PAGE采供檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司采供檔案管理，確保采供工作的規(guī)范化、科學化、精細化，提高采供工作效率和質(zhì)量，保障公司物資供應的及時性、準確性和安全性，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采供活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于采購合同、供應商檔案、采購訂單、驗收報告、付款記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：采供檔案應如實反映采供活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集采供活動中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機密、供應商信息等敏感內(nèi)容的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、歸檔、保管、查閱等工作有序進行。二、采供檔案的分類與編號（一）分類1.采購合同檔案：包括與供應商簽訂的各類采購合同、協(xié)議等。2.供應商檔案：涵蓋供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績記錄、評估報告等。3.采購訂單檔案：采購訂單的原件及相關審批文件。4.驗收報告檔案：物資驗收過程中形成的驗收單、檢驗報告等。5.付款記錄檔案：采購款項的支付憑證、發(fā)票等。6.其他檔案：如采購申請、招投標文件、市場調(diào)研資料等與采供活動相關的其他文件資料。（二）編號1.采供檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。例如，2023CGHT001，表示2023年的采購合同檔案，流水號為001。2.類別代碼如下：CGHT：采購合同檔案GYS：供應商檔案CGDD：采購訂單檔案YSBG：驗收報告檔案FKJL：付款記錄檔案QT：其他檔案三、采供檔案的收集與整理（一）收集1.各采供業(yè)務部門負責本部門采供檔案的收集工作，并指定專人負責此項工作。2.采供活動結(jié)束后，相關業(yè)務人員應及時將形成的各類文件資料移交至檔案收集責任人，確保檔案收集的及時性。3.對于外來文件，如供應商提供的資料、政府部門的文件等，應在接收后及時進行登記，并移交至檔案收集責任人。（二）整理1.檔案收集責任人收到文件資料后，應按照檔案分類標準進行初步分類。2.對每份文件資料進行核對，確保內(nèi)容完整、準確，簽字蓋章齊全。3.去除文件資料中的無關附件，如重復的復印件、與采供活動無關的宣傳資料等。4.按照文件資料的形成時間順序進行排列，對于同一事項的文件應集中排列在一起。5.編制文件資料目錄，目錄應包含文件名稱、編號、日期、來源等信息，確保目錄與文件內(nèi)容一一對應。四、采供檔案的歸檔（一）歸檔要求1.整理后的采供檔案應及時歸檔，歸檔時間不得超過采供活動結(jié)束后的[X]個工作日。2.歸檔的檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、起止編號等信息。3.每個檔案盒內(nèi)的文件應按照編號順序依次排列，并在盒內(nèi)放置檔案目錄清單，便于查找。（二）歸檔流程1.檔案收集責任人填寫檔案歸檔清單，詳細記錄檔案類別、編號、名稱、數(shù)量等信息。2.將檔案歸檔清單提交給檔案管理人員進行審核。3.檔案管理人員審核無誤后，在檔案歸檔清單上簽字確認，并將檔案按照規(guī)定存放至檔案庫房。五、采供檔案的保管（一）保管環(huán)境1.公司應設立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.采購合同檔案的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。2.供應商檔案應長期保管，以便隨時查閱供應商的相關信息。3.采購訂單檔案、驗收報告檔案、付款記錄檔案等的保管期限為自采供活動結(jié)束之日起[X]年。4.其他檔案的保管期限根據(jù)其重要性和相關規(guī)定確定，一般為[X]年至[X]年不等。（三）檔案清查1.檔案管理人員應定期對采供檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結(jié)束后，應編制檔案清查報告，記錄清查情況及發(fā)現(xiàn)的問題，并提出改進建議。六、采供檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采供檔案的，應填寫《采供檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《采供檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，查閱過程中應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱采供檔案的，應填寫《采供檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息。2.《采供檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，為借閱人員提供相應的檔案，并在借閱登記本上記錄借閱時間、借閱人員、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。如確需復制、摘錄的，應另行填寫申請表，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還的，應提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準后方可延期。6.檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、采供檔案的保密與銷毀（一）保密1.檔案管理人員及涉及采供檔案管理的工作人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密。2.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自將采供檔案信息泄露給外部單位或個人。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）銷毀1.對于保管期限屆滿或已失去保存價值的采供檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請，并填寫《采供檔案銷毀申請表》。2.《采供檔案銷毀申請表》應詳細列出擬銷毀檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量等信息，并說明銷毀理由。3.《采供檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人、公司分管領導簽字批準后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。5.檔案銷毀過