PAGE婦幼檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)婦幼檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本婦幼機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：婦幼檔案室對(duì)全機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映婦幼工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為婦幼工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)構(gòu)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本機(jī)構(gòu)的各類檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案室移交檔案。4.積極配合檔案室做好檔案的利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷文件，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：醫(yī)療文書、病歷檔案、護(hù)理記錄、檢驗(yàn)檢查報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.保健業(yè)務(wù)類：婦女保健、兒童保健檔案，健康教育資料，預(yù)防接種記錄等。4.科研教學(xué)類：科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、教學(xué)教案、課件等。5.人事檔案類：?jiǎn)T工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等人事資料。6.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.設(shè)備物資類：設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、維修記錄，物資出入庫(kù)憑證等。8.其他類：各類合同、協(xié)議，對(duì)外交流合作資料，榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為一級(jí)類目、二級(jí)類目等，具體分類如下：行政管理類：可分為綜合管理、組織人事、行政事務(wù)等二級(jí)類目。醫(yī)療業(yè)務(wù)類：可分為臨床醫(yī)療、醫(yī)技科室、護(hù)理管理等二級(jí)類目。保健業(yè)務(wù)類：可分為婦女保健、兒童保健、群體保健等二級(jí)類目?？蒲薪虒W(xué)類：可分為科研項(xiàng)目、教學(xué)工作等二級(jí)類目。人事檔案類：可分為員工檔案、干部檔案等二級(jí)類目。財(cái)務(wù)檔案類：可分為會(huì)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案等二級(jí)類目。設(shè)備物資類：可分為設(shè)備檔案、物資檔案等二級(jí)類目。其他類：可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所要求1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火防盜、防蟲防潮的房間作為保管場(chǎng)所。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的閱檔室，方便查閱檔案。（二）檔案上架排列1.按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行上架排列，同一類檔案應(yīng)集中存放。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的存儲(chǔ)系統(tǒng)，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期備份至安全存儲(chǔ)介質(zhì)。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)構(gòu)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）檔案保管期限的鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限的規(guī)定，確定檔案的存毀。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。（五）檔案的安全保護(hù)1.建立健全檔案安全制度，加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全管理，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故發(fā)生。2.配備必要的安全設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的保密措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件，方便利用者查閱檔案。利用者應(yīng)在閱檔室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案室印章。（四）利用登記對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案內(nèi)容、利用目的等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為婦幼工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。數(shù)字化掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并錄入相應(yīng)的檔案目錄信息，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索。（三）信息系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程信息化管理。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和操作技能。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不超過(guò)[X]天。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表