PAGE學(xué)校食堂檔案檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校食堂檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在食堂管理、食品安全保障、成本控制、服務(wù)質(zhì)量提升等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校食堂的所有文件、資料、記錄等檔案的管理工作，包括但不限于食堂運(yùn)營(yíng)管理文件、食品安全相關(guān)記錄、物資采購(gòu)與庫(kù)存記錄、人員管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校食堂檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食堂的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁虛假記錄和偽造檔案。3.分類科學(xué)原則按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、使用和管理。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)校食堂檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.確保檔案的形成過程符合相關(guān)規(guī)定和要求，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理操作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類食堂管理文件，如食堂管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。會(huì)議記錄，包括食堂工作會(huì)議、食品安全會(huì)議等記錄。請(qǐng)示報(bào)告，向上級(jí)部門或?qū)W校提交的關(guān)于食堂工作的請(qǐng)示、報(bào)告等。人事檔案，食堂工作人員的個(gè)人信息、考勤記錄、考核評(píng)價(jià)等。2.食品安全類食品采購(gòu)索證索票記錄，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、食品檢驗(yàn)報(bào)告等。食品加工過程記錄，如烹飪時(shí)間、溫度、食品添加劑使用記錄等。食品留樣記錄，包括留樣食品的品種、數(shù)量、留樣時(shí)間等。食品安全自查記錄，食堂定期進(jìn)行的食品安全自查情況記錄。食品安全事故處理記錄，如事故發(fā)生原因、處理過程、整改措施等。3.物資采購(gòu)與庫(kù)存類物資采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)食堂運(yùn)營(yíng)需求制定的物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)合同，與供應(yīng)商簽訂的物資采購(gòu)合同。物資驗(yàn)收記錄，對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收情況記錄。庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物資的出入庫(kù)情況、庫(kù)存數(shù)量等。物資盤點(diǎn)記錄，定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)的記錄。4.財(cái)務(wù)管理類財(cái)務(wù)預(yù)算，食堂年度財(cái)務(wù)預(yù)算及執(zhí)行情況記錄。收支憑證，食堂的收入、支出憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。成本核算記錄，食堂各項(xiàng)成本費(fèi)用的核算情況記錄。財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表等。5.服務(wù)質(zhì)量類師生滿意度調(diào)查記錄，定期開展的師生對(duì)食堂服務(wù)質(zhì)量滿意度調(diào)查結(jié)果。投訴處理記錄，對(duì)師生投訴的處理情況記錄。服務(wù)改進(jìn)措施記錄，針對(duì)服務(wù)質(zhì)量問題采取的改進(jìn)措施及效果評(píng)估。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用分類編號(hào)法，每類檔案賦予一個(gè)固定的編號(hào)。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下檔案的順序號(hào)。例如：行政管理類檔案編號(hào)為XG，食品安全類檔案編號(hào)為SP，物資采購(gòu)與庫(kù)存類檔案編號(hào)為WC，財(cái)務(wù)管理類檔案編號(hào)為CW，服務(wù)質(zhì)量類檔案編號(hào)為FW。3.具體編號(hào)示例：XG001表示行政管理類的第1份文件；SP001表示食品安全類的第1份記錄；WC001表示物資采購(gòu)與庫(kù)存類的第1份資料；CW001表示財(cái)務(wù)管理類的第1份報(bào)表；FW001表示服務(wù)質(zhì)量類的第1份記錄。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.食堂運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。2.上級(jí)部門下發(fā)的與食堂相關(guān)的文件、通知等。3.食堂與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等。4.食堂工作人員提交的工作報(bào)告、總結(jié)、建議等。5.其他與食堂工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)，編制目錄。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)紙張進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.按照編號(hào)順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，在裝訂處加蓋騎縫章。5.填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案類別、編號(hào)范圍、年度等。五、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限1.行政管理類檔案中，食堂管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等長(zhǎng)期保存；會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告等保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為35年。2.食品安全類檔案中，食品采購(gòu)索證索票記錄、食品加工過程記錄、食品留樣記錄等保存期限不少于2年；食品安全自查記錄、食品安全事故處理記錄等長(zhǎng)期保存。3.物資采購(gòu)與庫(kù)存類檔案中，物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收記錄等保存期限至該物資使用完畢或合同履行完畢后2年；庫(kù)存臺(tái)賬、物資盤點(diǎn)記錄等長(zhǎng)期保存。4.財(cái)務(wù)管理類檔案中，財(cái)務(wù)預(yù)算、收支憑證、成本核算記錄等保存期限不少于5年；財(cái)務(wù)報(bào)表長(zhǎng)期保存。5.服務(wù)質(zhì)量類檔案中，師生滿意度調(diào)查記錄、投訴處理記錄、服務(wù)改進(jìn)措施記錄等保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為35年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施處理。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校食堂內(nèi)部管理需要，如查閱相關(guān)制度、記錄等。2.食品安全檢查、評(píng)估需要，提供相關(guān)檔案資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)、成本核算需要，查閱財(cái)務(wù)檔案。4.處理師生投訴、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量需要，參考服務(wù)質(zhì)量類檔案。5.其他與食堂工作相關(guān)的合理利用需求。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱者的責(zé)任。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自更改、抽取、污損檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.涉及機(jī)密的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否需要銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔