PAGE特檢中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強特檢中心檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在特檢工作中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本中心實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于特檢中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指特檢中心在開展特種設備檢驗檢測、技術研究、行政管理等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由綜合管理部門負責檔案的統(tǒng)籌管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映特檢中心各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理特檢中心在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以中心主任為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題，指導檔案管理工作的開展。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理工作的組織實施，履行以下職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本中心檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理數(shù)字化、網絡化，提高檔案管理效率和服務水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并指定專人負責檔案管理，配合綜合管理部門做好檔案管理的各項工作。其職責如下：1.負責收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，按照檔案管理要求進行整理、分類，并定期移交綜合管理部門。2.對本部門檔案的真實性、完整性負責，確保檔案資料的齊全、準確。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。4.接受綜合管理部門對本部門檔案管理工作的指導、監(jiān)督和檢查，及時整改存在的問題。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類特檢中心檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括中心制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、大事記、人事檔案、財務檔案、審計檔案等。2.特種設備檢驗檢測類：包括特種設備檢驗檢測方案、檢驗檢測報告、原始記錄、受檢單位資料、設備檔案等。3.技術研究類：包括科研項目立項文件、研究報告、技術成果、學術論文、專利等。4.資質認證類：包括資質證書、計量認證文件、實驗室認可文件等。5.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員教育、工會活動、共青團工作等方面的文件資料。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和檢索，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，具體規(guī)則如下：1.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據檔案分類，分別用大寫字母表示各類檔案的類別，如“XZ”表示行政管理類，“JY”表示特種設備檢驗檢測類，“JS”表示技術研究類，“ZZ”表示資質認證類，“DQ”表示黨群工作類，“QT”表示其他類。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始編號。例如，2023年形成的第12份行政管理類檔案編號為“2023XZ0012”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，包括但不限于以下內容：1.特種設備檢驗檢測過程中產生的各類文件、記錄、報告等。2.行政管理工作中形成的文件、通知、報表、合同等。3.技術研究項目的立項報告、研究方案、實驗數(shù)據、研究成果等。4.資質認證工作中的申請材料、評審文件、證書等。5.黨群工作中的活動記錄、文件資料等。6.其他與特檢中心工作相關的有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案資料按照一定的原則進行組卷，卷內文件應排列有序，保持文件之間的邏輯關系。3.編目：對每卷檔案編制卷內目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內容，卷內目錄應打印或書寫清晰，置于卷首。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案編號、類別、年度、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交綜合管理部門。對于重大項目或特殊情況形成的檔案，應在項目結束或事件處理完畢后[規(guī)定時間]內及時歸檔移交。（二）移交手續(xù)各部門向綜合管理部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息。雙方核對無誤后，在移交清單上簽字確認。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。六、檔案的保管與保護（一）保管場所綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映特檢中心主要職能活動和歷史面貌的，對特檢工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內對特檢中心工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管：凡是在較短時間內對特檢中心工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（三）檔案清查綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬物相符。清查內容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。（四）檔案保護措施1.對紙質檔案，應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況及時進行修復或復制。2.對電子檔案，應定期進行備份，存儲介質應妥善保管，防止數(shù)據丟失。同時，應采取有效的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞。4.加強檔案管理人員的安全意識教育，提高安全防范能力，確保檔案庫房的安全。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.本中心員工因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經中心領導批準后，方可查閱。查閱內容僅限于與工作相關的檔案資料，且不得擅自摘抄、復制、拍照等。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、年度、題名等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門。2.綜合管理部門根據查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人應在規(guī)定的時間內完成查閱，并將檔案資料歸還綜合管理部門。3.查閱人如需摘抄、復制檔案資料的，須經綜合管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。摘抄、復制的檔案資料應注明出處，并加蓋綜合管理部門印章。（三）借閱權限1.本中心員工因工作需要借閱檔案的，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱檔案，確因特殊情況需要借閱的，須經中心領導批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自拆卷、涂改、損壞檔案。（四）借閱登記綜合管理部門應建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進行詳細記錄，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間、檔案名稱及數(shù)量等信息。借閱登記冊應妥善保管，以備查詢。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應根據國家有關規(guī)定和本中心檔案保管期限的劃分標準，結合檔案的實際情況，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行全面分析，確定檔案的保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的類別、年度、題名、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經中心領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標推進檔案管理信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化處理對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。數(shù)字化檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能