PAGE稅務(wù)師事務(wù)所檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)稅務(wù)師事務(wù)所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)開(kāi)展、質(zhì)量控制、內(nèi)部管理及涉稅服務(wù)等方面的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本事務(wù)所實(shí)際情況，制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本稅務(wù)師事務(wù)所全體員工及在本所開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則事務(wù)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)、準(zhǔn)確、完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備，保證檔案的真實(shí)性和可靠性。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于業(yè)務(wù)查詢(xún)、調(diào)閱和使用，提高工作效率，為事務(wù)所的經(jīng)營(yíng)決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本事務(wù)所檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，保證檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、盤(pán)點(diǎn)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門(mén)提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用檔案。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，不得擅自銷(xiāo)毀或遺失。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料移交所在部門(mén)或檔案管理部門(mén)，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自查閱、借閱、復(fù)制檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。4.積極配合檔案管理部門(mén)的工作，為檔案管理工作提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.業(yè)務(wù)檔案涉稅鑒證業(yè)務(wù)檔案：包括企業(yè)所得稅匯算清繳鑒證、土地增值稅清算鑒證、稅務(wù)注銷(xiāo)清算鑒證等各類(lèi)鑒證業(yè)務(wù)形成的數(shù)據(jù)資料、工作底稿、鑒證報(bào)告等。稅務(wù)代理業(yè)務(wù)檔案：如代理納稅申報(bào)、代理建賬記賬、代理稅務(wù)行政復(fù)議等業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、記錄和報(bào)告。稅務(wù)咨詢(xún)業(yè)務(wù)檔案：涵蓋稅收政策咨詢(xún)、稅務(wù)籌劃方案設(shè)計(jì)等咨詢(xún)服務(wù)所涉及的各類(lèi)資料。2.行政管理檔案文書(shū)檔案：包括事務(wù)所的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等行政公文。人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓(xùn)考核等人事相關(guān)資料。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)方面的文件。合同檔案：事務(wù)所簽訂的各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、租賃合同、采購(gòu)合同等。資質(zhì)證照檔案：事務(wù)所的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)師事務(wù)所執(zhí)業(yè)證書(shū)、注冊(cè)稅務(wù)師資格證書(shū)等各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)和證件。3.其他檔案客戶(hù)資料檔案：與客戶(hù)相關(guān)的基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、溝通函件等。項(xiàng)目檔案：針對(duì)特定項(xiàng)目形成的項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行情況報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等資料。培訓(xùn)檔案：事務(wù)所組織的各類(lèi)培訓(xùn)活動(dòng)的培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、培訓(xùn)記錄等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)原則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的分類(lèi)管理和查詢(xún)檢索。2.編號(hào)方法業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：按照業(yè)務(wù)類(lèi)型、年份、項(xiàng)目序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如，涉稅鑒證業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“SJ[年份][項(xiàng)目序號(hào)]”，其中“SJ”表示涉稅鑒證業(yè)務(wù)，“[年份]”為業(yè)務(wù)發(fā)生年份，“[項(xiàng)目序號(hào)]”為該年份內(nèi)該業(yè)務(wù)項(xiàng)目的順序編號(hào)。行政管理檔案編號(hào)：文書(shū)檔案編號(hào)為“WS[年份][文件序號(hào)]”，人事檔案編號(hào)為“RS[員工編號(hào)]”，財(cái)務(wù)檔案編號(hào)為“CW[年份][類(lèi)別序號(hào)]”，合同檔案編號(hào)為“HT[年份][合同序號(hào)]”，資質(zhì)證照檔案編號(hào)為“ZZ[證照類(lèi)型代碼][年份]”。其他檔案編號(hào)：客戶(hù)資料檔案編號(hào)為“KH[客戶(hù)編號(hào)][年份]”，項(xiàng)目檔案編號(hào)為“XM[項(xiàng)目編號(hào)][年份]”，培訓(xùn)檔案編號(hào)為“PX[年份][培訓(xùn)序號(hào)]”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)和員工應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，及時(shí)收集在業(yè)務(wù)活動(dòng)和行政管理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全，具有保存價(jià)值。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）整理方法1.業(yè)務(wù)檔案整理按照業(yè)務(wù)流程和工作底稿目錄，對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保資料的順序和邏輯關(guān)系清晰。工作底稿應(yīng)注明編制日期、編制人、審核人等信息，并簽字確認(rèn)。鑒證報(bào)告、代理報(bào)告等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行編制，加蓋事務(wù)所公章和注冊(cè)稅務(wù)師印章。2.行政管理檔案整理文書(shū)檔案按照文件的形成時(shí)間、重要程度進(jìn)行分類(lèi)排序，同一問(wèn)題的文件應(yīng)集中在一起。人事檔案按照員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)考核等類(lèi)別進(jìn)行整理，建立員工檔案目錄。財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別分別整理，裝訂成冊(cè)，并編制財(cái)務(wù)檔案索引。合同檔案按照合同簽訂時(shí)間、合同類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)整理，建立合同臺(tái)賬，記錄合同的基本信息、履行情況等。資質(zhì)證照檔案按照證照類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立資質(zhì)證照清單，記錄證照的名稱(chēng)、有效期、頒發(fā)機(jī)關(guān)等信息。3.其他檔案整理客戶(hù)資料檔案按照客戶(hù)名稱(chēng)、業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)間順序進(jìn)行整理，建立客戶(hù)檔案索引。項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目階段和資料內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各類(lèi)報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。培訓(xùn)檔案按照培訓(xùn)主題、培訓(xùn)時(shí)間進(jìn)行整理，建立培訓(xùn)檔案清單，記錄培訓(xùn)的基本情況、培訓(xùn)效果評(píng)估等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束或文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（二）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案涉稅鑒證業(yè)務(wù)檔案：企業(yè)所得稅匯算清繳鑒證、土地增值稅清算鑒證等鑒證業(yè)務(wù)檔案的保管期限為10年。稅務(wù)代理業(yè)務(wù)檔案：代理納稅申報(bào)業(yè)務(wù)檔案保管期限為5年，代理建賬記賬業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年，代理稅務(wù)行政復(fù)議業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年。稅務(wù)咨詢(xún)業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)咨詢(xún)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和重要程度，保管期限一般為5年至10年。2.行政管理檔案文書(shū)檔案：重要文件和長(zhǎng)期保存的文件保管期限為30年，一般性文件保管期限為10年。人事檔案：?jiǎn)T工在職期間的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，員工離職后檔案按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定保管一定期限。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年，報(bào)表保管期限為10年，其他財(cái)務(wù)檔案按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。合同檔案：根據(jù)合同的性質(zhì)和履行期限，保管期限一般為5年至30年。資質(zhì)證照檔案：按照證照的有效期進(jìn)行保管，到期后根據(jù)需要進(jìn)行更新或注銷(xiāo)。3.其他檔案客戶(hù)資料檔案：根據(jù)與客戶(hù)的業(yè)務(wù)往來(lái)情況和重要性，保管期限一般為5年至10年。項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目檔案保管期限根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)和重要程度確定，一般為5年至10年。培訓(xùn)檔案：保管期限為5年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用復(fù)印件、電子掃描等形式，并分別存放。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的索引目錄。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。對(duì)電子檔案的訪問(wèn)和使用應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，設(shè)置不同的用戶(hù)角色和權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.事務(wù)所內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。3.查閱涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）借閱規(guī)定1.事務(wù)所內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱本事務(wù)所檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照本制度的規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案的范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的內(nèi)容執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大或變更。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，綜合考慮其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存意義，確定檔案的存毀。2.對(duì)于仍有一定利用價(jià)值，但保管期限已滿(mǎn)的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的鑒定結(jié)果，編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.在銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)再次對(duì)銷(xiāo)毀清單進(jìn)行審核，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)