PAGE河南人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強河南人事檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南地區(qū)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）及其在職員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映員工的經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、獎懲情況等。2.完整性原則：全面收集員工各個方面的相關(guān)材料，確保人事檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。單位應(yīng)指定專人負責(zé)檔案管理工作，檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。二、檔案內(nèi)容與分類（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時間、入黨時間、健康狀況、婚姻狀況等。2.員工履歷表，詳細記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時間等。3.員工學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等相關(guān)材料復(fù)印件。（二）自傳材料員工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想演變過程等的自傳材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.員工年度考核登記表、績效考核表等。2.干部任免審批表、職務(wù)變動登記表等。3.員工晉升、獎勵、處分等相關(guān)決定及審批材料。4.對員工進行考察形成的考察材料，包括政治素質(zhì)、工作能力、廉潔自律等方面的評價。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書原件及驗證報告。2.員工參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。4.職業(yè)資格證書、技能等級證書等相關(guān)材料。（五）政審材料1.入黨、入團政審材料。2.出國（境）政審材料。3.其他需要進行政審的相關(guān)材料。（六）黨團材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等。2.入團志愿書、入團申請書等。3.黨團組織關(guān)系介紹信、證明等。（七）獎勵材料1.各級政府、部門及單位頒發(fā)的各類獎勵證書、表彰決定等。2.先進事跡材料、榮譽稱號授予文件等。（八）處分材料1.員工受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分的決定、處分審批表等。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知等。2.員工職務(wù)任免通知、調(diào)動介紹信等。3.出國（境）審批表、護照簽證復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工個人獲得專利、發(fā)表論文、著作等材料。2.員工參加社會活動、公益事業(yè)等方面的證明材料。3.其他與員工個人有關(guān)的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集員工產(chǎn)生的各類檔案材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)主動與各部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案材料的及時、完整收集。3.對于新入職員工，應(yīng)在入職一個月內(nèi)將其檔案材料收集齊全并整理歸檔。（二）整理規(guī)范1.檔案材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，同一類材料應(yīng)集中在一起。2.每份檔案材料應(yīng)進行編號，并在右上角注明材料類別代碼。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。4.對于不符合要求的檔案材料，應(yīng)進行補充、修正或重新制作，確保檔案材料的質(zhì)量。四、檔案保管與保護（一）保管場所1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、滅火器、防盜門、防盜窗、遮光窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管方式1.人事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、類別、編號順序進行排列存放，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案管理人員應(yīng)建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。（三）保護措施1.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生安全事故。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員查閱人事檔案，應(yīng)經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請表》。2.外單位因工作需要查閱人事檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請表》。3.涉及個人隱私或機密的檔案材料，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限制，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員借閱人事檔案，應(yīng)經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請表》。2.外單位借閱人事檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請表》。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。3.借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱人責(zé)任，確保檔案按時歸還。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照借閱要求提供檔案，并與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休、升學(xué)、出國（境）等原因，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確、安全的原則，確保檔案材料完整無損地送達接收單位。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出單位填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細注明檔案轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞人員姓名、檔案內(nèi)容清單等。2.《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)單位負責(zé)人審核簽字后，加蓋單位公章。3.檔案管理人員按照《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，整理檔案材料，密封檔案，并在封口處加蓋單位公章。4.檔案轉(zhuǎn)出單位通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)及時返回檔案管理部門。5.接收單位收到檔案后，應(yīng)認真核對檔案材料是否齊全、完整，如有問題應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系。6.接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后，將回執(zhí)返回轉(zhuǎn)出單位。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的河南人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.通過信息化手段，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對人事檔案信息進行更新和維護，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.加強對人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立定期數(shù)據(jù)備份制度，對人事檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.單位應(yīng)建立健全人事檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.單位內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對人事檔案管理情況進行審計，確保檔案管理工作規(guī)范、合法。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案材料的真實性、完整性和保密性。3.檔案信息化管理情況，包括信息錄入、維護、備份等。4.檔案管理人員的工作紀(jì)律和職業(yè)