PAGE重慶個(gè)人檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)重慶地區(qū)個(gè)人檔案的管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，保障公民合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于重慶市行政區(qū)域內(nèi)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）和個(gè)人檔案的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家和重慶市有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位和個(gè)人提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案行政管理部門職責(zé)重慶市各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)個(gè)人檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。具體職責(zé)包括：1.制定和完善個(gè)人檔案管理的政策法規(guī)、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)各單位個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法查處違法違規(guī)行為。3.組織開展檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。4.推進(jìn)個(gè)人檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享。（二）單位職責(zé)各單位負(fù)責(zé)本單位及下屬機(jī)構(gòu)個(gè)人檔案的具體管理工作，履行以下職責(zé)：1.建立健全本單位個(gè)人檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)。2.按照規(guī)定收集、整理、保管本單位人員的檔案，確保檔案資料齊全、完整。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等利用制度，保障檔案合理利用。4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.定期對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序存放。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障檔案安全。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催還借出檔案。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)安全運(yùn)行。6.協(xié)助做好檔案鑒定、銷毀等工作，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍個(gè)人檔案主要包括以下材料：1.履歷材料：個(gè)人簡歷、任職經(jīng)歷、工作業(yè)績等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的自傳及相關(guān)補(bǔ)充材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、工作鑒定等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等材料。5.政審材料：政治歷史情況審查、入黨入團(tuán)審查等相關(guān)材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、黨員登記表、團(tuán)組織關(guān)系證明等材料。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)表彰決定、榮譽(yù)證書等材料。8.處分材料：黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、解除處分決定等材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國（境）審批表及相關(guān)證明材料等。10.其他可供組織參考的材料：如體檢表、殘疾證明、社會(huì)關(guān)系證明等。（二）檔案收集要求1.單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本單位人員的檔案材料，確保檔案材料及時(shí)、完整歸檔。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，由形成材料的部門或個(gè)人負(fù)責(zé)審核簽字，并加蓋公章或個(gè)人印章。3.對(duì)于新形成的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，不得積壓或拖延。4.個(gè)人應(yīng)積極配合單位做好檔案材料的收集工作，及時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息和相關(guān)材料。（三）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，建立檔案檢索體系，提高檔案查詢效率。4.檔案應(yīng)按照一人一檔的原則進(jìn)行整理，不同年度、不同來源的檔案材料應(yīng)分別整理，不得混淆。5.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合安全、保密、防潮、防火、防蟲、防盜等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案密集架存放，提高空間利用率；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息，確保檔案管理工作有據(jù)可查。（三）檔案保管期限1.個(gè)人檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括：履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資、任免、出國（境）等材料以及其他具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的材料。3.長期保管的檔案保管期限為60年，主要包括一般性的履歷材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料等。4.短期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一些時(shí)效性較強(qiáng)的材料，如年度考核表、工資變動(dòng)審批表等。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值和利用需求等因素進(jìn)行確定，由檔案管理人員提出初步意見，經(jīng)單位檔案管理負(fù)責(zé)人審核后報(bào)上級(jí)主管部門備案。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)破損、褪色、霉變等檔案材料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換；對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部因工作需要查閱、借閱個(gè)人檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.個(gè)人因辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)定、學(xué)歷認(rèn)證、出國（境）等事項(xiàng)需要查閱、復(fù)印本人檔案的，可憑有效身份證件向單位檔案管理部門提出申請(qǐng)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱個(gè)人檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.單位內(nèi)部查閱、借閱：查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱、借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。2.個(gè)人查閱、復(fù)?。簜€(gè)人申請(qǐng)查閱、復(fù)印本人檔案的，應(yīng)填寫《個(gè)人檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)表》，提交有效身份證件。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)人身份后，按照規(guī)定提供檔案查閱、復(fù)印服務(wù)。個(gè)人查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員可根據(jù)需要協(xié)助查閱。個(gè)人復(fù)印檔案材料應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)查閱、借閱：司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱個(gè)人檔案的，應(yīng)出具單位介紹信、工作證及相關(guān)法律文書。檔案管理部門對(duì)介紹信和法律文書進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并按照要求提供檔案材料。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并將查閱、借閱情況告知檔案管理部門。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門或個(gè)人、利用目的、查閱或借閱的檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量品種、利用目的分布等。六、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.個(gè)人因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休、升學(xué)、參軍等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.單位之間因工作需要交換人員檔案的，也應(yīng)按照檔案轉(zhuǎn)遞的有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.轉(zhuǎn)出檔案：檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息，并加蓋單位公章。檔案管理人員對(duì)《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》進(jìn)行審核，核對(duì)檔案材料是否齊全、完整，檔案整理是否規(guī)范。審核無誤后，將檔案密封包裝，并在封口處加蓋單位公章。檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，不得個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)將《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)聯(lián)寄回接收單位，由接收單位簽收后存檔。2.接收檔案：接收單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞通知單和檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、檔案整理不規(guī)范或檔案密封有破損等問題，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或重新整理檔案。接收單位核對(duì)無誤后，在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)聯(lián)上簽字蓋章，并將回執(zhí)聯(lián)寄回轉(zhuǎn)出單位。（三）特殊情況處理1.因特殊原因無法通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿》绞睫D(zhuǎn)遞檔案的，經(jīng)檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可采用郵政特快專遞（EMS）等方式轉(zhuǎn)遞，但必須確保檔案安全。2.個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)丟失、損壞等問題的，轉(zhuǎn)出單位和接收單位應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由單位檔案管理負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)本單位保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀、公正的評(píng)估。2.對(duì)保管期滿但仍具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.檔案鑒定工作小組的鑒定意見經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀或延長保管期限的依據(jù)。（四）銷毀手續(xù)1.對(duì)經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管