。供應商交貨時，采購人員應進行驗收，核對圖書的數(shù)量、質(zhì)量、版本等是否符合訂單要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并及時將圖書信息錄入圖書管理系統(tǒng)。（二）圖書分類與編目1.分類標準采用《中國圖書館分類法》對圖書進行分類，確保圖書分類科學合理、便于查找。2.編目要求按照國家標準和行業(yè)規(guī)范，對圖書進行編目，包括圖書的題名、責任者、出版信息、ISBN號等。編目數(shù)據(jù)應準確無誤，便于讀者檢索和利用。3.數(shù)據(jù)錄入與維護將編目數(shù)據(jù)錄入圖書管理系統(tǒng)，建立圖書數(shù)據(jù)庫。定期對圖書數(shù)據(jù)庫進行維護，更新圖書信息，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）圖書上架與排架1.上架原則按照圖書分類號順序進行上架，同一類圖書按照作者或題名的字母順序排列。2.排架標識在書架上設置明顯的排架標識，標注圖書分類號、起止架位等信息，方便讀者查找圖書。3.書架管理定期檢查書架狀況，確保書架穩(wěn)固、整潔。對損壞的書架及時進行維修或更換。（四）圖書借閱1.借閱對象本校師生憑有效證件可借閱圖書。2.借閱期限一般圖書借閱期限為[X]天，可根據(jù)實際情況適當調(diào)整。3.借閱數(shù)量教師每次借閱圖書數(shù)量不超過[X]冊，學生每次借閱圖書數(shù)量不超過[X]冊。4.借閱流程讀者登錄圖書管理系統(tǒng)，查詢所需圖書的館藏信息。如需借閱，在系統(tǒng)中提交借閱申請，系統(tǒng)自動分配借閱權(quán)限。讀者憑借閱證到圖書館借閱處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取圖書。5.續(xù)借規(guī)定讀者如需續(xù)借圖書，應在借閱期限屆滿前[X]天內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不超過原借閱期限。6.逾期處理讀者逾期未歸還圖書，應按規(guī)定繳納逾期滯納金。逾期圖書停止借閱功能，待讀者歸還圖書并繳納滯納金后恢復借閱權(quán)限。（五）圖書歸還與注銷1.歸還流程讀者借閱期滿后，應按時歸還圖書。歸還時，圖書館工作人員應檢查圖書是否完好，有無損壞、丟失等情況。2.注銷處理對于遺失或損壞無法歸還的圖書，讀者應按照規(guī)定進行賠償。賠償后，圖書館工作人員在圖書管理系統(tǒng)中對該圖書進行注銷處理。（六）圖書盤點與剔舊1.盤點計劃每年定期開展圖書盤點工作，制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間安排、人員分工等。2.盤點方法采用實地清點與系統(tǒng)核對相結(jié)合的方法進行盤點，確保圖書數(shù)量與系統(tǒng)記錄一致。3.盤點結(jié)果處理對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理，如圖書丟失、錯架、數(shù)據(jù)錯誤等。調(diào)整圖書管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保賬實相符。4.剔舊原則根據(jù)圖書的出版年限、使用頻率、破損程度等因素，定期對圖書進行剔舊。剔舊圖書應進行鑒定，確無保存價值的可進行報廢處理。5.剔舊流程制定剔舊清單，經(jīng)審核后進行剔舊操作。對剔舊圖書進行妥善處理，如捐贈、出售等。三、檔案管理（一）檔案收集1.收集范圍本校在教學、科研、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料均屬檔案收集范圍。2.收集渠道各部門定期向?qū)W校檔案管理部門移交應歸檔的文件材料。通過文件收發(fā)、會議記錄、活動組織等方式直接收集檔案材料。對散存于個人手中的重要檔案材料進行征集。3.收集要求檔案材料應真實、完整、準確，反映學校各項工作的實際情況。收集的檔案材料應齊全，不得遺漏重要文件和信息。對收集的檔案材料進行初步整理，確保材料的規(guī)范性。（二）檔案整理1.分類標準根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等因素，采用科學合理的分類方法進行分類。一般可分為黨群、行政、教學、科研、基建、設備、財會、聲像等類別。2.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。按照一事一卷、一卷多件的原則進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.整理流程對收集的檔案材料進行分類、編號、編目。裝訂成冊，編寫頁碼，制作目錄。對檔案進行裝盒，填寫盒內(nèi)備考表和盒脊標簽。（三）檔案保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的數(shù)據(jù)存儲設備、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全。2.保管要求檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度符合國家標準。對檔案進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完好無損。3.數(shù)字化管理逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（四）檔案利用1.利用范圍本校師生、校內(nèi)各部門以及因工作需要查閱檔案的外部單位和個人，均可按規(guī)定利用檔案。2.利用流程查閱者填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、范圍、時間等內(nèi)容。申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱者提供檔案查閱服務。查閱者應在指定場所查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。3.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱檔案的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.檔案統(tǒng)計建立檔案利用統(tǒng)計制度，對檔案查閱、借閱情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（五）檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學校實際情況，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家等組成，負責檔案鑒定工作。3.鑒定方法對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。4.銷毀流程經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清單，報學校領(lǐng)導審批。審批通過后，由檔案管理部門指定專人進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。四、人員職責（一）圖書檔案管理人員職責1.圖書管理人員職責負責圖書的采購、分類、編目、上架、借閱、歸還等日常管理工作。維護圖書管理系統(tǒng)，及時更新圖書信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確無誤。開展圖書宣傳推廣活動，提高圖書利用率。定期對圖書進行盤點和剔舊，保證圖書質(zhì)量和館藏結(jié)構(gòu)合理。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作。制定檔案管理制度和工作流程，規(guī)范檔案管理行為。對檔案管理系統(tǒng)進行維護，確保檔案信息安全。開展檔案業(yè)務培訓，提高全校檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案材料的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照學校檔案管理部門的要求，定期向?qū)W校檔案管理部門移交檔案材料。3.協(xié)助學校檔案管理部門開展檔案利用和統(tǒng)計工作。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校定期對圖書檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括管理制度執(zhí)行情況、工作流程規(guī)范情況、圖書檔案質(zhì)量等。2.設立舉報信箱和舉報電話，接受師生和社會對圖書檔案管理工作的監(jiān)督舉報。對舉報問題及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋舉報人。（二）考核評價1.建立圖書檔案管理工作考核評價機制，對圖書