PAGE檔案三合一制度審批一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，規(guī)范檔案三合一制度的審批流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案管理工作中涉及檔案三合一制度的審批事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，審批過(guò)程嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。3.高效便捷原則：優(yōu)化審批流程，提高工作效率，確保檔案管理工作及時(shí)、有效開(kāi)展。二、檔案三合一制度概述（一）檔案三合一制度定義檔案三合一制度是指將歸檔文件整理、分類方案、保管期限表有機(jī)結(jié)合，形成一個(gè)完整的檔案管理體系。其中，歸檔文件整理是按照一定的方法和規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等操作；分類方案明確了檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和類別設(shè)置；保管期限表規(guī)定了各類檔案的保管期限。（二）檔案三合一制度的作用1.提高檔案管理效率：通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，實(shí)現(xiàn)檔案的快速整理和檢索，節(jié)省查找檔案的時(shí)間。2.保證檔案質(zhì)量：確保檔案整理規(guī)范、分類準(zhǔn)確、保管期限合理，提高檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于檔案利用：為檔案的查閱、借閱和提供利用提供清晰的指引，提高檔案服務(wù)水平。三、檔案三合一制度審批流程（一）申請(qǐng)1.各部門檔案管理人員根據(jù)工作需要，擬制檔案三合一制度相關(guān)方案或調(diào)整計(jì)劃，填寫(xiě)《檔案三合一制度審批申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)事項(xiàng)的背景、內(nèi)容、目的及預(yù)期效果。2.將申請(qǐng)表及相關(guān)材料提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門審核1.初步審查：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)材料進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)檢查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合部門工作實(shí)際需求，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范。2.提出意見(jiàn)：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審查情況，在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，如同意申請(qǐng)，則明確建議提交公司檔案管理部門審批；如不同意申請(qǐng)，應(yīng)說(shuō)明理由并退回申請(qǐng)材料。（三）檔案管理部門審批1.受理：檔案管理部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的申請(qǐng)表及相關(guān)材料后，進(jìn)行受理登記。2.專業(yè)審查：檔案管理部門指定專人對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行專業(yè)審查，依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行評(píng)估。審查內(nèi)容包括分類方案的合理性、保管期限表的準(zhǔn)確性、歸檔文件整理方法的合規(guī)性等。3.組織評(píng)審：對(duì)于涉及重大檔案管理調(diào)整或復(fù)雜業(yè)務(wù)的申請(qǐng)事項(xiàng)，檔案管理部門組織相關(guān)專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審人員應(yīng)從不同專業(yè)角度對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行分析和論證，提出評(píng)審意見(jiàn)。4.審批決定：檔案管理部門根據(jù)審查和評(píng)審情況，在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)。如同意申請(qǐng)，應(yīng)明確批準(zhǔn)實(shí)施的具體要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；如不同意申請(qǐng)，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明原因，并要求申請(qǐng)部門修改完善后重新提交申請(qǐng)。（四）反饋與存檔1.反饋：檔案管理部門將審批結(jié)果及時(shí)反饋給申請(qǐng)部門。如同意申請(qǐng)，申請(qǐng)部門按照審批意見(jiàn)組織實(shí)施檔案三合一制度相關(guān)工作；如不同意申請(qǐng)，申請(qǐng)部門應(yīng)根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行整改，重新提交申請(qǐng)。2.存檔：檔案管理部門將審批過(guò)程中形成的申請(qǐng)表、審核意見(jiàn)、評(píng)審記錄等相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔，作為公司檔案管理工作的重要依據(jù)。四、檔案分類方案審批（一）分類原則1.職能分類原則：根據(jù)公司各部門的職能分工，對(duì)檔案進(jìn)行分類，確保同一職能范圍內(nèi)的檔案集中管理。2.事由分類原則：按照檔案所反映的具體事由進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.年度分類原則：將檔案按年度進(jìn)行劃分，清晰反映不同年度的工作情況。（二）分類方法1.一級(jí)分類：根據(jù)公司主要職能，設(shè)置若干一級(jí)類目，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類等。2.二級(jí)分類：在一級(jí)類目下，根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容和工作流程，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。例如，行政管理類可分為公文管理、會(huì)議管理、機(jī)要保密等二級(jí)類目。3.三級(jí)及以下分類：根據(jù)實(shí)際需要，在二級(jí)類目基礎(chǔ)上進(jìn)行更細(xì)致地分類，形成三級(jí)及以下類目體系。（三）審批要點(diǎn)1.分類合理性：審查分類方案是否符合公司職能架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程，各類目之間界限是否清晰，有無(wú)交叉或遺漏。2.適應(yīng)性：評(píng)估分類方案是否適應(yīng)公司未來(lái)發(fā)展和業(yè)務(wù)變化的需要，是否具有一定的靈活性和擴(kuò)展性。3.可操作性：檢查分類方案是否便于檔案的整理、編目和檢索，是否符合檔案管理實(shí)際操作要求。五、保管期限表審批（一）保管期限劃分1.永久保管：對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司成立以來(lái)的重要文件、重大決策記錄、核心業(yè)務(wù)檔案等。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，將檔案保管期限劃分為30年、10年等不同檔次。其中，30年保管期限適用于對(duì)公司中長(zhǎng)期發(fā)展有重要影響的檔案，10年保管期限適用于一般性業(yè)務(wù)檔案。（二）確定保管期限的依據(jù)1.法律法規(guī)要求：依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案保管期限的規(guī)定，確定必須永久或長(zhǎng)期保存的檔案類別。2.公司業(yè)務(wù)需求：結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際工作需要，考慮檔案對(duì)公司決策、運(yùn)營(yíng)、審計(jì)等方面的重要性，確定各類檔案的保管期限。3.行業(yè)慣例：參考同行業(yè)類似企業(yè)的檔案保管期限設(shè)定情況，確保公司檔案管理符合行業(yè)規(guī)范。（三）審批要點(diǎn)1.準(zhǔn)確性：審核保管期限表中各類檔案保管期限的確定是否準(zhǔn)確合理，是否與檔案的實(shí)際價(jià)值相符。2.一致性：檢查保管期限表與公司其他相關(guān)制度、規(guī)定在檔案管理要求上的一致性，避免出現(xiàn)矛盾或沖突。3.動(dòng)態(tài)調(diào)整：關(guān)注公司業(yè)務(wù)發(fā)展和外部環(huán)境變化，評(píng)估保管期限表是否需要適時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，以保證其有效性和適應(yīng)性。六、歸檔文件整理審批（一）整理要求1.裝訂：對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固，便于保管和利用。2.分類：按照分類方案對(duì)文件進(jìn)行分類，同一類別的文件集中排列。3.編號(hào)：為每份歸檔文件編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檢索和查詢。4.編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄清晰準(zhǔn)確。（二）審批要點(diǎn)1.整理方法合規(guī)性：審查歸檔文件整理方法是否符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，是否便于檔案的后續(xù)管理和利用。2.質(zhì)量控制：檢查整理后的檔案是否達(dá)到裝訂牢固、分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目完整等質(zhì)量要求，確保檔案整理質(zhì)量。3.與分類方案和保管期限表的匹配性：核對(duì)歸檔文件整理結(jié)果是否與檔案分類方案和保管期限表相匹配，是否能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別和保管期限。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案三合一制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案整理質(zhì)量、分類方案執(zhí)行情況、保管期限表落實(shí)情況等進(jìn)行抽查。2.內(nèi)部審計(jì)部門：將檔案管理工作納入內(nèi)部審計(jì)范疇不定期對(duì)檔案三合一制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查檔案管理的合規(guī)性、有效性和安全性。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否按照檔案三合一制度審批通過(guò)的方案和流程開(kāi)展檔案管理工作，有無(wú)擅自更改分類方案、保管期限表或歸檔文件整理方法的情況。2.檔案質(zhì)量：抽查檔案的整理質(zhì)量，包括文件裝訂、分類、編號(hào)、編目等是否符合要求，檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。3.檔案安全：檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否安全，有無(wú)防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，檔案信息是否得到妥善保護(hù)，防止泄露或損壞。（三）問(wèn)題處理1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：監(jiān)督檢查人員在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄并填寫(xiě)《檔案管理問(wèn)題檢查表》，詳細(xì)描述問(wèn)題的性質(zhì)、所在部門、涉及檔案范圍等信息。2.提出整改意見(jiàn)：針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查人員提出具體的整改意見(jiàn)和要求，明確整改責(zé)任部門、整改期限和整改目標(biāo)。3.跟蹤整改：對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到及時(shí)有效的解決。整改完成后，整改責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，說(shuō)明整改措施、整改結(jié)果及相關(guān)證明材料。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.培訓(xùn)對(duì)象：涵蓋公司各部門檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，確保全體員工了解檔案三合一制度的重要性和具體要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案法律法規(guī)、檔案三合一制度解讀、檔案整理技能、分類方案和保管期限表的應(yīng)用等。3.培訓(xùn)方式：采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、線上學(xué)習(xí)等多種方式相結(jié)合，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳推廣1.宣傳渠道：利用公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作群等渠道，廣泛宣傳檔案三合一制度的意義、內(nèi)容和實(shí)施要求，營(yíng)造良好的檔案管理工作氛圍。2.案例分享：定期分享檔案管理工作中的典型案例，通過(guò)實(shí)際案例展示檔案三合一制度在提高檔案管理效率、保障檔案質(zhì)量方面的積極作用，增強(qiáng)員工對(duì)制度的認(rèn)同感和執(zhí)行