PAGE檔案室資料借用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室資料的管理，規(guī)范資料借用行為，確保資料的安全與完整，保障公司/組織各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要借用檔案室資料的外部單位或個人。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：借用資料必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借用用途合理、必要。2.安全保密原則：借用人員應(yīng)妥善保管所借資料，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。3.按時歸還原則：借用人員需按照規(guī)定的時間歸還所借資料，不得逾期。二、借用申請與審批（一）內(nèi)部人員借用1.申請流程借用人員需填寫《檔案室資料借用申請表》，詳細(xì)注明借用資料的名稱、數(shù)量、借用目的、預(yù)計歸還時間等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對借用申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。2.審批流程經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至檔案室管理人員。檔案室管理人員對申請表進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)檢查借用資料的可用性、借用期限的合理性等。如審核通過，在申請表上簽字批準(zhǔn)，并為借用人員辦理資料借用手續(xù)。（二）外部單位或個人借用1.申請流程外部單位或個人如需借用本公司/組織檔案室資料，應(yīng)首先與公司/組織相關(guān)部門取得聯(lián)系，說明借用資料的具體情況和用途。相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際情況，決定是否同意借用。如同意，由外部單位或個人填寫《檔案室資料借用申請表》，并提交相關(guān)證明材料（如單位介紹信、身份證明等）。2.審批流程申請表及證明材料提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)處。分管領(lǐng)導(dǎo)對借用申請進(jìn)行全面審批，綜合考慮借用目的、對公司/組織的影響等因素。審批通過后，申請表返回檔案室管理人員。檔案室管理人員按照審批意見，為外部單位或個人辦理資料借用手續(xù)。三、資料借用期限（一）常規(guī)借用期限1.一般情況下，內(nèi)部人員借用資料的期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借用期限，借用人員應(yīng)提前向檔案室管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.外部單位或個人借用資料的期限不得超過[X]個工作日。如需延長，應(yīng)提前[X]個工作日向公司/組織相關(guān)部門提出申請，經(jīng)同意后由檔案室管理人員辦理延期手續(xù)。（二）特殊資料借用期限對于一些重要、稀缺或具有特殊保密要求的資料，借用期限將根據(jù)具體情況另行確定，并在借用申請表中明確注明。借用人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還資料，不得擅自延長。四、資料借用數(shù)量與范圍（一）借用數(shù)量1.內(nèi)部人員每次借用資料的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理確定，原則上不得超過[X]份（冊）。如需借用較多數(shù)量的資料，應(yīng)提前向檔案室管理人員說明情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借用。2.外部單位或個人借用資料的數(shù)量應(yīng)根據(jù)借用目的和公司/組織相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格控制。一般情況下，每次借用資料的數(shù)量不得超過[X]份（冊）。如需借用大量資料，應(yīng)提前與公司/組織相關(guān)部門協(xié)商，并按照規(guī)定的程序辦理借用手續(xù)。（二）借用范圍1.檔案室資料的借用范圍包括但不限于各類文件、檔案、報表、圖紙、技術(shù)資料等。2.借用人員只能借用與本人工作相關(guān)的資料，不得借用與工作無關(guān)的資料。對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、機(jī)密信息等敏感資料，借用人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得擅自復(fù)制、傳播或泄露。五、資料借用登記與歸還（一）借用登記1.檔案室管理人員在辦理資料借用手續(xù)時，應(yīng)詳細(xì)填寫《檔案室資料借用登記簿》，記錄借用人員姓名、部門、借用資料名稱、數(shù)量、借用日期、預(yù)計歸還日期等信息。2.《檔案室資料借用登記簿》應(yīng)妥善保存，以便隨時查閱和核對資料借用情況。（二）資料歸還1.借用人員應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)，將所借資料完整無損地歸還至檔案室。歸還時，借用人員需與檔案室管理人員共同對資料進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)資料的數(shù)量、完整性和質(zhì)量狀況。2.檔案室管理人員在收到歸還的資料后，應(yīng)在《檔案室資料借用登記簿》上記錄歸還日期，并對資料進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或逾期未還等情況，應(yīng)及時向借用人員了解原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.對于借用的電子資料，借用人員應(yīng)確保資料的完整性和可用性，并按照規(guī)定的格式和要求歸還。檔案室管理人員應(yīng)及時對歸還的電子資料進(jìn)行備份和存儲，以便后續(xù)查閱和使用。六、資料保管與使用要求（一）保管要求1.借用人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得將資料轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織規(guī)定的使用范圍。2.借用人員應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，確保資料不受損壞、丟失、污染或泄密。如因保管不善導(dǎo)致資料損壞或丟失，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借用人員在借用期間，如需對資料進(jìn)行臨時存放，應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場所，并按照檔案室的要求進(jìn)行分類存放，不得隨意堆放或混放。（二）使用要求1.借用人員應(yīng)嚴(yán)格按照資料的使用說明和要求進(jìn)行使用，不得擅自更改資料內(nèi)容或用途。如需對資料進(jìn)行復(fù)制、摘錄、翻譯等操作，應(yīng)提前向檔案室管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.借用人員在使用資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在疑問或錯誤，應(yīng)及時與檔案室管理人員溝通，不得擅自處理。3.借用人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所借資料，不得逾期占用。如因特殊原因需要延長使用期限，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。七、資料保密規(guī)定（一）保密義務(wù)1.借用人員在借用檔案室資料期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對所借資料的內(nèi)容予以保密，不得向任何無關(guān)人員透露。2.借用人員不得擅自將所借資料用于非工作目的或向第三方提供，不得在互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等公開渠道傳播資料內(nèi)容。（二）保密措施1.借用人員應(yīng)采取必要的保密措施，如對資料進(jìn)行加密存儲、設(shè)置訪問密碼等，防止資料被他人非法獲取或篡改。2.在使用資料過程中，借用人員應(yīng)避免在公共場所或他人可輕易獲取的環(huán)境下使用資料，防止資料泄露。3.借用人員離職或不再需要使用所借資料時，應(yīng)及時將資料歸還檔案室，并確保資料的保密性得到妥善處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借用檔案室資料。2.借用資料逾期未還，且未辦理延期手續(xù)。3.將所借資料轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織規(guī)定的使用范圍。4.擅自更改資料內(nèi)容或用途，未經(jīng)批準(zhǔn)對資料進(jìn)行復(fù)制、摘錄、翻譯等操作。5.違反資料保密規(guī)定，泄露資料內(nèi)容。6.因保管不善導(dǎo)致資料損壞、丟失。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的借用人員，檔案室管理人員將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借用人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報批評、罰款、解除勞動合同等。同時，借用人員應(yīng)承擔(dān)因違規(guī)行為給公司/組織造成的經(jīng)濟(jì)損失。3.對于外部單位或個人借用資料過程中的違規(guī)行為，公司/組織將視情況采取相應(yīng)的措施，如終止借