PAGE財務(wù)放檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)檔案管理工作。（三）定義財務(wù)檔案是指公司在財務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料，以及與財務(wù)相關(guān)的其他資料，如財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、稅務(wù)資料、審計報告等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司財務(wù)檔案由財務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.安全保密原則：加強(qiáng)財務(wù)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。3.有效利用原則：充分發(fā)揮財務(wù)檔案的作用，為公司的財務(wù)管理、決策支持等提供有效服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善財務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立財務(wù)檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)對財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、歸檔等。2.負(fù)責(zé)建立財務(wù)檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進(jìn)行記錄和跟蹤。3.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的期限對財務(wù)檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。5.協(xié)助財務(wù)部門完成其他與財務(wù)檔案管理相關(guān)的工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)及時將本部門產(chǎn)生的與財務(wù)相關(guān)的資料移交財務(wù)部門，確保財務(wù)檔案的完整性。2.在涉及財務(wù)檔案查詢、借閱等工作時，應(yīng)積極配合財務(wù)部門，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財務(wù)報告：包括月度、季度、年度財務(wù)報表，以及財務(wù)分析報告等。4.稅務(wù)資料：包括納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等。5.審計資料：包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。6.財務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、月度預(yù)算等。7.其他財務(wù)資料：如銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表、財務(wù)合同等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照財務(wù)部門的要求，及時將本部門產(chǎn)生的財務(wù)資料移交財務(wù)部門，移交時應(yīng)填寫《財務(wù)資料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.財務(wù)人員應(yīng)在每月末或每季度末，及時收集和整理本期間的財務(wù)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于重要的財務(wù)資料，應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，以防止資料丟失。（三）整理方法1.會計憑證應(yīng)按照編號順序進(jìn)行整理，每本憑證應(yīng)加具封面和封底，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類進(jìn)行整理，每本賬簿應(yīng)加具封面，封面應(yīng)注明賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容。3.財務(wù)報告應(yīng)按照月度、季度、年度等分類進(jìn)行整理，每份報告應(yīng)加具封面，封面應(yīng)注明報告名稱、年度、月份等內(nèi)容。4.稅務(wù)資料、審計資料、財務(wù)預(yù)算等其他財務(wù)資料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，每類資料應(yīng)加具封面，封面應(yīng)注明資料名稱、年度、月份等內(nèi)容。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.財務(wù)檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類歸檔，歸檔時應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨保存，以便于查詢和核對。3.歸檔后的財務(wù)檔案應(yīng)整齊排列，便于保管和查閱。（二）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等主要財務(wù)檔案的保管期限為[X]年，其中涉及外事和對私改造的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等永久保存。2.稅務(wù)資料、審計資料、財務(wù)預(yù)算等其他財務(wù)資料的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般為[X]年至[X]年不等。3.保管期限從會計年度終了后的第一天算起。（三）保管方式1.財務(wù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的財務(wù)檔案，應(yīng)采用加密存儲等安全措施，確保檔案信息的安全。（四）保管地點及環(huán)境要求1.財務(wù)檔案應(yīng)存放在公司專門的檔案保管地點，檔案保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案保管地點應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案保管地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.查閱財務(wù)檔案后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱財務(wù)檔案時，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、借閱檔案名稱、歸還日期等。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部門。5.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容和借閱登記記錄，無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱或借閱公司財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》或《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時間等，經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.外部單位查閱或借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)在公司指定的地點進(jìn)行，查閱或借閱人員不得擅自將檔案帶出公司，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.外部單位查閱或借閱財務(wù)檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還公司財務(wù)部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е仑攧?wù)檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進(jìn)行清查和鑒定，提出銷毀意見，并編制《財務(wù)檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等。2.《財務(wù)檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的內(nèi)容和清單，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔保管。（三）特殊檔案銷毀規(guī)定對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊財務(wù)檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的電子化存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.利用信息化技術(shù)，對財務(wù)檔案進(jìn)行分類、索引、標(biāo)注等處理，方便檔案的查詢和利用。3.通過信息化手段，加強(qiáng)對財務(wù)檔案的安全管理，防止檔案信息泄露和損壞。（二）信息化管理流程1.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化掃描，掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和加密處理，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和安全性。2.將電子化后的財務(wù)檔案上傳至財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，并按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類、索引、標(biāo)注等處理，建立電子檔案目錄和索引。3.在財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)中，設(shè)置檔案查詢、借閱、統(tǒng)計等功能模塊，方便公司內(nèi)部人員進(jìn)行檔案查詢、借閱等操作，并對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。4.定期對財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)對財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案信息。2.定期對財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證財務(wù)檔案管理工作的正常進(jìn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查財務(wù)檔案管理制度的