PAGE文書檔案制度化規(guī)范化一、總則（一）目的為加強本公司/組織文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高文書檔案的利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門形成的各類文書檔案的管理，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則文書檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集和整理公司/組織在各項活動中形成的各類文書檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全保密原則加強文書檔案的安全保護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。（四）管理職責1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織文書檔案管理制度。負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類文書檔案，確保檔案的完整和安全。建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進行銷毀處理。負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。開展檔案利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱登記等工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。2.各部門職責負責本部門文書材料的收集、整理和歸檔工作，確保材料的齊全、完整和準確。按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的應(yīng)歸檔文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。嚴格遵守公司/組織文書檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用本部門的檔案材料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。二、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司/組織制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等文件材料。3.公司/組織召開的各類會議形成的會議文件、會議記錄、紀要等。4.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.公司/組織的各類業(yè)務(wù)文件，如生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷等方面的文件。6.公司/組織的各類技術(shù)文件，如設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、工藝文件等。7.公司/組織的各類行政事務(wù)文件，如公文處理、印章管理、保密工作等方面的文件。8.公司/組織員工的個人檔案材料，如履歷表、考核表、獎懲材料等。9.其他與公司/組織工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文書材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整保存。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時進行備份，防止文件丟失或損壞。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，移交時間原則上為每年的[具體時間]。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類文書檔案按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類。年度分類法：將文書檔案按照形成年度進行分類，每年形成的檔案為一個類別。機構(gòu)（問題）分類法：按照公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進行分類，如行政部、財務(wù)部、市場部等，或者按照問題分為行政管理、財務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等類別。保管期限分類法：根據(jù)文件材料的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案。2.編號對分類后的檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號方法可采用“年度機構(gòu)（問題）保管期限流水號”的形式，如“2023行政部永久001”。3.編目編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊，便于查閱。4.裝訂對整理好檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。裝訂采用左側(cè)裝訂，裝訂線距左側(cè)邊[具體距離]，上下兩端各留[具體距離]。三、文書檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、利用、備份等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進行分類存儲，存儲格式應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)定。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期可根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，一般為每月或每季度備份一次。4.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案的非法訪問、篡改和泄露。四、文書檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則檔案利用工作應(yīng)以為公司/組織各項工作服務(wù)為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司/組織員工查閱本人檔案，應(yīng)填寫《個人檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，方可查閱。3.外單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出查閱申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并提交單位介紹信和查閱人員有效身份證件。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.檔案查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案，不得擅自復(fù)制檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。檔案利用登記應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交查閱人員保存。五、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的保存價值。2.價值鑒定原則根據(jù)檔案對公司/組織工作的查考利用價值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.慎重決定原則檔案鑒定工作應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行，慎重決定檔案的存毀，確保檔案鑒定工作的準確性和嚴肅性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員對檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，直接判斷檔案的保存價值。2.分析比較法對同類檔案進行分析比較，根據(jù)檔案的重要程度、利用頻率等因素，確定檔案的保存價值。3.專家咨詢法對于一些專業(yè)性較強的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對檔案進行鑒定后，提出檔案存毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、文號、責任者、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門負責組織實