PAGE地產(chǎn)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司地產(chǎn)檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬地產(chǎn)項目公司涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、銷售、售后等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、圖紙、合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的地產(chǎn)檔案室，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司地產(chǎn)項目相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進行保密管理，防止信息泄露。5.便捷利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善公司地產(chǎn)檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類地產(chǎn)檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司提供決策支持和業(yè)務(wù)服務(wù)。6.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務(wù)指導。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集、分類存放和安全保管。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀、查詢、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知、圖紙會審記錄等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進度報表等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、檔案專項驗收意見等。6.銷售與售后文件：商品房預(yù)售許可證、銷售合同、客戶資料、售后服務(wù)記錄等。7.其他與地產(chǎn)項目相關(guān)的文件：會議紀要、來往函件、招投標文件、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，并編制目錄。3.對于重要文件和資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同介質(zhì)（紙質(zhì)、電子等），以確保檔案的安全和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為項目前期檔案、設(shè)計檔案、施工檔案、監(jiān)理檔案、竣工驗收檔案、銷售與售后檔案等大類，每大類下再細分若干小類。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“年度+項目編號+檔案類別編號+順序號”的方式進行編制。例如：202300101001，表示2023年第001個項目的第01類檔案中的第001份文件。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查詢和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的地產(chǎn)檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理存放。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和利用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司重大決策文件、重要合同協(xié)議、項目竣工決算報告等。2.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如項目建設(shè)過程中的重要文件、工程技術(shù)資料等。3.短期保管：對公司在較短時間內(nèi)有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的報表等。（三）檔案保管要求1.檔案室應(yīng)建立檔案入庫登記制度，對檔案的接收、移出等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲于不同介質(zhì)，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保電子檔案的安全和完整。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，檔案管理人員離開檔案室時應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備，確保檔案室安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對于仍有利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定是否銷毀。3.對確定銷毀檔案清單進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，報公司領(lǐng)導審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案室負責組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底清除。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，監(jiān)銷人和銷毀人應(yīng)在記錄上簽字確認。六、檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室收到查詢申請后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行查詢，并在規(guī)定時間內(nèi)提供查詢結(jié)果。查詢結(jié)果一般以復(fù)印件或電子文檔形式提供，如需提供原件，應(yīng)經(jīng)檔案室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查詢，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行審批，確保信息安全。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對借閱申請進行審核，對于符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記薄》，并將檔案交借閱人簽收。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案室管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔相應(yīng)責任。5.外單位人員因特殊原因需要借閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并由公司相關(guān)部門人員陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等，向上級主管部門和公司領(lǐng)導報送，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.公司因機構(gòu)調(diào)整、項目結(jié)束等原因，需要