PAGE公司歷史檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司歷史檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的具有保存價值的歷史檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司歷史檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司的歷史發(fā)展過程和各項工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個歷史階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的歷史檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司歷史檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司歷史檔案，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門做好本部門歷史檔案的收集、整理和歸檔工作，對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.定期對公司歷史檔案進(jìn)行清理和鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門歷史檔案的收集、整理和歸檔工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并將檔案管理工作納入部門日常工作范疇。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交本部門的歷史檔案，并確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、批復(fù)文件等。2.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表等文件。4.公司重要會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司領(lǐng)導(dǎo)重要講話、批示、指示等文件。6.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實物檔案。7.公司在不同歷史時期的宣傳資料、圖片、影像等資料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時收集本部門形成的檔案材料，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。2.對于重要的檔案材料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同的載體上，如紙質(zhì)、電子等，以確保檔案的安全性和完整性。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的分類目錄和索引，方便檢索和利用。3.實物檔案應(yīng)妥善保管，可根據(jù)實物的特點(diǎn)采取相應(yīng)的保管方式，如陳列展示、密封保存等。（三）保管期限1.公司歷史檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要會議記錄、重大決策文件等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，按照檔案保管期限的規(guī)定，提出檔案保管期限的建議，報綜合管理部門審核確定。（四）檔案的定期檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.檢查周期一般為每年一次，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，并建立檔案檢查臺賬，以便跟蹤檔案的保管情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司的歷史發(fā)展和現(xiàn)實需要出發(fā)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司歷史檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與公司的其他檔案、同類企業(yè)的檔案進(jìn)行分析比較，確定其在公司歷史發(fā)展中的地位和作用。3.效益評估法：評估檔案對公司當(dāng)前和未來工作的利用效益，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀檔案應(yīng)編制銷毀清冊，記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、利用歷史檔案的。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、利用歷史檔案的。3.外部單位因工作需要查閱、利用公司歷史檔案的，但必須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、利用歷史檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。3.外部單位查閱、利用公司歷史檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。公司綜合管理部門審核同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，外部單位應(yīng)按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱檔案。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表或查閱申請函的要求，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：對于確需借閱檔案的，應(yīng)按照借閱期限辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)制：對于因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人員等信息。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司歷史檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求