PAGE涉外收養(yǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)涉外收養(yǎng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保涉外收養(yǎng)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：涉外收養(yǎng)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作流程。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)收養(yǎng)當(dāng)事人的合法權(quán)益。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為涉外收養(yǎng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善涉外收養(yǎng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)涉外收養(yǎng)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全涉外收養(yǎng)檔案檢索體系，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.定期對(duì)涉外收養(yǎng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案利用工作，為公司/組織和收養(yǎng)當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.收養(yǎng)申請(qǐng)材料：包括收養(yǎng)申請(qǐng)書、收養(yǎng)人身份證明、婚姻狀況證明、職業(yè)和經(jīng)濟(jì)狀況證明、健康檢查證明、有無受過刑事處罰的證明等。2.送養(yǎng)人材料：送養(yǎng)人的身份證明、送養(yǎng)意愿證明、被送養(yǎng)人的情況證明等。3.被送養(yǎng)人材料：被送養(yǎng)人的身份證明、出生證明、健康檢查證明等。4.收養(yǎng)評(píng)估材料：包括收養(yǎng)家庭評(píng)估報(bào)告、社會(huì)調(diào)查材料等。5.審批文件：各級(jí)民政部門的收養(yǎng)審批文件、相關(guān)部門的審核意見等。6.收養(yǎng)協(xié)議：收養(yǎng)人與送養(yǎng)人簽訂的收養(yǎng)協(xié)議。7.其他相關(guān)材料：如公證材料、翻譯件、照片、錄像等。（二）檔案收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在涉外收養(yǎng)業(yè)務(wù)辦理過程中及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，確保材料齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為收養(yǎng)申請(qǐng)類、送養(yǎng)人類、被送養(yǎng)人類、收養(yǎng)評(píng)估類審批文件類、收養(yǎng)協(xié)議類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放于檔案架上，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。（三）保管期限1.涉外收養(yǎng)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括收養(yǎng)審批文件、收養(yǎng)協(xié)議等重要文件；長(zhǎng)期保管的檔案包括收養(yǎng)申請(qǐng)材料、送養(yǎng)人材料、被送養(yǎng)人材料等；短期保管的檔案包括收養(yǎng)評(píng)估材料等。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期對(duì)涉外收養(yǎng)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，一般每年進(jìn)行一次。清查和盤點(diǎn)的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失、信息變更等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，確保檔案的安全和完整。五、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。2.權(quán)限控制原則：根據(jù)利用者的身份和利用目的，確定相應(yīng)的利用權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.登記備案原則：對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便于跟蹤和管理。（二）利用方式1.查閱：收養(yǎng)當(dāng)事人、相關(guān)部門及其他合法利用者可到檔案管理部門查閱涉外收養(yǎng)檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和出處。（三）利用登記與跟蹤1.建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱、復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。2.準(zhǔn)確判定原則：根據(jù)審查結(jié)果，準(zhǔn)確判定檔案的存毀價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組按照規(guī)定的鑒定原則和方法，對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的涉外收養(yǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為涉外收養(yǎng)工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，并與原紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能。3.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化培訓(xùn)與維護(hù)1.定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和管理水平。2.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入各業(yè)務(wù)部門的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的進(jìn)行批評(píng)教育和責(zé)任追究。