PAGE古冶區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強古冶區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于古冶區(qū)各機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則古冶區(qū)檔案管理工作在區(qū)委、區(qū)政府的統(tǒng)一領導下，實行分級管理。各單位負責本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受區(qū)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。2.集中管理原則各單位應設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，集中統(tǒng)一管理本單位的各類檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.完整準確原則各單位應按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時、全面、準確地收集、整理各類檔案，保證檔案內容的真實性和可靠性。4.便于利用原則檔案管理工作應遵循便于利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為各項工作提供優(yōu)質服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案行政管理部門古冶區(qū)檔案行政管理部門負責全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和業(yè)務培訓等工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全區(qū)檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.制定全區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，對各單位檔案工作進行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務素質和管理水平。4.負責接收、征集、整理和保管全區(qū)重要檔案資料，提供檔案查閱利用服務。5.指導各單位檔案信息化建設，推進檔案信息資源共享。（二）各單位檔案管理機構各單位應根據(jù)工作需要設立檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作。檔案管理機構或檔案管理人員的職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，負責本單位檔案的日常管理工作。2.制定本單位檔案收集、整理、保管、利用等工作計劃，并組織實施。3.負責收集、整理、分類、編目、裝訂本單位形成的各類檔案，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。4.建立健全檔案管理制度，嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱、保密等規(guī)定，確保檔案安全。5.定期對檔案進行清查、核對，對破損、褪色、變質的檔案及時進行修復和復制。6.負責本單位檔案信息化建設，將重要檔案資料錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。7.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為領導決策和各項工作提供依據(jù)。8.接受區(qū)檔案行政管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，按時報送檔案工作統(tǒng)計報表和工作總結。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍各單位應收集反映本單位職能活動、歷史沿革、工作成果等方面的各類文件材料，包括但不限于以下內容：1.上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.本單位開展業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、招投標文件、項目資料、技術文件等。4.本單位的人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等專門檔案。5.本單位組織的重要活動、重大事件形成的文件材料、照片、音像資料等。6.本單位與其他單位往來的信函、電報、電話記錄、電子郵件等。7.本單位獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。（二）收集要求1.各單位應明確檔案收集的責任部門和責任人，確保檔案收集工作的及時、全面。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理，定期向本單位檔案管理機構移交，不得積壓或擅自銷毀。3.對于重要文件材料或涉及多個部門的文件材料，檔案形成部門應主動與相關部門溝通協(xié)調，確保文件材料的完整收集。4.收集的檔案應保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理工作包括分類、裝訂、編目等環(huán)節(jié)。1.分類各單位應根據(jù)檔案的內容和形式，制定科學合理的分類方案。一般可按照年度、機構（問題）、保管期限等進行分類。年度分類法：將檔案按其形成的年度進行分類。機構（問題）分類法：按照檔案內容所反映的機構或問題進行分類。保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。2.裝訂對紙質檔案進行裝訂時，應拆除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。3.編目檔案編目包括編制卷內文件目錄、備考表、案卷目錄等。卷內文件目錄應按照文件排列順序逐件填寫，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁號等項目；備考表應填寫卷內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；案卷目錄應按照案卷排列順序填寫案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等項目。四、檔案的保管（一）保管場所各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合以下要求：1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設施設備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如辦公桌椅、檔案架、電腦、打印機、復印機等，便于檔案管理人員開展工作。（二）檔案裝具檔案裝具應選用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放整齊、有序、安全。1.檔案柜應堅固耐用，便于移動和排列，應根據(jù)檔案的分類和保管期限進行合理配置。2.檔案盒應采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，盒面應標明全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號等項目，便于檔案的查找和管理。（三）檔案保管要求1.各單位應建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應定期對檔案進行整理、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、變質的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。未經批準，任何人不得擅自進入檔案庫房。4.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。5.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止病蟲害滋生。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理、及時的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為各項工作提供有效服務。（二）利用范圍檔案利用的范圍主要包括：1.本單位內部查閱，用于工作參考、決策依據(jù)、解決問題等。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱本單位檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等因辦案需要查閱本單位檔案。4.社會各界因特殊需要查閱本單位公開的檔案資料。（三）利用手續(xù)1.本單位內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱登記表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理機構查閱。2.上級機關、其他單位查閱本單位檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、內容和范圍，經本單位分管領導簽字同意后，由檔案管理機構提供查閱服務。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等查閱本單位檔案，應持相關法律文書或證明文件，經本單位主要領導簽字同意后，按照規(guī)定程序查閱。4.社會各界查閱本單位公開的檔案資料，應填寫《檔案查閱申請表》，經檔案管理機構審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。（四）利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件。查閱檔案時，利用者應在檔案管理機構指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.對于涉及機密、秘密的檔案，檔案管理人員應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍和使用方式，確保檔案信息安全。3.檔案管理人員應積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為利用者提供方便快捷的服務。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織各單位應成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對本單位保管期滿的檔案進行鑒定。（三）鑒定內容檔案鑒定工作主要從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行審查，判斷檔案是否仍有保存價值。1.對反映本單位主要職能活動、歷史沿革、重大事件等具有重要憑證和參考價值的檔案，應繼續(xù)保存。2.對已過保管期限，但仍需查考利用的檔案，可適當延長保管期限。3.對保管期滿且確無保存價值的檔案，應予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對保管期滿的檔案進行逐卷鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，包括檔案題名、年度、保管期限、卷號、文號、數(shù)量等內容。2.《檔案銷毀清冊》經本單位分管領導審核簽字后，報本單位主要領導批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理機構和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀檔案的內容和數(shù)量，確保銷毀徹底，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標各單位應積極推進檔案信息化建設，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化建設內容1.檔案信息采集將紙質檔案、電子文件等各類檔案資料進行數(shù)字化處理，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)字化處理應保證檔案內容的完整、準確，圖像清晰、可讀。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設建立功能齊全、操作簡便、安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案檢索、借閱管理、權限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復等功能。3.檔案信息資源共享通過檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源在本單位內部的共享，為各部門提供便捷的檔案查閱利用服務。同時，根據(jù)工作需要，逐步推進檔案信息資源在全區(qū)范圍內的共享。（三）信息化管理要求1.各單位應加強檔案信息化管理的組織領導，明確專人負責檔案信息化建設工作，確保檔案信息化建設順利推進。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作，確保檔案信息安全。3.定期對檔案