PAGE校務(wù)公開檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校校務(wù)公開檔案管理，保障檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，促進(jìn)學(xué)校民主管理和科學(xué)決策，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門在校務(wù)公開工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映校務(wù)公開工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理校務(wù)公開過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和一致性。5.便利性原則：便于檔案的查閱、利用和保管，提高檔案管理工作效率。（四）管理職責(zé)1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校校務(wù)公開檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案的收集、整理、歸檔工作。集中保管全校重要的校務(wù)公開檔案，并提供查閱服務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門校務(wù)公開檔案的收集、整理、保管和移交工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案工作的順利開展。按照學(xué)校要求定期向?qū)W校辦公室報(bào)送檔案目錄及相關(guān)資料。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.校務(wù)公開工作方案、計(jì)劃、總結(jié)等文件。2.學(xué)校重大決策、重要事項(xiàng)的公示材料，包括會(huì)議紀(jì)要、決議、公告等。3.教職工代表大會(huì)、學(xué)生代表大會(huì)等會(huì)議的相關(guān)文件、資料，如提案、審議結(jié)果等。4.學(xué)校財(cái)務(wù)收支情況、預(yù)決算報(bào)告、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及依據(jù)等財(cái)務(wù)公開資料。5.學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目、物資采購(gòu)、招投標(biāo)等工作的相關(guān)文件、合同、協(xié)議等。6.人事任免、職稱評(píng)定、評(píng)優(yōu)評(píng)先等工作的公示材料及相關(guān)文件。7.學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)定、招生錄取等工作的公開信息及相關(guān)資料。8.學(xué)校與社會(huì)、家長(zhǎng)溝通交流的記錄，如家長(zhǎng)會(huì)資料、家長(zhǎng)意見反饋等。9.其他與校務(wù)公開相關(guān)的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的校務(wù)公開檔案材料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照校務(wù)公開的內(nèi)容類別進(jìn)行分類，如決策公開類、財(cái)務(wù)公開類、人事公開類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，具有唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度的校務(wù)公開檔案整理歸檔，并移交學(xué)校辦公室。對(duì)于重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。3.將檔案及移交清單一并移交學(xué)校辦公室，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.永久保管：涉及學(xué)校重大決策失誤、違法違紀(jì)行為等重要檔案，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保管：一般的校務(wù)公開檔案，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)等，保管期限為[X]年。3.短期保管：臨時(shí)性的校務(wù)公開資料，如某次會(huì)議的簡(jiǎn)單記錄等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.庫(kù)房建設(shè)：學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案存放：檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.環(huán)境維護(hù)：保持庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度適宜，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.安全管理：嚴(yán)格檔案庫(kù)房的出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱校務(wù)公開檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校辦公室查閱。2.校外單位或個(gè)人查閱檔案的，須持有單位介紹信或個(gè)人有效證件，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。（三）利用規(guī)定1.校務(wù)公開檔案主要用于學(xué)校內(nèi)部管理、決策參考、信息公開以及接受社會(huì)監(jiān)督等。2.利用檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行公開宣傳或引用，應(yīng)經(jīng)學(xué)校辦公室審核批準(zhǔn)，并注明檔案來源。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待原則，確保留存檔案的價(jià)值和銷毀檔案的安全性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由學(xué)校辦公室、紀(jì)檢部門、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對(duì)于確定已無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同紀(jì)檢部門人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，并由參與銷毀人員簽字。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立校務(wù)公開檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、遠(yuǎn)程查閱和信息共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入、修改、刪除等操作。2.查詢檢索：提供多種查詢檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.在線利用：支持用戶在線查閱、下載、打印檔案資料。（四）安全保障1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對(duì)用戶的操作進(jìn)行記錄和審計(jì)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校建立校務(wù)公開檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和查處。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案鑒定與銷毀工作的規(guī)范性。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時(shí)對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）結(jié)果運(yùn)用1.將檔案管理工作檢查結(jié)果納入學(xué)校各部