PAGE檔案管理制度公司文件一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保公司文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文件檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則文件檔案應(yīng)涵蓋公司運(yùn)營管理的各個(gè)方面，保證其全面性和完整性。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類文件檔案，建立檔案信息管理系統(tǒng)。3.對(duì)文件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。4.負(fù)責(zé)文件檔案的借閱、查閱、歸還登記及跟蹤管理，保證檔案的安全和正常使用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交綜合管理部門。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)協(xié)助綜合管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司文件檔案管理制度，妥善保管本部門使用的文件檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失。4.在工作中積極配合綜合管理部門的檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件類涉及公司各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料等。3.財(cái)務(wù)文件類財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事文件類員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利資料等。5.技術(shù)文件類產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案等。6.其他文件類除上述類別外的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)資料、榮譽(yù)證書等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文件編號(hào)由類別代碼、年份、流水號(hào)組成類別代碼采用大寫字母表示，如行政文件類為“XZ”，業(yè)務(wù)文件類為“YW”等。年份采用公元紀(jì)年全稱，如“2023”。流水號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，從“001”開始依次編號(hào)。2.示例一份行政文件，類別代碼為“XZ”，年份為“2023”，流水號(hào)為“010”，則其編號(hào)為“XZ2023010”。四、文件的形成與收集（一）文件形成要求1.公司員工在工作中應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。2.文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一格式的紙張、字體、排版等要求進(jìn)行制作，便于存檔和查閱。3.涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同起草、審核，確保文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。（二）文件收集范圍1.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。2.公司內(nèi)部的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。4.員工的工作成果、業(yè)績(jī)報(bào)告、培訓(xùn)記錄等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品說明書、工藝文件等。7.公司的行政公文、通知公告、規(guī)章制度等。8.其他與公司運(yùn)營管理相關(guān)的文件資料。（三）收集時(shí)間要求1.各部門應(yīng)在每月末將當(dāng)月形成的文件資料進(jìn)行初步整理，于次月5日前移交綜合管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的文件資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后10日內(nèi)移交綜合管理部門。五、文件的整理與歸檔（一）整理要求1.綜合管理部門收到各部門移交的文件資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行分類、排序，確保同一類文件集中存放。3.去除文件中的金屬物、訂書釘?shù)?，?duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。（二）歸檔要求1.整理后的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案柜或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中。2.檔案應(yīng)按照類別、年份、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.建立電子檔案庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，與紙質(zhì)檔案同步管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。六、文件的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、歷史沿革、產(chǎn)權(quán)關(guān)系等重要文件檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他文件檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，分別確定保管期限為3年、5年、10年等。3.保管期限的確定和調(diào)整由綜合管理部門會(huì)同相關(guān)部門根據(jù)文件檔案的實(shí)際情況進(jìn)行確定和調(diào)整，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。七、文件的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱文件檔案，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過15個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、傳播或丟失。4.借閱人員歸還文件檔案時(shí)，應(yīng)在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)，綜合管理部門負(fù)責(zé)檢查文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件檔案，可直接到綜合管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將文件檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印文件檔案，應(yīng)填寫《文件復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由綜合管理部門工作人員負(fù)責(zé)復(fù)印，并進(jìn)行登記。4.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的文件檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。（三）外部人員查閱規(guī)定1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司文件檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部人員查閱文件檔案時(shí)，應(yīng)有公司相關(guān)人員陪同，并在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.外部人員如需復(fù)印或摘錄文件檔案，應(yīng)填寫《文件復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門工作人員負(fù)責(zé)辦理，并進(jìn)行登記。4.外部人員查閱文件檔案后，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得將文件檔案用于其他目的或泄露給第三方。八、文件的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的文件檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.與接觸保密文件檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.在文件檔案的保管、借閱、查閱等環(huán)節(jié)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問權(quán)限等。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)和防范能力。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、檔案存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理。2.配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案安全進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)進(jìn)行整改。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。九、文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)文件檔案的保管期限、重要程度、使用價(jià)值等因素，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，確定其是否已到保管期限、是否失去保存價(jià)值等。2.對(duì)鑒定后確定需要銷毀的檔案，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。