PAGE地名普查檔案工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)地名普查檔案管理，確保地名普查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮地名普查檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化傳承等方面的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展地名普查工作過程中形成的各類檔案的管理，包括文件材料、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則地名普查檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映地名普查工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為地名普查工作及相關(guān)決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的地名普查檔案工作制度。2.負(fù)責(zé)制定地名普查檔案管理的具體細(xì)則和操作規(guī)程。3.對(duì)地名普查工作中形成的各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)。4.建立健全地名普查檔案的檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，符合檔案保管要求。6.定期對(duì)地名普查檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。8.參與地名普查工作的相關(guān)會(huì)議和活動(dòng)，了解工作進(jìn)展情況，及時(shí)掌握檔案形成動(dòng)態(tài)，確保檔案收集的完整性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在地名普查工作中形成檔案的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常聯(lián)系和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，載體形式符合規(guī)定。4.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的查閱、利用登記等工作，保證檔案的合理使用和安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉地名普查工作流程和檔案管理要求。2.負(fù)責(zé)地名普查檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。4.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.地名普查工作方案、計(jì)劃、通知、報(bào)告等文件材料。2.地名普查工作中形成的各類調(diào)查表、登記表、匯總表等數(shù)據(jù)表格。3.地名的歷史沿革、名稱含義、地理位置、相關(guān)圖片等資料。4.地名普查過程中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)等。5.地名標(biāo)志設(shè)置情況的相關(guān)資料，包括設(shè)置位置、類型、規(guī)格等。6.地名普查工作中拍攝的照片、錄制的音像資料等。7.與地名普查工作相關(guān)的其他文件、資料和實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門在地名普查工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合長期保存要求。3.對(duì)紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、剪裁；對(duì)電子文件，應(yīng)確保格式通用、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份。4.收集的照片、音像資料等應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，確保資料的可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照地名普查工作的流程和階段，進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，確保檔案整理的一致性和系統(tǒng)性。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。將地名普查工作中形成的文件材料按照年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，然后按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列，編制案卷目錄。2.數(shù)據(jù)檔案整理對(duì)地名普查形成的各類數(shù)據(jù)表格，按照地名類別、普查項(xiàng)目等進(jìn)行分類，建立數(shù)據(jù)庫，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。同時(shí)，編制數(shù)據(jù)索引和說明，便于數(shù)據(jù)的查詢和使用。3.照片檔案整理按照照片的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類，編寫照片說明，注明照片的題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等信息。照片應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并按照編號(hào)順序排列，裝入相冊(cè)或照片檔案盒。4.音像檔案整理對(duì)地名普查過程中錄制的音像資料，按照內(nèi)容主題進(jìn)行分類，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容簡介等信息。音像資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并刻錄成光盤保存，同時(shí)建立音像檔案目錄。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在地名普查工作任務(wù)完成后，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的整理質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，注明檔案的類別、題名、日期、保管期限等信息，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的檢索和管理。（二）保管期限劃分1.永久保管地名普查工作中具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或涉及國家機(jī)密、重大決策等方面的檔案，應(yīng)永久保管。如地名普查工作方案、重要會(huì)議記錄、涉及重要地名的歷史沿革資料等。2.長期保管對(duì)地名普查工作有一定參考價(jià)值，在較長時(shí)間內(nèi)仍需查考利用的檔案，保管期限為1050年。如一般的地名調(diào)查表、地名標(biāo)志設(shè)置資料等。3.短期保管對(duì)地名普查工作參考價(jià)值相對(duì)較小，保管期限較短的檔案，保管期限為110年。如臨時(shí)性的工作文件、一般性的工作記錄等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理、檢索查詢和安全控制。3.照片、音像檔案照片應(yīng)裝入相冊(cè)或照片檔案盒，音像資料應(yīng)刻錄成光盤保存，并分別按照一定的順序排列存放。同時(shí)，建立相應(yīng)的目錄索引，方便查找利用。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)等。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測量設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保其性能良好。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火和存放易燃易爆物品。五、檔案檢索與利用（一）檢索工具編制1.編制紙質(zhì)檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、保管期限、存放位置等信息，方便查閱紙質(zhì)檔案。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類索引，實(shí)現(xiàn)快速檢索。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。3.對(duì)照片、音像檔案編制專門的目錄索引，注明檔案的編號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、內(nèi)容簡介等信息，便于查找利用。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱地名普查檔案，應(yīng)填寫《地名普查檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審批檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保管期限和保密規(guī)定，確定是否同意查閱。對(duì)涉及重要檔案或機(jī)密信息的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)要求，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員使用。查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，確保檔案的使用安全和可追溯性。5.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.查閱地名普查檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得對(duì)檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、摘錄等操作。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員查閱，并采取必要的保密措施。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)地名普查檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際利用需求相適應(yīng)。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定原則根據(jù)檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案及時(shí)進(jìn)行銷毀處理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)地名普查檔案進(jìn)行鑒定工作，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管檔案標(biāo)準(zhǔn)反映地名普查工作全貌，具有重要?dú)v史價(jià)值和研究意義的文件材料。涉及國家重大政策、決策，對(duì)地名管理和社會(huì)發(fā)展有重要影響的檔案。具有法律憑證作用，關(guān)系到國家利益和公民權(quán)益的檔案。2.長期保管檔案標(biāo)準(zhǔn)對(duì)地名普查工作有一定參考價(jià)值，在較長時(shí)間內(nèi)仍需查考利用的檔案。反映地名普查工作主要過程和成果，具有一定歷史意義的檔案。涉及地名管理日常工作，需要長期保存以備查閱的檔案。3.短期保管檔案標(biāo)準(zhǔn)臨時(shí)性的工作文件、一般性的工作記錄，對(duì)地名普查工作參考價(jià)值較小的檔案。已過保管期限，且無繼續(xù)保存必要的檔案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案鑒定小組對(duì)經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，編制《地名普查檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批《地名普查檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢