PAGE數(shù)字化校園檔案處理制度一、總則（一）目的為了加強學校數(shù)字化校園檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，提高學校管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位在教學、科研、管理等活動中形成的具有保存價值的數(shù)字化檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校綜合檔案室負責全校數(shù)字化檔案的集中管理，各部門、各單位應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案的形成應真實反映學校各項工作的實際情況，確保檔案內容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：加強檔案信息安全管理，采取有效措施防止檔案信息的泄露、丟失和損壞，確保檔案信息的安全保密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為學校各項工作提供便捷、高效的檔案信息服務。二、檔案管理職責（一）學校綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責全校數(shù)字化檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用和維護，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。5.參與學校重大活動和重要項目的檔案管理工作，對檔案形成過程進行監(jiān)督和指導。（二）各部門、各單位職責1.負責本部門、本單位檔案的收集、整理、分類和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照學校檔案管理規(guī)定，定期將本部門、本單位的檔案移交學校綜合檔案室集中管理，并辦理交接手續(xù)。3.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門、本單位檔案工作的日常管理和協(xié)調，配合學校綜合檔案室開展檔案業(yè)務工作。4.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全保密，不得擅自銷毀、轉讓或出借檔案。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范。2.熟悉檔案業(yè)務知識，掌握檔案管理技能，具備一定的計算機操作能力和信息化管理水平。3.負責檔案的收集、整理、鑒定、編目、上架、保管、統(tǒng)計等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準確、保管安全。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學校各項工作提供檔案查閱、借閱等服務，及時反饋檔案利用效果。5.保守檔案機密，維護檔案的安全和完整，不得泄露檔案內容和信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學校在教學、科研、管理等活動中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于以下方面：上級機關下發(fā)的與學校有關的文件、指示、通知等。學校制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、紀要等。教學方面的教案、課件、試卷、成績冊、教學評估材料等?？蒲蟹矫娴捻椖可陥髸⒀芯繄蟾?、論文、著作、專利等。學生管理方面的學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)材料等。人事管理方面的教職工檔案、招聘材料、考核材料、職稱評審材料等。財務管理方面的會計憑證、賬簿、報表等。基建、設備管理方面的項目規(guī)劃、設計圖紙、招投標文件、驗收報告等。2.學校舉辦的各類重大活動、重要會議、外事活動等形成的具有保存價值的文件、照片、音像資料等。3.學校與校外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目材料等。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時收集本部門、本單位的檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案收集應做到全面、及時、準確，不得遺漏重要文件和資料。對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.在檔案收集過程中，應注意對檔案資料的真實性和完整性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關部門或人員溝通核實，確保檔案質量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學、編號規(guī)范、排列有序。3.電子檔案的整理應符合國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范，采用元數(shù)據(jù)管理方式，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并與紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行關聯(lián)。（四）整理方法1.紙質檔案整理：分類：按照檔案的類別分為黨群、行政、教學、科研、學生、人事、財務、基建、設備等類別，再按照年度進行細分。編號：為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、保管期限、類別號、件號等組成。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應包含檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。裝訂：對破損的檔案進行修復，對紙張規(guī)格不一致的檔案進行折疊或裱糊，然后按照卷內文件順序進行裝訂。裝訂應整齊牢固，不掉頁、不壓字。2.電子檔案整理：分類：按照紙質檔案的分類方法對電子檔案進行分類，建立相應的文件夾結構。命名：電子文件的命名應簡潔明了，反映文件的主題和內容，便于識別和查找。文件名應包含年度、保管期限、類別、題名等信息。元數(shù)據(jù)采集：采集電子文件的元數(shù)據(jù)信息，包括文件的題名、作者、日期、格式、大小、密級等，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。存儲：將電子檔案存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。存儲設備應按照存儲介質的要求進行管理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和學校檔案管理的實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面審查、綜合分析的原則，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行全面評估，確定檔案的保存價值。3.鑒定工作應確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性，不得隨意銷毀檔案。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括學校制定的重要規(guī)章制度、學校歷史沿革、重大事件記錄、重要會議文件、重要科研成果、重要人事任免等檔案。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年和10年兩種。凡是在一定時期內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。主要包括一般性的教學、科研、管理文件，學生學籍檔案、教職工考核材料等檔案。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由學校綜合檔案室負責人、各部門檔案工作兼職人員以及相關業(yè)務專家組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定原則和保管期限劃分標準，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。3.填寫檔案鑒定表，詳細記錄檔案的題名、編號、形成時間、內容摘要、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。4.對鑒定結果進行公示，廣泛征求各部門、各單位的意見，如有異議，進行復查核實。5.根據(jù)鑒定結果，對檔案進行調整和處理，確定最終的保管期限。五、檔案保管（一）保管要求1.學校綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對不同載體的檔案應分別保管，紙質檔案應按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并建立相應的存儲目錄。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）電子檔案保管1.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的存儲介質上，并異地存放。2.采用先進的電子檔案存儲技術和設備，確保電子檔案的長期可讀和可利用。定期對電子檔案存儲設備進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.對電子檔案的訪問和使用進行嚴格的權限管理，設置不同的用戶角色和權限，確保電子檔案信息的安全保密。4.按照國家有關電子文件管理的規(guī)定，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行長期保存，確保電子檔案的真實性和完整性。（三）檔案保密1.加強檔案保密教育，提高檔案工作人員和利用者的保密意識，嚴格遵守檔案保密制度。2.對涉及國家機密、學校商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取嚴格的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.檔案查閱和借閱應履行審批手續(xù)，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。查閱和借閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自帶出或復制檔案內容。4.檔案工作人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內容和信息。對違反檔案保密制度的行為，應依法依規(guī)追究責任。六、檔案利用（一）利用范圍1.學校內部各部門、各單位因教學、科研、管理等工作需要查閱檔案的。2.學校教職工因個人工作需要查閱本人檔案或與工作相關檔案的。3.學生因學籍管理、畢業(yè)、就業(yè)等需要查閱本人檔案或相關檔案的。4.校外單位因工作需要查閱學校檔案的，應按照國家有關規(guī)定和學校相關程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到學校綜合檔案室查閱紙質檔案或電子檔案。查閱時，檔案工作人員應提供必要的幫助和指導，確保利用者能夠準確、快速地找到所需檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報學校綜合檔案室審批。借閱期限一般不得超過兩周，并應按時歸還。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經學校綜合檔案室負責人審批后，由檔案工作人員按照規(guī)定的程序進行復制。復制檔案應保證內容完整、清晰，不得擅自更改檔案內容。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時間等信息。2.檔案利用登記應及時、準確、完整，檔案工作人員應定期對利用登記情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理和利用工作提供參考依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限、載體形式等基本情況。3.檔案工作人員的配備、培訓、考核等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.采用計算機輔助統(tǒng)計的方法，利用檔案管理系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計和分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。3.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行審核和檢查，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。（三）統(tǒng)計報表1.按照國家有關檔案統(tǒng)計報表制度的要求，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應內容完整、數(shù)據(jù)準確、報送及時，報表格式應符合上級主管部門的規(guī)定。3.對檔案統(tǒng)計報表中的數(shù)據(jù)進行分析和總結，撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，為學校檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案編研（一）編研內容1.根據(jù)學校檔案資源和工作需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革、專題匯編等。2.對學校重要歷史事件、重大活動、知名人物等進行專題研究，挖掘檔案信息資源，形成具有一定學術價值和歷史意義的編研成果。3.結合學校教學、科研、管理等工作實際，編寫實用的檔案資料手冊，為學校各項工作提供便捷的檔案信息服務。（二）編研要求1.檔案編研工作應遵循真實性、科學性、實用性的原則，確保編研成果的質量。2.編研人員應具備扎實的檔案業(yè)務知識和相關學科知識，熟悉檔案編研方法和技巧，認真查閱檔案資料，廣泛收集相關信息，確保編研內容的全面、準確。3.編研成果應語言規(guī)范、邏輯嚴謹、內容精煉，具有較高的可讀性和參考價值。編研成果應按照規(guī)定的格式進行排版和印刷，并注明編研人員、編研時間、資料來源等信息。（三）編研成果管理1.對編研成果進行分類整理，建立編研成果檔案，妥善保管。編研成果檔案應包括編研計劃、編研過程中形成的各種資料、編研成果文本等。2.積極推廣編研成果的應用，通過學校內部網站、檔案信息系