PAGE綜合科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)綜合科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于綜合科在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的檔案資料管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：綜合科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映綜合科各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，涵蓋綜合科工作的各個(gè)方面和全過(guò)程。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合科負(fù)責(zé)人1.全面領(lǐng)導(dǎo)綜合科檔案管理工作，將檔案管理納入綜合科整體工作計(jì)劃，保障檔案管理工作所需的人力、物力和財(cái)力。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)綜合科檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等日常工作，確保檔案的實(shí)體安全。2.建立健全檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地記錄檔案的收集、整理、借閱、利用等情況，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)。3.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.開展檔案利用工作，為綜合科各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極主動(dòng)地為利用者提供幫助和支持。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行嚴(yán)格登記和審批，防止檔案信息的泄露。（三）各崗位工作人員1.負(fù)責(zé)本崗位工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，在工作中妥善保管好屬于歸檔范圍的文件材料，不得私自留存或銷毀。3.在需要查閱檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與綜合科工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.綜合科制定的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。3.綜合科對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.綜合科組織或參與的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。5.在綜合科工作中形成的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.綜合科工作人員的人事檔案材料，包括履歷表、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、培訓(xùn)材料等。7.綜合科工作中產(chǎn)生的各類聲像資料，如照片、錄音、錄像等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理的要求進(jìn)行初步整理，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)移交檔案管理人員，避免丟失或損壞。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各崗位移交的文件材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類（包括綜合管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等）、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，存放整齊有序，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，分別存儲(chǔ)在不同的載體上，并注明相關(guān)信息，如題名、日期、拍攝者等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映綜合科主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映綜合科一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映綜合科短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和綜合科的實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理人員提出初步意見，報(bào)綜合科負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案的利用（一）利用范圍1.綜合科內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系，經(jīng)綜合科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他查閱檔案的情形。（二）利用手續(xù)1.綜合科內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向綜合科提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)綜合科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合綜合科的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，既要考慮檔案的歷史價(jià)值，又要考慮現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率極低、已失去利用價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和綜合科的發(fā)展變化，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)綜合科負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀人員等信息，銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊(cè)》一同保存。七、檔案信息化管理文件材料的電子化收集1.對(duì)于新形成的文件材料，在紙質(zhì)文件收集的同時(shí)，應(yīng)同步進(jìn)行電子化收集，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。2.鼓勵(lì)各崗位工作人員通過(guò)電子辦公系統(tǒng)直接生成電子文件，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理和存儲(chǔ)。電子檔案的整理與存儲(chǔ)管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.電子檔案的命名應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，包含檔案編號(hào)、題名、日期等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。3.采用專用的電子檔案管理軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，設(shè)置電子檔案訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱、下載等操作。2.加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全防護(hù)，安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，防止電子檔案受到病毒、黑客等攻擊。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。電子檔案的利用1.綜合科內(nèi)部工作人員可通過(guò)電子檔案