PAGE水行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水行政管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在水行政工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于水資源管理、水利工程建設(shè)與管理、水政執(zhí)法、防汛抗旱等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水行政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映水行政工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)水行政檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善水行政檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)水行政檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在水行政工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水資源管理方面：包括水資源規(guī)劃、水資源監(jiān)測(cè)、取水許可、水資源費(fèi)征收等文件材料。2.水利工程建設(shè)與管理方面：包括工程規(guī)劃設(shè)計(jì)、項(xiàng)目審批、工程建設(shè)、工程運(yùn)行管理等文件材料。3.水政執(zhí)法方面：包括執(zhí)法文書、案件查處、行政處罰等文件材料。4.防汛抗旱方面：包括防汛抗旱預(yù)案、防汛物資管理、搶險(xiǎn)救災(zāi)等文件材料。5.其他與水行政工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行備份。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交清單一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份自留備查。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，并建立檔案索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱水行政檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可辦理借閱手續(xù)。借閱范圍一般限于與工作直接相關(guān)的重要檔案。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門向借閱人發(fā)放檔案，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（三）銷毀工作1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立水行政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類存儲(chǔ)、檢索查詢、借閱審批等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2