PAGE圖書(shū)檔案歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司圖書(shū)檔案的管理，確保圖書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于圖書(shū)檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有圖書(shū)檔案的管理，包括但不限于紙質(zhì)圖書(shū)、電子圖書(shū)、各類文件檔案、資料檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：圖書(shū)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保圖書(shū)檔案的全面性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，使其具有內(nèi)在的邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)圖書(shū)檔案的安全，防止損壞、丟失和泄密。二、圖書(shū)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書(shū)檔案歸類管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)圖書(shū)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立圖書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)圖書(shū)檔案的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行查閱借閱制度。5.負(fù)責(zé)對(duì)圖書(shū)檔案的安全保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。6.負(fù)責(zé)對(duì)過(guò)期、失效圖書(shū)檔案的鑒定和銷毀工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門圖書(shū)檔案的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好圖書(shū)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工進(jìn)行圖書(shū)檔案管理知識(shí)的宣傳和教育，提高員工的檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好圖書(shū)檔案的日常管理工作，保證圖書(shū)檔案的質(zhì)量。3.積極為公司各部門提供圖書(shū)檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足工作需要。4.保守公司圖書(shū)檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.定期對(duì)圖書(shū)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議。三、圖書(shū)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖書(shū)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.公司員工的個(gè)人業(yè)績(jī)材料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。6.其他具有保存價(jià)值的圖書(shū)檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)圖書(shū)檔案的收集工作，確保圖書(shū)檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的圖書(shū)檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)收集的圖書(shū)檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：根據(jù)圖書(shū)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源等因素，進(jìn)行科學(xué)分類。分類方法可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的圖書(shū)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用流水號(hào)、分類號(hào)等。3.編目：編制圖書(shū)檔案目錄，目錄應(yīng)包括圖書(shū)檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)圖書(shū)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。5.上架：將整理好的圖書(shū)檔案上架存放，上架應(yīng)按照編號(hào)順序排列，便于查找。四、圖書(shū)檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政類：包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、行政文件等。2.人事類：包括員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同等。3.財(cái)務(wù)類：包括公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)類：包括公司的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購(gòu)記錄等。5.技術(shù)類：包括公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他類：包括公司的榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料、大事記等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，即按照分類標(biāo)準(zhǔn)將圖書(shū)檔案分為若干大類，每大類下再分為若干小類，依次編號(hào)。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示大類，數(shù)字表示小類和順序號(hào)。3.例如，行政類圖書(shū)檔案編號(hào)為XZ，其中XZ01表示行政類下的規(guī)章制度，XZ02表示會(huì)議記錄，以此類推。（三）編號(hào)管理1.檔案管理人員應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行編號(hào)，并建立編號(hào)索引。2.編號(hào)應(yīng)保持穩(wěn)定，不得隨意更改。如確需更改，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。3.對(duì)新形成的圖書(shū)檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號(hào)，并將編號(hào)信息錄入圖書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。五、圖書(shū)檔案的編目與檢索（一）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，便于查閱和利用。2.編目?jī)?nèi)容應(yīng)包括圖書(shū)檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限、密級(jí)等。3.編目應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和字體，確保編目信息的一致性。（二）編目方法1.編制圖書(shū)檔案目錄，目錄應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列。2.目錄可采用紙質(zhì)形式或電子形式，電子目錄應(yīng)定期更新。3.對(duì)重要的圖書(shū)檔案，可編制詳細(xì)的索引，索引應(yīng)包括圖書(shū)檔案的編號(hào)、名稱、關(guān)鍵詞等信息。（三）檢索方式1.提供多種檢索方式，如按編號(hào)檢索、按名稱檢索、按日期檢索、按來(lái)源檢索等。2.建立圖書(shū)檔案檢索系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案的快速檢索。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檢索系統(tǒng)的操作方法，及時(shí)為查閱人員提供準(zhǔn)確的檢索結(jié)果。六、圖書(shū)檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的圖書(shū)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)圖書(shū)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，排列應(yīng)整齊有序。2.電子圖書(shū)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.對(duì)珍貴的圖書(shū)檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的圖書(shū)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，確保圖書(shū)檔案的安全。七、圖書(shū)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱圖書(shū)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《圖書(shū)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并指定查閱地點(diǎn)和查閱人員。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱圖書(shū)檔案，不得擅自將圖書(shū)檔案帶出庫(kù)房。5.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)圖書(shū)檔案，不得在圖書(shū)檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱圖書(shū)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《圖書(shū)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)審核情況，確定是否提供借閱，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還圖書(shū)檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管圖書(shū)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄圖書(shū)檔案內(nèi)容。（三）保密規(guī)定1.查閱和借閱圖書(shū)檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露圖書(shū)檔案的機(jī)密內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要圖書(shū)檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、簽訂保密協(xié)議等。八、圖書(shū)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)圖書(shū)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)可參考國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司的實(shí)際情況制定。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的圖書(shū)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的圖書(shū)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《圖書(shū)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀圖書(shū)檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量等。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門