PAGE安徽扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安徽扶貧檔案管理，確保扶貧工作中形成的各類文件材料真實(shí)、完整、有效保存，為扶貧工作決策、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研究問(wèn)題提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)政府部門、扶貧工作機(jī)構(gòu)以及參與扶貧工作的相關(guān)單位在開(kāi)展扶貧工作過(guò)程中形成的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由各級(jí)扶貧工作機(jī)構(gòu)或指定的專門部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，不得弄虛作假。3.分類科學(xué)原則按照扶貧工作的不同類別和階段，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。二、檔案管理職責(zé)（一）各級(jí)扶貧工作機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)扶貧檔案管理的具體辦法和措施。2.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本地區(qū)扶貧檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)本級(jí)扶貧檔案的集中統(tǒng)一管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。4.開(kāi)展扶貧檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)扶貧檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、齊全完整。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、保密和安全工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極主動(dòng)地為扶貧工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.扶貧政策文件類包括國(guó)家和地方出臺(tái)的扶貧政策法規(guī)、規(guī)劃綱要、實(shí)施方案、指導(dǎo)意見(jiàn)等。2.項(xiàng)目管理類扶貧項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.資金管理類扶貧資金預(yù)算、撥款憑證、資金使用計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.貧困對(duì)象信息類貧困人口識(shí)別、幫扶、退出等相關(guān)資料，包括申請(qǐng)書、審核表、公示材料、幫扶記錄、脫貧證明等。5.幫扶工作類幫扶責(zé)任人工作記錄、幫扶措施落實(shí)情況、幫扶成效評(píng)估等資料。6.培訓(xùn)就業(yè)類貧困勞動(dòng)力培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、就業(yè)推薦材料、就業(yè)協(xié)議等。7.產(chǎn)業(yè)扶貧類產(chǎn)業(yè)扶貧項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、產(chǎn)業(yè)扶持資金使用情況、產(chǎn)業(yè)發(fā)展成效等資料。8.社會(huì)扶貧類社會(huì)捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)物資清單、幫扶活動(dòng)記錄等。9.其他類與扶貧工作相關(guān)的會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、宣傳資料、影像資料等。（二）收集要求1.各部門和單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)扶貧檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。3.對(duì)重要的扶貧文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)和電子兩種版本，以便于查閱和保存。（三）整理方法1.分類按照扶貧工作的類別和形成時(shí)間，將檔案分為綜合管理、政策法規(guī)、項(xiàng)目管理、資金管理、貧困對(duì)象、幫扶工作、培訓(xùn)就業(yè)、產(chǎn)業(yè)扶貧、社會(huì)扶貧等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度+流水號(hào)的方式，如2023001。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.各級(jí)扶貧工作機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲(chóng)藥品、滅火器材、溫濕度計(jì)等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案存儲(chǔ)位置索引，標(biāo)明檔案存放的具體位置，方便快速查找。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，并做好清查記錄。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存儲(chǔ)位置等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為扶貧工作決策提供參考依據(jù)，如查閱扶貧政策文件、項(xiàng)目實(shí)施情況、資金使用效果等。2.總結(jié)扶貧工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，通過(guò)查閱歷史檔案資料，分析扶貧工作中存在的問(wèn)題和不足之處。3.開(kāi)展扶貧工作研究，為學(xué)術(shù)研究、課題申報(bào)等提供檔案資料支持。4.接受上級(jí)檢查、審計(jì)和社會(huì)監(jiān)督，提供相關(guān)檔案資料作為證明。5.為貧困對(duì)象提供政策咨詢、幫扶記錄查詢等服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制檔案內(nèi)容及份數(shù)等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合扶貧工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容的重要性、時(shí)效性和完整性，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析結(jié)合扶貧工作的發(fā)展變化、檔案的形成背景、利用情況等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保存反映扶貧工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、長(zhǎng)期實(shí)施的扶貧項(xiàng)目等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。2.定期保存保存期限一般為[X]年，包括扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的階段性文件、一般性工作記錄等檔案。（五）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為扶貧工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)扶貧檔案管理的實(shí)際需求，選用合適的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)要求。2.對(duì)扶貧檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并按照檔案分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)。3.在信息化系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)措施，保障檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。（四）信息化利用服務(wù)1.在信息化系統(tǒng)中建立檔案檢索平臺(tái)，提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案信息。2.開(kāi)展檔案信息化遠(yuǎn)程利用服務(wù)，利用者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱和下載授權(quán)范圍內(nèi)的檔案資料。3.利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)扶貧檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，為扶貧工作決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級(jí)政府檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)扶貧檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各級(jí)扶貧工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)扶貧檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，是否滿足檔案保管和安全要求。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括信息化系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)安全管理、利用服務(wù)等方面的工作進(jìn)展。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心情況，是否具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查各級(jí)政府檔案行政管理部門和扶貧工作機(jī)構(gòu)定期組織對(duì)扶貧檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查對(duì)重點(diǎn)地區(qū)、重點(diǎn)部門的扶貧檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)扶貧檔案管理中的突出問(wèn)題或重要工作開(kāi)展專項(xiàng)檢查，