PAGE工程部文件檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程部文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工程部實際情況，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于工程部各部門及全體員工在文件檔案管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：工程部文件檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保各類文件檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：文件檔案應(yīng)如實反映工程部各項工作的實際情況，保證內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.便于利用原則：文件檔案的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，以滿足工程部日常工作及項目建設(shè)的需要。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的丟失、損壞和泄密。二、文件檔案管理職責(zé)（一）工程部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)工程部文件檔案管理工作，確保本規(guī)章制度的有效執(zhí)行。2.審批重要文件檔案管理流程及相關(guān)決策，協(xié)調(diào)解決文件檔案管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查工程部各部門文件檔案管理工作的落實情況。（二）文件檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)工程部文件檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等日常管理工作。2.建立健全文件檔案管理臺賬，及時更新文件檔案信息，確保臺賬與實際檔案相符。3.按照規(guī)定的借閱流程，辦理文件檔案的借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。4.定期對文件檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.協(xié)助各部門做好文件材料的立卷歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。（三）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步審核，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的文件材料移交至文件檔案管理員。3.對本部門員工進(jìn)行文件檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)和教育，提高員工的文件檔案管理意識。（四）員工職責(zé)1.及時將工作中形成的各類文件材料交至本部門負(fù)責(zé)人，確保文件材料的及時收集。2.配合部門負(fù)責(zé)人和文件檔案管理員做好文件材料的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守文件檔案借閱、使用規(guī)定，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄露文件檔案內(nèi)容。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程合同文件：涵蓋工程總承包合同、勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。3.工程技術(shù)文件：如施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工組織設(shè)計方案、施工技術(shù)交底、工程變更通知等。4.工程質(zhì)量文件：包含工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、質(zhì)量問題處理記錄等。5.工程安全文件：涉及安全生產(chǎn)許可證、安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告及處理等。6.工程進(jìn)度文件：有工程進(jìn)度計劃、進(jìn)度報表、工程延誤及趕工記錄等。7.工程成本文件：包括工程預(yù)算、結(jié)算文件，成本核算報表、費(fèi)用支付憑證等。8.行政管理文件：如工程部內(nèi)部管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事文件等。（二）文件編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[部門代碼][年份][流水號]。2.部門代碼：根據(jù)工程部各部門的名稱縮寫設(shè)定，如工程一部為“GC01”，工程二部為“GC02”等。3.年份：文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的文件編號中年份部分為“23”。4.流水號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始遞增。例如，工程一部2023年形成的第5份文件編號為：GC0123005。四、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作實際需要，內(nèi)容詳實、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。3.文件起草人應(yīng)注明文件的標(biāo)題、主題、起草日期、起草人等信息。（二）文件審核1.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合實際工作要求、格式是否規(guī)范等。2.涉及重大事項、重要決策或與其他部門有密切關(guān)聯(lián)的文件，需提交工程部經(jīng)理進(jìn)行審核。工程部經(jīng)理應(yīng)從整體工作角度出發(fā)，對文件的合法性、合理性、可行性等進(jìn)行全面審查，并提出審核意見。3.文件審核通過后，方可進(jìn)行印發(fā)、存檔等后續(xù)操作。審核未通過的文件，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，重新提交審核。五、文件的印發(fā)與存檔（一）文件印發(fā)1.文件經(jīng)審核通過后，由文件檔案管理員按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印、復(fù)印或電子文檔制作。2.印發(fā)的文件應(yīng)加蓋工程部公章或相關(guān)部門印章，并注明印發(fā)日期。（二）文件存檔1.文件印發(fā)后，文件檔案管理員應(yīng)及時將紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類順序裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別名稱。電子文件應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲，確保文件存儲路徑清晰、易于查找。2.對于重要文件的電子文檔，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)，并分別存放于不同地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、文件的借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱文件檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文件檔案管理員。（二）借閱審批1.文件檔案管理員收到《文件檔案借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)文件的密級、重要程度等進(jìn)行審核。2.對于普通文件的借閱申請，由文件檔案管理員直接審批；對于涉及機(jī)密、絕密級文件的借閱申請，需經(jīng)工程部經(jīng)理審批。3.審批通過后，文件檔案管理員在《文件檔案借閱申請表》上簽署審批意見，并注明借閱期限。（三）借閱登記1.文件檔案管理員根據(jù)審批后的《文件檔案借閱申請表》，對借閱人進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱及編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)。（四）文件借閱1.文件檔案管理員按照借閱登記信息，向借閱人提供相應(yīng)的文件檔案。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)在借閱期限內(nèi)及時收回；對于電子文件，可根據(jù)實際情況提供復(fù)制件或允許借閱人在規(guī)定的存儲設(shè)備上查閱，但應(yīng)確保文件的安全性和完整性。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向文件檔案管理員報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）文件歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文件檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向文件檔案管理員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.文件檔案歸還時，文件檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在借閱登記本上注明歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.對于歸還的紙質(zhì)文件，如發(fā)現(xiàn)有損壞或缺失頁等情況，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償；對于電子文件，如發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)丟失或被篡改等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.工程部員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密、項目機(jī)密等重要文件檔案予以保密。2.對于機(jī)密、絕密級文件，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，防止文件信息泄露。3.在文件的起草、審核、印發(fā)、傳閱、借閱等過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸和了解文件內(nèi)容。4.員工離職時，應(yīng)將所保管的文件檔案全部移交，不得私自留存或帶走。（二）文件銷毀1.文件檔案在保存期滿或已失去保存價值時，由文件檔案管理員提出銷毀申請，并填寫《文件檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件檔案銷毀申請表》經(jīng)工程部經(jīng)理審批后，方可進(jìn)行文件銷毀操作。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如紙質(zhì)文件可采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子文件應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。4.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完成后，在《文件檔案銷毀申請表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由監(jiān)督人簽字確認(rèn)。八、文件檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.文件檔案管理員應(yīng)定期對工程部的文件檔案進(jìn)行整理，確保文件分類清晰、排列有序。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，按照文件大小、厚度進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.電子文件應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行命名和存儲，文件名應(yīng)簡潔明了，反映文件的主要內(nèi)容和形成日期。（二）歸檔流程1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的文件材料進(jìn)行整理，按照工程部文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并編制文件目錄。2.各部門整理好的文件材料經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交至文件檔案管理員。3.文件檔案管理員收到各部門移交的文件材料后，進(jìn)行再次審核和整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。4.根據(jù)文件的分類和編號規(guī)則，對文件進(jìn)行編目、裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別名稱、年份、起止編號等信息。5.將整理好的檔案資料按照檔案庫房的布局進(jìn)行存放，建立檔案存放索引，以便于查詢和管理。九、檔案庫房管理（一）庫房環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類順序依次存放，不同類別的檔案之間應(yīng)留有適當(dāng)?shù)拈g隔，便于查找和搬運(yùn)。2.檔案盒應(yīng)整齊排列在檔案架上，檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份等信息，便于快速定位和查找檔案。（三）庫房安全管理1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員