PAGE社保檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工社保檔案的管理，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)等各類社保業(yè)務(wù)檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：社保檔案應(yīng)如實(shí)反映公司和員工的社保業(yè)務(wù)辦理情況，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理社保業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施，確保社保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司和員工隱私的社保檔案信息予以保密。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行社保檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（四）職責(zé)分工1.人力資源部門負(fù)責(zé)社保檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員做好檔案資料的收集、整理和移交工作。負(fù)責(zé)社保檔案的審核、歸檔和保管工作。按照規(guī)定提供社保檔案的查詢、借閱服務(wù)。2.各部門社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)本部門社保業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理和初步審核。及時(shí)將審核后的檔案資料移交人力資源部門。協(xié)助人力資源部門做好社保檔案的查詢、借閱等工作。3.檔案管理人員具體負(fù)責(zé)社保檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架和保管等日常工作。建立社保檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況。定期對(duì)社保檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保障檔案安全。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.員工入職時(shí)提交的社保參保資料，包括身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。2.社保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類表單、審批文件、繳費(fèi)記錄、變更記錄等。3.社保待遇申領(lǐng)及支付相關(guān)資料，如退休審批表、醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷憑證、工傷認(rèn)定決定書等。4.與社保業(yè)務(wù)有關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)收集本部門社保業(yè)務(wù)相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的資料應(yīng)原件齊全，如因特殊原因無(wú)法提供原件的，需提供清晰、有效的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)收集的資料進(jìn)行初步整理，按照類別和時(shí)間順序排列，確保資料有序。（三）整理方法1.分類：根據(jù)社保業(yè)務(wù)類型和檔案內(nèi)容，將社保檔案分為參保登記類、繳費(fèi)申報(bào)類、待遇申領(lǐng)類等分門別類進(jìn)行整理。2.編號(hào)：為每一份社保檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.裝訂：對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。4.編目：編制社保檔案目錄清單，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和核對(duì)檔案。三、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將整理好的檔案資料移交人力資源部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行再次審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員按照檔案編號(hào)順序?qū)n案歸檔入庫(kù)，并在檔案管理臺(tái)賬上進(jìn)行登記。（二）保管期限1.社保檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括員工的參保登記資料、社保待遇審批文件等。定期保管的檔案期限為10年或30年，具體如下：繳費(fèi)申報(bào)類、變更記錄類等檔案保管期限為10年。醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷憑證、工傷認(rèn)定決定書等待遇申領(lǐng)及支付相關(guān)檔案保管期限為30年。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。（三）保管要求1.設(shè)立專門的社保檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.對(duì)電子社保檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。四、檔案查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢社保檔案的，應(yīng)填寫《社保檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人力資源部門審批。2.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，為查詢?nèi)藛T提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。查詢記錄應(yīng)包括查詢?nèi)掌?、查詢?nèi)藛T姓名、查詢內(nèi)容等信息。3.社保檔案原則上不得外借查閱，確因工作需要必須借出查閱的，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱社保檔案的，應(yīng)填寫《社保檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人力資源部門審批。2.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《社保檔案借閱登記簿》，記錄借閱日期、借閱人員姓名、檔案編號(hào)、借閱期限等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人力資源部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱公司社保檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，并提供有效證明文件。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門檔案管理人員陪同查閱或借閱，并做好相關(guān)記錄。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)社保檔案信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)涉及公司和員工隱私的社保檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保信息安全。3.在社保檔案的整理、歸檔、保管、查詢、借閱等過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能，確保保密工作落實(shí)到位。（二）安全管理1.建立健全社保檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。4.對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等不可抗力因素導(dǎo)致檔案受損的，應(yīng)及時(shí)采取搶救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。同時(shí)，積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，盡量減少損失。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的社保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)社保檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將社保檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正，并做好記錄。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強(qiáng)社保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)系統(tǒng)。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，防止因系統(tǒng)故障等原因?qū)е聶n案信息丟失或無(wú)法正常使用。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期限屆滿的社保檔案進(jìn)行鑒定，成立由人力資源部門、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《社保檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《社保檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。如采用