PAGE藥店檔案管理制度考試一、總則1.目的為加強藥店檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范藥店檔案管理工作流程，保障藥店各項業(yè)務(wù)活動的正常開展，為藥店的經(jīng)營決策、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于藥店總部及各門店的所有檔案管理工作，包括但不限于藥品采購、銷售、庫存管理、質(zhì)量管理、人員管理、財務(wù)管理、行政管理等方面形成的各類文件、資料、記錄等。3.定義（1）檔案：指藥店在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。（2）檔案管理：指對檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（3）檔案管理人員：指負責(zé)藥店檔案管理工作的專職或兼職人員。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)（1）負責(zé)制定和完善藥店檔案管理制度，并組織實施。（2）負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、利用等日常管理工作。（3）定期對檔案進行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見，對已到保管期限的檔案提出銷毀意見。（4）負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。（5）組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和技能。2.各部門職責(zé)（1）負責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整性和準確性。（2）按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案整理成冊，填寫檔案移交清單，移交至檔案管理部門。（3）配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（4）負責(zé)本部門檔案管理工作的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。3.檔案管理人員職責(zé)（1）認真貫徹執(zhí)行檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和本制度，履行檔案管理崗位職責(zé)。（2）負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、存儲、檢索等工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（3）嚴格遵守檔案保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。（4）定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。（5）積極提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍（1）藥品采購方面：包括藥品采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、藥品驗收記錄、藥品質(zhì)量檢驗報告等。（2）藥品銷售方面：包括銷售發(fā)票、銷售清單、處方箋、顧客檔案等。（3）庫存管理方面：包括庫存盤點記錄、庫存報表、藥品出入庫憑證等。（4）質(zhì)量管理方面：包括藥品質(zhì)量管理制度、質(zhì)量控制文件、質(zhì)量事故處理記錄等。（5）人員管理方面：包括員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。（6）財務(wù)管理方面：包括財務(wù)報表、會計憑證、稅務(wù)文件等。（7）行政管理方面：包括行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。（8）其他方面：如藥店證照、廣告宣傳資料、顧客投訴處理記錄等。2.收集要求（1）各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。（2）收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。（3）對電子文件應(yīng)進行備份，確保電子檔案的安全性和可讀取性。3.整理原則（1）遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。（2）區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（3）便于分類、編號、存儲和檢索。4.整理方法（1）分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，如將藥品采購檔案分為采購合同類、供應(yīng)商資質(zhì)類、驗收記錄類等。（2）編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。（3）裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。（4）編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于檢索和查閱。四、檔案的分類與編號1.分類標準（1）藥品類：按照藥品劑型、類別等進行分類，如片劑、膠囊劑、注射劑等。（2）業(yè)務(wù)類：按照藥店各項業(yè)務(wù)活動進行分類，如采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、庫存管理業(yè)務(wù)等。（3）管理類：按照管理職能進行分類，如質(zhì)量管理、人員管理、財務(wù)管理等。（4）其他類：如藥店證照、廣告宣傳資料等單獨分類。2.編號規(guī)則（1）采用數(shù)字編號法，編號應(yīng)簡潔明了，易于記憶和使用。（2）編號分為若干級，每一級之間用“”隔開，如“111”表示第一大類中的第一小類中的第一份檔案。（3）具體編號規(guī)則如下：藥品類：第一位數(shù)字表示藥品劑型，如“1”表示片劑，“2”表示膠囊劑等；第二位數(shù)字表示藥品類別，如“1”表示化學(xué)藥品，“2”表示中成藥等；第三位及以后數(shù)字為順序號。業(yè)務(wù)類：第一位數(shù)字表示業(yè)務(wù)活動類別，如“1”表示采購業(yè)務(wù)，“2”表示銷售業(yè)務(wù)等；第二位及以后數(shù)字為順序號。管理類：第一位數(shù)字表示管理職能類別，如“1”表示質(zhì)量管理，“2”表示人員管理等；第二位及以后數(shù)字為順序號。其他類：按照不同類別單獨制定編號規(guī)則，如藥店證照編號為“Z”加上順序號，廣告宣傳資料編號為“G”加上順序號等。五、檔案的存儲與保管1.存儲方式（1）紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固、防火、防潮、防蟲。（2）電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。（3）照片、音像資料等應(yīng)分類整理，存儲在專門的相冊、光盤等存儲介質(zhì)中，并注明相關(guān)信息。2.保管期限（1）永久保管：涉及藥店重大權(quán)益、重要歷史事件、長期有效的文件等，如藥店章程、營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證等。（2）定期保管：分為3年、5年、10年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。如藥品采購合同保管期限為3年，員工檔案保管期限為10年等。3.保管要求（1）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并采取措施。（2）保持檔案存儲環(huán)境的清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（3）對電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（4）定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定（1）內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。（2）查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。（3）查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還檔案時檔案管理人員應(yīng)進行核對。2.借閱規(guī)定（1）外部單位或個人借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容等，經(jīng)藥店負責(zé)人批準后，方可借閱。（2）借閱檔案應(yīng)出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。（3）借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（4）借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則（1）根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行定期鑒定。（2）鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案進行全面審查。（3）鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報告，明確檔案的存毀意見。2.銷毀程序（1）對已到保管期限且無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。（2）《檔案銷毀申請表》經(jīng)藥店負責(zé)人批準后，由檔案管理人員組織實施銷毀。（3）銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。（4）銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，妥善保存。八、檔案的保密與安全1.保密制度（1）檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容予以保密。（2）未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（3）在檔案管理工作中，涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊保密措施。2.安全措施