PAGE檔案法檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全性、完整性和保密性，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案銷毀制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門形成的各類檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保銷毀過程合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷毀過程中，要采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露，確保檔案信息安全。3.分類管理原則：根據(jù)檔案的類別、保管期限、重要程度等因素，進(jìn)行分類銷毀，確保銷毀工作的科學(xué)性和合理性。4.審批監(jiān)督原則：檔案銷毀必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并接受相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保銷毀工作的公正性和透明度。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司/組織內(nèi)各類檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)：對檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評估，主要考慮檔案的內(nèi)容是否具有查考利用價(jià)值、是否反映公司/組織主要職能活動(dòng)、是否涉及重要業(yè)務(wù)和歷史事件等因素。具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案應(yīng)予以留存；已失去保存價(jià)值的檔案可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.初步清理：檔案管理人員對庫存檔案進(jìn)行全面清查，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，形成檔案清冊。2.價(jià)值評估：鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對各類檔案進(jìn)行逐一審查，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估，提出存毀意見。3.形成鑒定報(bào)告：檔案管理人員根據(jù)鑒定工作小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄各類檔案的鑒定情況、存毀意見及理由等。鑒定報(bào)告經(jīng)鑒定工作小組組長審核簽字后存檔。三、銷毀審批（一）審批流程1.提出申請：檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，對擬銷毀的檔案填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀理由等信息，并附上檔案清冊。2.部門審核：《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對擬銷毀檔案涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審查，確認(rèn)檔案已無留存必要，并在申請表上簽字。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)業(yè)務(wù)部門審核通過的《檔案銷毀申請表》，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案鑒定情況和公司/組織實(shí)際需求，做出最終的銷毀審批決定。4.審批記錄：檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀申請的審批過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括申請時(shí)間、審核意見、審批結(jié)果等信息，并存檔備查。（二）特殊情況處理對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案的銷毀，除按照上述審批流程進(jìn)行外，還應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定，履行額外的保密審批手續(xù)。四、銷毀實(shí)施（一）銷毀方式選擇根據(jù)檔案的載體形式和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)清除，并對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀，如粉碎、消磁等。（二）銷毀場所及設(shè)備1.銷毀場所：應(yīng)選擇安全、保密的場所進(jìn)行檔案銷毀工作，確保銷毀過程不受外界干擾。銷毀場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮等基本條件，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)監(jiān)管。2.銷毀設(shè)備：配備符合檔案銷毀要求的設(shè)備，如焚燒爐、粉碎機(jī)、數(shù)據(jù)擦除軟件及消磁設(shè)備等。銷毀設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行和銷毀效果。（三）銷毀過程記錄在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。記錄應(yīng)形成書面文件，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。（四）監(jiān)銷人員職責(zé)1.監(jiān)督銷毀過程：監(jiān)銷人員應(yīng)全程監(jiān)督檔案銷毀工作，確保銷毀方式符合規(guī)定要求，銷毀過程安全、有序進(jìn)行。2.檢查銷毀效果：在檔案銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀效果進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案已被徹底銷毀，無法恢復(fù)信息。如發(fā)現(xiàn)銷毀不徹底的情況，應(yīng)及時(shí)要求重新銷毀。3.簽字確認(rèn)：監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字，對銷毀過程和結(jié)果負(fù)責(zé)。五、銷毀后處置（一）銷毀清單編制檔案銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)銷毀記錄編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄已銷毀檔案的相關(guān)信息。《檔案銷毀清單》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)《檔案銷毀清單》，對已銷毀檔案涉及的資產(chǎn)進(jìn)行賬務(wù)核銷處理，確保公司/組織資產(chǎn)賬目清晰、準(zhǔn)確。（三）檔案管理系統(tǒng)更新對于電子檔案的銷毀，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)，將已銷毀檔案從系統(tǒng)中刪除，確保系統(tǒng)中檔案信息與實(shí)際情況一致。六、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案銷毀制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案鑒定、銷毀審批、銷毀實(shí)施等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，銷毀記錄是否完整、準(zhǔn)確等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合外部機(jī)構(gòu)的工作，如實(shí)提供檔案銷毀相關(guān)資料和信息。對于外部機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改，不斷完善檔案銷毀工作。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定檔案銷毀制度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等參加培訓(xùn)，確保員工熟悉檔案銷毀制度的內(nèi)容和要求，掌握檔案銷毀工作流程和操作規(guī)范。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓(xùn)：組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)員工的法律意識(shí)，確保檔案銷毀工作依法依規(guī)進(jìn)行。2.制度流程培訓(xùn)：詳細(xì)講解檔案銷毀制度的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案鑒定、銷毀審批、銷毀實(shí)施等流程及相關(guān)要求，使員工熟悉工作流程和操作規(guī)范。3.案例分析培訓(xùn)：通過實(shí)際案例分析，加深員工對檔案銷毀工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高員工在實(shí)際工作中對檔案銷毀制度的執(zhí)行能力。（三）宣傳推廣通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、內(nèi)部刊物等渠道，宣傳檔案銷毀制度的重要意義和主要內(nèi)容，提高員工對檔案管理工作的重視程度，營造良好的