PAGE苗圃場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強苗圃場檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于苗圃場各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指苗圃場在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等活動中直接形成的，對苗圃場具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：苗圃場檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映苗圃場各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及苗圃場機密的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善苗圃場檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理苗圃場各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時效性。6.組織開展檔案利用工作，為苗圃場各項工作提供檔案信息支持。7.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案管理員1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合檔案室報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括苗圃場的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類：涵蓋苗圃規(guī)劃、種植計劃、土地租賃合同、采購合同、銷售合同、生產(chǎn)報表、成本核算資料等。3.技術(shù)研發(fā)類：包含育苗技術(shù)資料、品種選育記錄、病蟲害防治檔案、土壤檢測報告、氣象資料等。4.基本建設(shè)類：涉及苗圃場建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。5.設(shè)備儀器類：設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、儀器校準證書等。6.聲像類：苗圃場重大活動照片、視頻資料、錄音資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓、散失。2.收集的檔案應(yīng)真實、完整、準確，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保存要求。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位往來文件等，應(yīng)及時登記并移交綜合檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、聲像類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實際情況設(shè)置二級及以下類目。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，一般以問題、時間、名稱等為組卷依據(jù)。3.排列：案卷內(nèi)文件材料按照一定順序排列，如重要性順序、時間順序等。4.編號：對整理好的檔案進行編號，包括檔號、案卷號、件號等，編號應(yīng)清晰、準確、唯一。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。3.技術(shù)研發(fā)類檔案應(yīng)按項目進度及時歸檔，項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成全部歸檔工作。4.基本建設(shè)類檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。5.設(shè)備儀器類檔案應(yīng)在設(shè)備儀器采購、安裝調(diào)試、驗收合格后及時歸檔。6.聲像類檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。（二）歸檔要求1.各部門檔案管理員應(yīng)按照檔案整理要求，對本部門形成的檔案進行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，雙方簽字確認。3.移交的檔案應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，符合檔案管理規(guī)范。（三）移交程序1.各部門檔案管理員將整理好的檔案及檔案移交清單一并報送綜合檔案室。2.綜合檔案室對移交的檔案進行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進行整改，整改合格后再辦理接收手續(xù)。3.綜合檔案室接收檔案后，在檔案移交清單上簽字蓋章，一份留存，一份退還移交部門。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.聲像類檔案應(yīng)單獨存放，并采取防磁、防潮、防火等保護措施。3.對珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括苗圃場重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)決算、重大合同協(xié)議、土地產(chǎn)權(quán)證書等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的行政管理文件、生產(chǎn)經(jīng)營資料、技術(shù)研發(fā)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年至l5年，主要包括臨時性的文件、一般性的業(yè)務(wù)報表等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和苗圃場實際情況進行，如有疑問，可咨詢綜合檔案室。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報告，對清查情況進行總結(jié)分析，提出改進建議。六、檔案的利用（一）利用范圍1.苗圃場內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因合作、調(diào)研等原因查閱苗圃場相關(guān)檔案，須經(jīng)苗圃場領(lǐng)導(dǎo)批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱苗圃場檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件，查閱時應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負責人簽字、綜合檔案室審核、苗圃場領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)綜合檔案室審核、苗圃場領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合檔案室工作人員按照規(guī)定進行復(fù)制，并注明復(fù)制日期、份數(shù)、用途等。（三）利用規(guī)定1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆散、調(diào)換、抽取、污損、銷毀檔案。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿或借閱登記簿上如實填寫查閱或借閱情況。4.涉及苗圃場機密的檔案，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和苗圃場檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法及程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步審查，提出擬銷毀檔案清單，包括檔案名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等。2.鑒定小組對擬銷毀檔案清單進行審核，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定是否需要銷毀。3.對確定需要銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具檔案鑒定意見書，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、理由等。4.檔案鑒定意見書經(jīng)苗圃場領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊一式兩份，一份留存綜合檔案室，一份報苗圃場領(lǐng)導(dǎo)備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由綜合檔案室工作人員和監(jiān)銷人員共同實施，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀日期。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立苗圃場檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲要求，一般不低于300dpi。2.掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF格式，確保文件的可讀性和安全性。3.對數(shù)字化檔案進行命名、分類、標注，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合苗圃場檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.對檔案信息管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。