PAGE律所檔案分類管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本律所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案分類管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本律所各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則律所設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)全所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.分類科學(xué)原則依據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)、保管期限等因素，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的整理、檢索和利用。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則以提高檔案利用效率為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理流程，提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）按檔案形成領(lǐng)域分類1.業(yè)務(wù)檔案訴訟業(yè)務(wù)檔案：包括各類民事、刑事、行政訴訟案件從受理到結(jié)案全過程形成的檔案，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書等。非訴訟業(yè)務(wù)檔案：涵蓋法律顧問、合同審查、盡職調(diào)查、并購(gòu)重組等非訴訟業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案，如法律顧問合同、盡職調(diào)查報(bào)告、合同文本等。2.行政管理檔案人事檔案：涉及律所員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的檔案，如員工簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、考核表、獎(jiǎng)懲決定等。財(cái)務(wù)檔案：包含律所財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案資料。行政事務(wù)檔案：如辦公用品采購(gòu)、設(shè)備管理、辦公場(chǎng)地租賃等行政管理工作形成的檔案。3.客戶檔案記錄律所與客戶業(yè)務(wù)往來的相關(guān)檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、委托代理合同等，以便更好地維護(hù)客戶關(guān)系，為客戶提供持續(xù)服務(wù)。（二）按檔案保管期限分類1.永久保管檔案對(duì)律所具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，實(shí)行永久保管。例如律所的重大決策文件、重要業(yè)務(wù)成果檔案等。2.定期保管檔案30年保管檔案：反映律所一定時(shí)期內(nèi)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)和行政管理工作，需要保存較長(zhǎng)時(shí)間以備查考的檔案。10年保管檔案：一般性業(yè)務(wù)和行政管理檔案，保存期限相對(duì)較短，但仍有一定查考價(jià)值的檔案。（三）按檔案載體形式分類1.紙質(zhì)檔案：以紙張為載體的各類檔案，是律所檔案的主要形式。2.電子檔案：通過電子設(shè)備存儲(chǔ)的檔案信息，如電子文檔、電子表格、電子郵件等。對(duì)電子檔案要進(jìn)行有效的備份和管理，確保其可讀性和完整性。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等記錄律所重要活動(dòng)、業(yè)務(wù)場(chǎng)景等的檔案資料，具有直觀性和生動(dòng)性。三、檔案整理（一）業(yè)務(wù)檔案整理1.訴訟業(yè)務(wù)檔案整理按照案件審理流程，將各類訴訟文書材料進(jìn)行分類排序，一般順序?yàn)椋毫覆牧?、證據(jù)材料、庭審材料、裁判文書等。每份材料應(yīng)加蓋騎縫章，并在右上角編號(hào)，注明所屬案件編號(hào)和頁(yè)碼。對(duì)于多卷的訴訟檔案，應(yīng)編寫卷內(nèi)目錄，標(biāo)明每份材料的題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息，以便查閱。2.非訴訟業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)開展階段和文件性質(zhì)，對(duì)非訴訟業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理。例如，法律顧問業(yè)務(wù)檔案可分為年度服務(wù)計(jì)劃、日常法律咨詢記錄、重大事項(xiàng)法律意見書等類別。整理時(shí)要確保文件材料齊全、完整，按順序裝訂成冊(cè)，并編寫頁(yè)碼和目錄。（二）行政管理檔案整理1.人事檔案整理按照員工檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將員工個(gè)人資料、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等材料進(jìn)行分類歸檔。建立員工檔案索引，便于快速查找和了解員工信息。2.財(cái)務(wù)檔案整理依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理。憑證應(yīng)按月或按季裝訂成冊(cè)，注明日期、憑證號(hào)、摘要等信息。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按年度裝訂，附上編制說明和分析報(bào)告。3.行政事務(wù)檔案整理按照文件形成時(shí)間和主題，對(duì)行政事務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，如將辦公用品采購(gòu)檔案按采購(gòu)時(shí)間順序排列，設(shè)備管理檔案按設(shè)備名稱和型號(hào)分類。每份文件應(yīng)標(biāo)注日期、文號(hào)、標(biāo)題等關(guān)鍵信息，便于檢索。（三）客戶檔案整理1.以客戶為單位，將與該客戶相關(guān)的所有業(yè)務(wù)往來文件進(jìn)行集中整理。2.按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序，對(duì)客戶檔案進(jìn)行排序，包括客戶基本信息登記表、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、委托代理合同、服?wù)過程中的各類文件等。3.建立客戶檔案索引，方便查詢特定客戶的檔案信息。（四）檔案裝訂與編目1.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞檔案的裝訂材料。2.編目工作包括編寫檔號(hào)、編制目錄等。檔號(hào)應(yīng)根據(jù)檔案分類方案進(jìn)行編制，具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、保管期限、檔號(hào)等信息，為檔案查閱提供準(zhǔn)確指引。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房管理1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，如永久保管檔案區(qū)、定期保管檔案區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，不得隨意堆放。（二）紙質(zhì)檔案保管1.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，查看是否有破損、霉變、褪色等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施。2.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，可采用縮微、數(shù)字化掃描等方式，確保檔案信息的長(zhǎng)期保存。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、飲食、使用明火等。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保溫度、濕度等條件符合要求，防止電子設(shè)備因環(huán)境因素?fù)p壞。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。同時(shí)，要建立電子檔案的訪問權(quán)限管理機(jī)制，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用。（四）聲像檔案保管1.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，分別存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并標(biāo)注清晰的題名、日期、拍攝（錄制）者等信息。2.定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查，查看存儲(chǔ)介質(zhì)是否有損壞，如有問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)方式。3.聲像檔案的利用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，如需查閱或播放聲像檔案，應(yīng)辦理相應(yīng)的審批手續(xù)，并在指定的場(chǎng)所進(jìn)行操作。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限與流程1.律所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)律所主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱本所檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)律所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。查閱范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的內(nèi)容執(zhí)行。（二）利用方式與要求1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。借閱檔案應(yīng)明確借閱期限，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出律所指定場(chǎng)所。2.如需復(fù)制檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件一致，并注明復(fù)制日期和用途。3.利用檔案過程中形成的記錄，如查閱登記表、借閱歸還記錄等，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，作為檔案利用情況的重要依據(jù)。（三）檔案信息安全與保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案信息安全和保密的法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱和利用過程的管理，對(duì)可能涉及保密內(nèi)容的檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，防止檔案信息泄露。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)或違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時(shí)報(bào)告律所領(lǐng)導(dǎo)，依法依規(guī)進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)報(bào)律