PAGE金礦檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強金礦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在金礦生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本金礦所屬各部門、各單位以及與金礦相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指金礦在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對金礦具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：金礦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映金礦各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和保存金礦在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及金礦機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)金礦檔案的全面管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善金礦檔案管理制度。2.負責(zé)金礦各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。8.對各部門、各單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門、各單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各單位應(yīng)明確一名負責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作。2.負責(zé)將本部門、本單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，按照檔案管理要求及時收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門、本單位檔案的安全與完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括金礦的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案：涵蓋金礦地質(zhì)勘探資料、采礦設(shè)計圖紙、選礦工藝流程、設(shè)備技術(shù)資料、安全技術(shù)檔案等。3.經(jīng)營管理檔案：如市場營銷資料、合同協(xié)議、招投標文件、物資采購檔案、經(jīng)濟核算檔案等。4.科研檔案：包括科研項目立項報告、研究成果報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)專利等。5.基本建設(shè)檔案：涉及金礦新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。6.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄金礦重要活動、生產(chǎn)場景、設(shè)備運行等情況的資料。7.實物檔案：包括具有紀念意義或保存價值的獎杯、證書、模型等實物。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本單位在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負責(zé)跟蹤收集，確保檔案的及時歸檔。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲，保證電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于管理和查閱。3.整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理、科研、基本建設(shè)、聲像、實物等類別。在每個類別下，再按照年度、保管期限等進行細分。2.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，采用“全宗號目錄號案卷號件號”的編號方式，確保檔案編號能夠準確反映檔案的類別、存放位置和順序。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地點。2.庫房應(yīng)具備足夠的面積，滿足檔案存放的需求，并根據(jù)檔案類別和保管期限進行合理分區(qū)。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序、便于查找。4.配備必要的安全防護設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，保障檔案庫房的安全與環(huán)境適宜。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。4.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。對需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀。（三）檔案借閱與歸還1.建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等規(guī)定。2.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表，嚴格審核借閱人的身份和借閱權(quán)限，對符合要求的借閱申請予以批準，并按照規(guī)定提供檔案。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用檔案名稱及數(shù)量、利用目的、歸還日期等信息。檔案利用登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)分主次、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門的專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定標準1.依據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，判斷檔案是否具有保存價值。2.對于反映金礦主要職能活動、歷史發(fā)展、重大事件等方面的檔案，應(yīng)重點保存；對于一般性事務(wù)、重復(fù)文件等價值不大的檔案，可以考慮銷毀。3.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對到期檔案進行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，填寫《檔案鑒定銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。2.《檔案鑒定銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、金礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在《檔案鑒定銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，確保檔案信息的準確性和完整性。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的金礦檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和高效化利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對電子檔案進行規(guī)范整理，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、編號、著錄等，確保電子檔案能夠順利導(dǎo)入系統(tǒng)。3.在數(shù)字化檔案采集過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和質(zhì)量檢查工作，確保采集數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用功能強大、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足檔案管理的各項業(yè)務(wù)需求。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析、權(quán)限管理等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和時效性。（四）檔案信息安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，嚴格遵守信息安全管理制度。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)