PAGE質(zhì)量體系檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量體系檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與質(zhì)量體系相關(guān)的各類檔案的管理，包括但不限于質(zhì)量管理文件、質(zhì)量記錄、質(zhì)量審核資料、質(zhì)量培訓(xùn)記錄等。（三）定義1.質(zhì)量體系檔案：指公司在建立、實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、記錄、資料等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求整理成案卷，移交檔案管理部門(mén)保存的過(guò)程。3.查閱：指因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行查看、閱讀的行為。4.借閱：指因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后將檔案借出使用，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還的行為。（四）管理職責(zé)1.質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定質(zhì)量體系檔案管理的相關(guān)制度和流程。組織對(duì)質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)質(zhì)量體系檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)質(zhì)量體系檔案的分類、編號(hào)、編目等工作。定期對(duì)質(zhì)量體系檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量體系文件的起草、修訂和執(zhí)行。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)產(chǎn)生的質(zhì)量體系檔案收集、整理后移交質(zhì)量管理部門(mén)。嚴(yán)格遵守質(zhì)量體系檔案的查閱、借閱制度，確保檔案的安全。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)質(zhì)量體系檔案的集中保管，建立檔案庫(kù)房和檔案管理系統(tǒng)。按照檔案管理的規(guī)范和要求，對(duì)質(zhì)量體系檔案進(jìn)行分類存放、編目上架。為查閱、借閱質(zhì)量體系檔案提供服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。定期對(duì)質(zhì)量體系檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，確保檔案的實(shí)體安全。二、質(zhì)量體系檔案的分類與編號(hào)（一）分類原則質(zhì)量體系檔案按照文件的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性的原則，便于管理和查閱。（二）分類方法1.質(zhì)量管理文件類質(zhì)量手冊(cè)：公司質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件，闡述質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量管理體系的范圍、各過(guò)程的相互關(guān)系及職責(zé)等。程序文件：規(guī)定質(zhì)量管理活動(dòng)的流程、方法和職責(zé)，確保各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的有效開(kāi)展。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：針對(duì)具體的操作過(guò)程或活動(dòng)，提供詳細(xì)的操作步驟和要求，指導(dǎo)員工正確作業(yè)。質(zhì)量計(jì)劃：針對(duì)特定的項(xiàng)目、產(chǎn)品或過(guò)程，制定專門(mén)的質(zhì)量控制計(jì)劃，確保滿足質(zhì)量要求。其他質(zhì)量管理文件：如質(zhì)量方針、目標(biāo)的分解文件，質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃等。2.質(zhì)量記錄類原材料檢驗(yàn)記錄：記錄原材料的進(jìn)貨檢驗(yàn)情況，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期等。過(guò)程檢驗(yàn)記錄：對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的半成品、成品進(jìn)行檢驗(yàn)的記錄，如檢驗(yàn)時(shí)間、檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果等。成品檢驗(yàn)記錄：記錄成品的最終檢驗(yàn)情況，包括檢驗(yàn)報(bào)告、合格證明等。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告：對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)后出具的正式報(bào)告，包含檢驗(yàn)依據(jù)、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、結(jié)論等?？蛻舴答佊涗洠菏占蛻魧?duì)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的反饋意見(jiàn)，如投訴、建議等，并記錄處理情況。內(nèi)部審核記錄：記錄內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核的過(guò)程和結(jié)果，包括審核計(jì)劃、審核記錄、審核報(bào)告等。管理評(píng)審記錄：記錄管理評(píng)審的過(guò)程和結(jié)果，包括評(píng)審計(jì)劃、評(píng)審輸入、評(píng)審輸出等。其他質(zhì)量記錄：如設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄等與質(zhì)量相關(guān)的記錄。3.質(zhì)量審核資料類內(nèi)部審核資料：包括內(nèi)部審核計(jì)劃、審核檢查表、審核記錄、不符合項(xiàng)報(bào)告、審核總結(jié)報(bào)告等。外部審核資料：如供應(yīng)商審核資料、客戶審核資料、第三方認(rèn)證審核資料等，包括審核通知、審核報(bào)告、審核記錄等。質(zhì)量改進(jìn)審核資料：對(duì)質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng)進(jìn)行審核的相關(guān)資料，如改進(jìn)計(jì)劃、改進(jìn)措施實(shí)施記錄、改進(jìn)效果驗(yàn)證記錄等。4.質(zhì)量培訓(xùn)記錄類培訓(xùn)計(jì)劃：記錄質(zhì)量培訓(xùn)的年度、季度、月度計(jì)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。培訓(xùn)記錄：詳細(xì)記錄每次質(zhì)量培訓(xùn)的情況，如培訓(xùn)日期、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、參加人員簽到等。培訓(xùn)考核記錄：記錄員工參加質(zhì)量培訓(xùn)后的考核情況，包括考核方式、考核題目、考核成績(jī)等。（三）編號(hào)規(guī)則質(zhì)量體系檔案采用分類編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)由類別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。1.類別代碼：按照上述分類方法，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案，如質(zhì)量管理文件類用“QM”表示，質(zhì)量記錄類用“QR”表示，質(zhì)量審核資料類用“QA”表示，質(zhì)量培訓(xùn)記錄類用“QT”表示。2.年份代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的質(zhì)量管理文件類中的質(zhì)量手冊(cè)，編號(hào)為“QM2023001”；一份2023年形成的質(zhì)量記錄類中的原材料檢驗(yàn)記錄，編號(hào)為“QR2023002”。三、質(zhì)量體系檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)質(zhì)量體系檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.質(zhì)量體系文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。3.質(zhì)量記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)際情況，不得隨意涂改、偽造。4.對(duì)于外來(lái)文件，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、供應(yīng)商提供的文件等，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行有效識(shí)別和控制。（二）整理方法1.質(zhì)量管理文件類按照文件的層次和類別進(jìn)行整理，同一層次的文件按照重要程度和時(shí)間順序排列。對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件清單，注明文件名稱、編號(hào)、版本號(hào)、生效日期、編制部門(mén)、編制人、審核人、批準(zhǔn)人等信息。2.質(zhì)量記錄類按照記錄的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一類記錄按照形成時(shí)間先后排列。對(duì)記錄進(jìn)行編號(hào)、編目，編制記錄清單，注明記錄名稱、編號(hào)、記錄日期、記錄部門(mén)、記錄人等信息。對(duì)于電子記錄，應(yīng)進(jìn)行備份，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和管理。3.質(zhì)量審核資料類按照審核的類型和時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一類型的審核資料按照審核時(shí)間先后排列。對(duì)審核資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制審核資料清單，注明審核資料名稱、編號(hào)、審核日期、審核部門(mén)、審核人等信息。4.質(zhì)量培訓(xùn)記錄類按照培訓(xùn)的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一類培訓(xùn)記錄按照培訓(xùn)時(shí)間先后排列。對(duì)培訓(xùn)記錄進(jìn)行編號(hào)、編目，編制培訓(xùn)記錄清單，注明培訓(xùn)記錄名稱、編號(hào)、培訓(xùn)日期、培訓(xùn)部門(mén)、培訓(xùn)講師、參加人員等信息。四、質(zhì)量體系檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門(mén)在質(zhì)量體系檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)移交質(zhì)量管理部門(mén)進(jìn)行審核。質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。2.質(zhì)量管理部門(mén)將審核合格的質(zhì)量體系檔案移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中保管。檔案管理部門(mén)按照檔案的分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放、編目上架，并建立檔案管理臺(tái)賬。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合要求。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，防止散失；對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案借閱登記制度，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱日期、借閱人、借閱檔案名稱、歸還日期等。5.定期對(duì)質(zhì)量體系檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、質(zhì)量體系檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量體系檔案，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量體系檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱質(zhì)量體系檔案時(shí)間較長(zhǎng)或需帶出公司的，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量體系檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案交給借閱人員，并做好借閱登記工作。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、質(zhì)量體系檔案的保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.質(zhì)量體系檔案涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的質(zhì)量體系檔案，應(yīng)在檔案封面和目錄上注明“保密”字樣，并采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲(chǔ)等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）銷毀規(guī)定1.質(zhì)量體系檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的，由檔案管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《質(zhì)量體系檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息。2.質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案確實(shí)已無(wú)保存價(jià)值后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批