PAGE檔案室員工管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的安全、完整和有效利用，提高檔案室員工的工作效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案資料的安全，防止泄露、損毀和丟失。3.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案資料的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和方法，提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.定期對(duì)檔案室的工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。5.協(xié)調(diào)與公司各部門之間的關(guān)系，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理員職責(zé)1.按照檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)檔案資料的具體收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案資料的準(zhǔn)確、完整。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門提供檔案資料的查閱、借閱等服務(wù)。6.及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。4.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案等。5.其他需要?dú)w檔保存的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對(duì)收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)的材料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理員應(yīng)及時(shí)對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的及時(shí)入庫(kù)。2.歸檔的檔案資料應(yīng)按照分類編號(hào)的順序排列，裝入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，同時(shí)建立電子檔案目錄，便于查找和利用。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、資料、圖表等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時(shí)性文件、資料等，保管期限為1年至5年。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色等不符合保管要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案資料的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作的需要，為公司的決策、管理、生產(chǎn)等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可以查閱檔案資料，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可以借閱檔案資料，借閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要可以復(fù)制檔案資料，復(fù)制時(shí)應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制日期、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)后辦理復(fù)制手續(xù)。（三）借閱期限1.借閱檔案資料的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案主管申請(qǐng)。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案資料，如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。2.借閱人在借閱期間應(yīng)遵守檔案管理制度的規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。3.借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)充分考慮檔案資料的保存價(jià)值和利用價(jià)值，避免不必要的銷毀。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案主管、各部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等因素，對(duì)檔案資料的保存價(jià)值和利用價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案資料，檔案鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照銷毀意見(jiàn)對(duì)檔案資料進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底、安全。3.銷毀檔案資料后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀人、監(jiān)銷人等信息，并由檔案主管簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理和共享。2.提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)：包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能模塊的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。2.電子檔案的管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)等管理，確保電子檔案的安全、完整和有效利用。3.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保電子檔案的安全、完整和有效利用。3.檔案數(shù)字化加工應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)檔案室的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，限期