PAGE營養(yǎng)餐檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司營養(yǎng)餐管理，規(guī)范營養(yǎng)餐檔案工作，確保營養(yǎng)餐供應的安全、科學、有序，保障員工身體健康，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及營養(yǎng)餐供應、管理的部門及相關工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家食品安全、檔案管理等法律法規(guī)，確保制度合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案記錄應真實、準確反映營養(yǎng)餐工作的實際情況。3.完整性原則：涵蓋營養(yǎng)餐工作的各個環(huán)節(jié)，保證檔案資料完整無缺。4.保密性原則：對涉及商業(yè)機密、個人隱私等信息嚴格保密。5.可追溯性原則：通過檔案能夠清晰追溯營養(yǎng)餐供應過程中的各個環(huán)節(jié)。二、檔案管理職責分工（一）管理部門公司設立專門的營養(yǎng)餐管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)營養(yǎng)餐檔案管理工作。其職責包括：1.制定和完善營養(yǎng)餐檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織檔案管理人員的培訓，提高其業(yè)務水平。3.定期對營養(yǎng)餐檔案進行檢查、評估和總結。（二）檔案管理人員1.負責營養(yǎng)餐檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.確保檔案資料的完整性和準確性，及時更新檔案信息。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，保障檔案安全。（三）其他部門1.各涉及營養(yǎng)餐工作的部門應明確專人負責本部門相關檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理人員。2.配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案內(nèi)容分類及要求（一）供應商檔案1.供應商基本信息營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等資質(zhì)證明文件。企業(yè)簡介、聯(lián)系方式、法定代表人信息等。2.合作協(xié)議與供應商簽訂的營養(yǎng)餐供應合同，明確雙方權利義務、供應標準、價格、付款方式等條款。補充協(xié)議、變更協(xié)議等相關文件。3.供應商評估記錄定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務水平、配送能力等進行評估的記錄，包括評估指標、評分結果、存在問題及改進措施等。供應商不良記錄及處理情況。（二）食材檔案1.食材采購記錄每次食材采購的訂單，包括采購日期、食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱等信息。采購發(fā)票、送貨單等憑證。2.食材驗收記錄驗收日期、驗收人員、食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況（如外觀、新鮮度、農(nóng)藥殘留檢測結果等）。驗收合格證明或不合格處理記錄。3.食材儲存記錄食材入庫日期、存放位置、庫存數(shù)量變動記錄。儲存環(huán)境監(jiān)測記錄，如溫度、濕度等。（三）加工制作檔案1.加工人員健康檔案加工人員的身份證復印件、健康證復印件。定期健康檢查記錄，包括檢查時間、檢查項目、檢查結果等。2.加工過程記錄每日加工食譜，明確食材使用量、烹飪方法、加工時間等。加工過程中的關鍵控制點記錄，如食材清洗消毒時間、烹飪溫度和時間等。食品添加劑使用記錄，包括添加劑名稱、使用量、使用時間、使用人員等。（四）配送檔案1.配送車輛檔案車輛行駛證、駕駛證復印件。車輛定期維護保養(yǎng)記錄，包括保養(yǎng)時間、保養(yǎng)項目、維修記錄等。車輛清潔消毒記錄，明確消毒時間、消毒方式、消毒人員等。2.配送路線及時間記錄規(guī)劃的配送路線圖，標注各配送點及預計到達時間。實際配送時間記錄，包括出發(fā)時間、到達各配送點時間等。配送過程中的溫度記錄（如采用冷鏈配送），確保食材在配送過程中的質(zhì)量安全。（五）食品安全檔案1.食品安全自查記錄定期開展食品安全自查的計劃、方案。自查記錄，包括自查時間、自查人員、自查項目、發(fā)現(xiàn)問題及整改措施等。2.食品安全事故應急預案及演練記錄應急預案，明確事故報告流程、應急處置措施、責任分工等。演練計劃、演練記錄及總結評估報告。3.食品安全檢測報告委托第三方檢測機構對營養(yǎng)餐食材、成品進行檢測的報告，包括檢測項目、檢測結果等。（六）人員培訓檔案1.培訓計劃制定的年度、季度人員培訓計劃，明確培訓目標、內(nèi)容、時間安排等。2.培訓記錄每次培訓的通知、培訓教材、培訓講師信息、參加培訓人員名單。培訓考核記錄，包括考核方式、考核成績、補考情況等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照檔案管理職責，及時收集本部門產(chǎn)生的營養(yǎng)餐相關檔案資料，并確保資料的真實性和完整性。2.檔案資料應在業(yè)務活動結束后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理人員。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案內(nèi)容分類及要求，分別建立文件夾或檔案盒。2.每份檔案資料應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)檔案資料，應去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或裝訂；對電子檔案資料，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲設備中。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案資料進行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案資料按照類別、時間順序等進行排列，裝入檔案盒或文件夾，并填寫檔案盒封面、脊背及文件夾標簽等信息。3.將歸檔后的檔案資料存放在專門的檔案庫房或檔案柜中。（二）保管期限1.供應商檔案、合作協(xié)議等長期保存，直至合作關系結束后[X]年。2.食材采購記錄、驗收記錄、加工制作記錄、配送記錄等保存期限為[X]年。3.食品安全檔案、人員培訓檔案等根據(jù)相關法律法規(guī)要求確定保管期限。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱營養(yǎng)餐檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容及查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導審批后方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱過程中應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽名確認。（三）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱營養(yǎng)餐檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應按時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的營養(yǎng)餐檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、查閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質(zhì)檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案資料保管期限屆滿或因其他原因失去保存價值的，經(jīng)檔案管理部門審核、公司分管領導批準后，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.經(jīng)審批同意后，由檔案管理人員會同相關部門人員共同對擬銷毀的檔案進行清點、核對，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如焚燒、粉碎等，并確保銷毀徹底。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄資料應與《檔案銷毀清冊》一同保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對營養(yǎng)餐檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、信息化管理及銷毀等環(huán)節(jié)。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立營養(yǎng)餐檔案管理工作考核機制，將